Utiliser des systèmes structurés et l'automatisation pour améliorer la réactivité des fournisseurs

Pourquoi les vendeurs ne répondent pas

Certains vendeurs peuvent sembler distants et distants après l'intégration. Comment en arrive-t-on là ?

Avant de rejeter toute la responsabilité sur le vendeur, réfléchissez à la manière dont la communication peut facilement être interrompue ou ignorée. Par exemple, le courrier électronique n'est pas toujours le meilleur moyen de correspondance. La plupart des vendeurs reçoivent quotidiennement un nombre considérable de demandes de renseignements. Un courriel vague peut ne pas attirer l'attention d'un vendeur. En outre, le contact principal pour le service que vous recevez d'un fournisseur n'est peut-être pas le mieux placé pour obtenir l'information que vous recherchez.

Il se peut qu'un vendeur soit désorganisé et que vos tentatives de contact se perdent. Vous devez également tenir compte des différences de fuseaux horaires. Certains vendeurs s'obstinent même à préférer un entretien en face à face.

Que pouvez-vous faire si vous êtes bloqué dans un contrat avec un fournisseur qui ne réagit pas ?

Donner le ton d'une relation avec un fournisseur

N'oubliez pas que vous vous adressez à une personne. Chaque interaction influe sur les conversations futures. Il est toutefois important que vous donniez le ton de votre relation avec un vendeur dès le départ :

1. La communication est essentielle. Parler aux vendeurs de la bonne manière peut changer la qualité de la relation. Aidez vos fournisseurs à mieux vous servir en leur faisant part de vos attentes dès le début et souvent.
2. Simplifiez et rationalisez vos questionnaires. Réduisez le nombre de questions que vous envoyez au contact. Il n'y a aucune raison d'envoyer 186 questions à un fournisseur lorsque 15 suffisent. Vous pouvez également subdiviser votre questionnaire complet sur les fournisseurs en segments et les envoyer aux contacts les plus appropriés au sein d'un fournisseur. Par exemple, envoyez au responsable juridique les questions relatives à la conformité et au responsable informatique celles concernant la cybersécurité et la protection des données. Les gens sont plus enclins à répondre lorsque les questions qui leur sont posées sont en rapport avec leurs responsabilités professionnelles.
3. La meilleure façon de garantir une réponse est d'inclure la réactivité du vendeur comme une exigence contractuelle. Cela élimine toute ambiguïté. Vous êtes également couvert s'il est nécessaire de mettre fin à la relation avec le fournisseur. Vous avez la preuve écrite qu'il a violé le contrat en ne répondant pas.

Ouvrir les lignes de communication

Une solution VRM peut ouvrir les lignes de communication avec les fournisseurs et vous aider à automatiser. Vous pouvez gérer les dossiers des fournisseurs, les contrats, les documents et les questionnaires avec le bon logiciel. Vous saurez qui a répondu et qui n'a pas répondu, et depuis combien de temps la demande est en suspens.

Un bon logiciel de VRM fournira également différents types de questionnaires pour l'évaluation des fournisseurs et les besoins de diligence raisonnable.

Votre solution peut vous aider à traiter et à examiner les informations soumises par le biais de questionnaires. Les documents justificatifs des fournisseurs doivent être liés aux réponses. Le risque peut ensuite être évalué sur la base des réponses, avec une vue d'ensemble qui peut être examinée avec les experts en la matière et les responsables de l'entreprise.

Bien sûr, aucun Il est possible d'y parvenir si les vendeurs ne remplissent pas les questionnaires ou ne répondent pas à vos demandes. Une solution VRM performante peut s'en charger en automatisant la fonctionnalité de demande et de réception. Cela réduit considérablement la frustration liée aux contacts répétés avec les vendeurs. Et en cas de résiliation du contratvous disposerez des fonctionnalités et des outils nécessaires pour documenter et archiver les documents.