Ha sido un año interesante en el mundo de la normativa del formulario I-9, con muchos avances y tendencias nuevas. Todos los empleadores estadounidenses saben que el formulario es complicado y conlleva un riesgo significativo.
Los empleadores pueden enfrentarse a multas o incluso a sanciones más graves si contratan sin saberlo a ciudadanos extranjeros sin la documentación adecuada, pero existe la posibilidad de que el formulario I-9 se simplifique un poco.
Solicitud de opinión pública (RPI) del Departamento de Seguridad Nacional (DHS)
El DHS anunció un cambio de política sin precedentes el año pasado debido a la pandemia, aumentando la flexibilidad en los requisitos de presencia física para completar la sección 2 del formulario I-9. Se flexibilizaron las normas para examinar los documentos de identidad y autorización de trabajo en persona, permitiendo la verificación virtual de los documentos siempre que los empleadores verificaran físicamente los documentos en presencia del empleado una vez que se reanudaran las operaciones presenciales en la oficina. El 31 de agosto de 2021, el DHS anunció que las flexibilidades en el examen de documentos establecidas el 20 de marzo de 2020 se prorrogadas hasta el 31 de diciembre de 2021.
Finalmente, el lunes 25 de octubre de 2021, el DHS anunció que está buscando activamente la opinión del público sobre la posibilidad de hacer permanente la opción de verificación remota de documentos para el formulario I-9.
Esta es una buena noticia. La tendencia mundial hacia soluciones de trabajo híbridas se ha acelerado considerablemente debido a la pandemia de COVID-19, y el reciente cambio en estas tendencias laborales ha llevado al DHS a examinar detenidamente las revisiones de documentos a distancia. Es muy alentador ver que el gobierno se mantiene al día con estas tendencias y se esfuerza seriamente por modernizar el anticuado proceso del formulario I-9.
Los empleadores que se beneficiaron de la política temporal de inspección remota de documentos pueden ayudar a determinar el futuro de la inspección remota permanente de documentos. La fecha límite para enviar comentarios por escrito es el 27 de diciembre de 2021. El público puede enviar comentarios sobre las normas propuestas visitando Regulations.gov y buscando el número de expediente USCIS-2021-0022 para asegurarse de que sus opiniones sean escuchadas.
Rellene correctamente todos los formularios I-9.
Una opción permanente de inspección remota del formulario I-9 podría suponer un cambio revolucionario para los empleadores y proporcionarles una forma fácil y cómoda de cumplir con las complejidades del formulario I-9.
El formulario I-9 sigue siendo el formulario gubernamental que más multas genera. Para evitar multas y sanciones, especialmente en estos tiempos de incertidumbre, los empleadores necesitan un buen programa de cumplimiento con un socio experimentado que les ayude a gestionar el proceso de su empresa para que puedan presentar la documentación correcta y cumplir con todas las regulaciones gubernamentales.
Las soluciones tecnológicas ayudan a los empleadores a mantener el cumplimiento normativo en la incorporación de empleados y eliminan las tareas manuales del proceso, por lo que las empresas evitan dolores de cabeza durante las auditorías del ICE o en cualquier otro momento en que las cosas se compliquen en este clima tan cambiante.
La solución Tracker I-9 de Mitratech hace que sea más fácil que nunca obtener la verificación remota del formulario I-9 para sus empleados de una manera segura y conforme a la normativa. Con acceso exclusivo a expertos bajo demanda, puede gestionar mejor el tiempo y, al mismo tiempo, establecer flujos de trabajo inteligentes con nuestra tecnología. Ha ayudado a crear mejores experiencias de incorporación para los nuevos empleados que ayudamos a nuestros clientes a establecer cada día, sin multas para los usuarios de Tracker I-9 en las últimas dos décadas.
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