El mercado del BPM (gestión de procesos empresariales), también conocido como flujo de trabajo, está en pleno auge y, en consecuencia, prácticamente todos los principales desarrolladores de software empresarial, desde Adobe hasta IBM, pasando por todos los demás, tienen un producto en este mercado. Debido a la gran competencia de alta calidad, conseguir una posición favorable en el Cuadrante Mágico (MQ) de BPM de Gartner es difícil, pero también fundamental para el éxito general en el mercado. Una forma de conseguir una mejor posición es mejorar drásticamente la capacidad de automatización de documentos.
Cuadrante mágico de Gartner
El Cuadrante Mágico de Gartner es un gráfico bidimensional basado en los siguientes criterios:
•Integridad de la visión
•Capacidad de ejecución
El gráfico se divide en cuatro cuadrantes:
•Actores especializados
•Visionarios
•Retadores
•Líderes
El objetivo, por supuesto, es ser tanto visionario como líder del mercado. En otras palabras, cuanto más arriba en el gráfico y más a la derecha se sitúe una suite de BPM, más probabilidades tendrá de obtener buenos resultados en el mercado. El avance en el gráfico, que muestra una mayor capacidad de ejecución, es el resultado de varios factores, entre los que se incluyen el equipo directivo, los ingresos totales, los socios de canal, el número total de empleados, las instalaciones globales, etc. El avance hacia la derecha es el resultado de demostrar la integridad de la visión, lo que demuestra el liderazgo intelectual en el ámbito del BPM.
La automatización de documentos mejora la visión
En lo que respecta a las suites de BPM, prácticamente todos los principales actores exhiben las mismas cuatro capacidades:
•Ser capaz de modelar un proceso del mundo real como un flujo de trabajo automatizado
•Ser capaz de implementar el flujo de trabajo en toda una empresa
•Ser capaz de analizar la eficacia del flujo de trabajo
•Ser capaz de perfeccionar y volver a implementar el flujo de trabajo
Sin embargo, un área en la que prácticamente todos los principales proveedores de suites de BPM se quedan cortos es la automatización de documentos, un subproceso complejo en un gran número de flujos de trabajo documentales. Los proveedores de suites de BPM suelen ofrecer algunas funciones básicas para crear formularios interactivos de recopilación de datos. Del mismo modo, las suites de BPM pueden incluir algunas funciones básicas para fusionar datos sencillos en documentos de texto. Sin embargo, ninguno tiene la capacidad de automatizar completamente documentos legales complejos o conjuntos de documentos, que pueden consistir en docenas de páginas de texto altamente estructurado (estándar, condicional y repetitivo) que contienen cientos de variables simples y complejas. Del mismo modo, las suites de BPM carecen universalmente de la capacidad de crear secuencias de formularios sofisticados e interactivos para la recopilación de datos que reflejen la complejidad y la estructura de los propios documentos, un aspecto crítico de la automatización de documentos de nivel empresarial.
Una forma en que los proveedores de suites BPM podrían avanzar en la dirección correcta, es decir, mostrar una visión más completa, es mejorar drásticamente su capacidad para automatizar la generación de instrumentos legales complejos en el contexto de flujos de trabajo centrados en documentos. Por supuesto, crear este nivel de funcionalidad es más fácil de decir que de hacer y requeriría una inversión significativa en el desarrollo de una competencia básica en automatización de documentos, por no mencionar varios cientos de miles de líneas de código bien estructurado. Una mejor opción podría ser obtener la licencia de la tecnología de automatización de documentos de un líder del mercado, como HotDocs.
HotDocs es un conjunto integrado de tecnologías que permite automatizar incluso los documentos más sofisticados y crear secuencias de formularios igualmente potentes para la recopilación de información. HotDocs se puede implementar en el escritorio, en el entorno cliente/servidor o como servicio alojado a través de protocolos de servicios web estándar (SOAP/REST), lo que significa que HotDocs se puede integrar en casi cualquier flujo de trabajo producido por prácticamente cualquier suite de BPM.
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
