Seth Rowland, de Basha Systems, lleva desde 1996 creando soluciones para automatizar el flujo de trabajo documental. En un número reciente de «Big Law» de TechnoLawyer*, Rowland se autoproclama «cazarrecompensas» y dice que se pasa el día recorriendo la jungla de los archivos de los bufetes de abogados en busca de «tesoros escondidos». A continuación, utiliza la información que encuentra para enseñar a los bufetes de abogados cómo aprovechar sus recursos sin explotar y darles un buen uso en sistemas de automatización de documentos, como HotDocs.
La mayoría de los grandes bufetes de abogados producen miles de documentos al día, incluyendo planes sucesorios, testamentos, fideicomisos y documentos corporativos y normativos. Cuando ya no son necesarios (o al menos no por el momento), estos documentos se tiran a lo que Rowland describe como un «montón de basura». Sin embargo, todo lo que se necesita es un poco de organización y formación para convertir el sistema de automatización de documentos en un auténtico «tesoro de conocimientos».
HotDocs puede producir borradores perfectos de documentos complejos en cuestión de minutos, en lugar de horas. Esto significa que los asistentes jurídicos y los abogados junior pueden crear documentos que no requieren la revisión minuciosa de un socio senior. Aunque muchos bufetes han reconocido el potencial y la potencia de HotDocs, los sistemas de automatización de documentos que crean suelen quedar incompletos y comienzan a atrofiarse con el tiempo. Entonces, ¿cómo puede asegurarse de que su sistema de automatización de documentos obsoleto alcance su máximo potencial?
Es posible que sea necesario realizar una comprobación completa del sistema. Puede contratar a una empresa consultora para que realice este inventario por usted o, si se siente ambicioso, puede hacerlo usted mismo. Sin duda, le llevará mucho trabajo, pero al final obtendrá una gran recompensa. La comprobación del sistema puede incluir la reorganización de la biblioteca de plantillas, la limpieza del código de las plantillas, el cambio de nombre de las variables para que sean más claras y/o concisas, la revisión de la ubicación de las variables, la creación de nuevas variables, la eliminación de variables redundantes, la implementación de estructuras repetidas, la eliminación de bibliotecas de cláusulas y su sustitución por plantillas INSERT para facilitar la edición, la auditoría de la numeración de párrafos, la comprobación de referencias cruzadas, la creación de nuevos cálculos y mucho más.
Rowland concluye: «A lo largo de nuestros casi 15 años en el sector, Basha Systems ha aprendido que ningún buen sistema de ensamblaje de documentos está realmente completo: un buen sistema de ensamblaje de documentos debe integrarse orgánicamente en la empresa y crecer con las necesidades de esta, así como con los cambios en la legislación».
Con HotDocs, no tiene por qué conformarse con «lo suficientemente bueno»: puede disponer del sistema de plantillas más potente, dinámico y organizado del sector si está dispuesto a dedicarle tiempo y esfuerzo. No tiene que hacer todo el trabajo hoy mismo, basta con ir avanzando poco a poco y, más pronto que tarde, su sistema de automatización de documentos en constante evolución se convertirá en una gran ventaja para la productividad y la eficiencia de su empresa.
*De la edición del 11 de abril de 2012 de TechnoLawyer, «Big Law: Confessions of a Document Assembly Bounty Hunter» (Grandes bufetes: confesiones de un cazarrecompensas de la recopilación de documentos).
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
