Según Gartner, ECM es una clase de tecnología que abarca cinco funcionalidades clave: generación de contenido, procesamiento de contenido, distribución de contenido, almacenamiento de contenido y acceso al contenido. Lo interesante de la definición de ECM de Gartner es que parece ser una ampliación de las definiciones proporcionadas por otras organizaciones. Por ejemplo, el organismo rector del ECM, la Asociación para la Gestión de la Información y la Imagen (AIIM), define el ECM como una clase de tecnología que abarca las estrategias, métodos y herramientas utilizados para capturar, gestionar, almacenar, preservar y entregar contenidos y documentos relacionados con los procesos organizativos. La diferencia clave entre las dos definiciones es la generación de contenidos, que ocupa un lugar destacado para Gartner, pero que brilla por su ausencia en la definición de la AIIM.
Lo mejor en generación de documentos
En un reciente informe sobre las tendencias del mercado de ECM, dos analistas sénior de Gartner, Tom Eid y Bianco Francesco Granetto, nombraron a HotDocs como uno de los mejores proveedores y uno de los que hay que tener en cuenta en el ámbito del ECM. Teniendo en cuenta la definición ampliada de ECM de Gartner y la funcionalidad principal de HotDocs (generación de documentos de nivel empresarial, comúnmente denominada ensamblaje de documentos), es fácil ver la conexión: cuando se trata de crear contenido estructurado y basado en reglas (contratos, documentos de constitución, etc.), HotDocs es el líder del mercado.
Otros factores que contribuyen a la conexión ECM
Más allá de la posición de liderazgo de HotDocs en la generación de contenidos, hay otros factores que pueden situar a HotDocs en un grupo selecto de proveedores de ECM especializados. En primer lugar, muchos analistas consideran que el ámbito del ECM carece de estándares, lo que contribuye a una escasa interoperabilidad entre los proveedores en las distintas funcionalidades del ECM. La escasa interoperabilidad tiende a frenar el crecimiento del mercado. En segundo lugar, muchos analistas creen que la inevitable migración a la nube de los proveedores de ECM supone una gran oportunidad para la aparición y la adhesión a los estándares. Una vez más, los estándares conducen a la interoperabilidad, y la interoperabilidad conduce al crecimiento del mercado.
HotDocs, un estándar para editores de contenido
Como ya se ha mencionado, HotDocs es líder en el ámbito de la generación de documentos y también es un estándar entre los editores que crean y comercializan aplicaciones de procesos de generación de documentos (plantillas). Algunos ejemplos son LexisNexis, Thomson Reuters, Bridgeway, Computershare, WealthCounsel y muchos colegios de abogados estatales, que en conjunto cuentan con cientos de miles de aplicaciones de procesos HotDocs disponibles en el mercado, y hay más bibliotecas de aplicaciones HotDocs en camino.
Dada la flexibilidad de las API de HotDocs Cloud Services, cualquier proveedor de ECM puede poner este contenido comercialmente disponible a los usuarios de sus propias aplicaciones web, incluso dentro de aplicaciones de contenido compuesto y flujos de trabajo personalizados creados en plataformas ECM. En un sector que busca la aparición de estándares, HotDocs tiene mucho que ofrecer.
HotDocs e interoperabilidad
Más allá de la profundidad y amplitud del núcleo lógico de HotDocs, que permite a HotDocs gestionar la creación de documentos extremadamente complejos, HotDocs cuenta con API muy evolucionadas, lo que hace posible la interoperabilidad con casi cualquier aplicación web de terceros. Además, HotDocs es pionero en la nube entre los actores de la generación de documentos. HotDocs Cloud Services, una plataforma de generación de documentos como servicio (DGPaas) única en su género, permite a los proveedores de ECM de terceros (en realidad, cualquier proveedor de aplicaciones en la nube) integrar el motor de procesos de HotDocs en sus propias aplicaciones o páginas web, proporcionando una experiencia autóctona y completamente personalizada a los usuarios del sistema. Esto es a la vez potente y realmente genial, por utilizar una expresión que sigue siendo muy popular en la comunidad tecnológica.
Una convergencia de plataformas
HotDocs se ha alineado tradicionalmente más con el ámbito del BPM, ya que HotDocs es en sí mismo un tipo específico de plataforma de procesos. Pero según prácticamente todas las definiciones, ECM es un término genérico que tiende a incluir todo lo relacionado con el contenido. Y Gartner, como se ha mencionado anteriormente, ya ha ampliado la definición de ECM para incluir las tecnologías de generación de contenido, que abarcan las plataformas de procesos diseñadas específicamente para generar contenido estructurado y basado en reglas, es decir, tecnologías como HotDocs.
Es interesante observar que, mientras que las plataformas ECM generales están ampliando su propia funcionalidad de flujo de trabajo, tal vez invadiendo el espacio BPM, ninguno de los proveedores de ECM está avanzando significativamente en el desarrollo de sus propios conjuntos de funciones de generación de documentos. Sin embargo, dada la capacidad de HotDocs, su interoperabilidad y su pila integrada existente de tecnologías de implementación en la nube, HotDocs puede desempeñar fácilmente el papel de estándar para otros proveedores de ECM que deseen ofrecer capacidades avanzadas de generación de documentos dentro de sus propias aplicaciones web.
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
