Retención legal 101: transformar un requisito confuso en un proceso ágil

A retención legal es el documento estándar que emite el abogado interno de una organización que se enfrenta a un litigio, una investigación gubernamental o una auditoría. El documento informa a los empleados de la empresa (o incluso de la organización gubernamental) en cuestión del litigio previsto, y describe su obligación de conservar toda la información, documentos, datos y registros pertinentes.

Entregar el aviso de retención legal es el primer paso para asegurarse de que sus empleados entienden que todos los datos y archivos relacionados (ya estén almacenados en papel o electrónicamente) no pueden alterarse ni borrarse. El objetivo de objetivo es garantizar que todas las pruebas estén disponibles para el proceso de descubrimiento antes del litigio.

Cuando se eliminan datos que de otro modo serían relevantes para un caso de litigio, esos datos no disponibles se interpretarán como desfavorables para usted. Además, su empresa podría enfrentarse a consecuencias legales como multas cuantiosas, el reembolso de los costes del litigio de la parte contraria o inferencias contra la parte que incumple las obligaciones de revelación de pruebas. En el caso Knickerbocker y otros contra Corinthian Collegespor ejemplo, los Colleges fueron sancionados con 25.000 dólares, y su asesor jurídico tuvo que pagar otros 10.000 dólares.

El tiempo es esencial. Si no está preparado para gestionar el proceso de retención legal, tardará en responder. Esto puede alargar los procedimientos legales, acumulando gastos. Además, si no identifica y notifica rápidamente a los empleados pertinentes, existe la posibilidad de que se borre un documento importante.

¿Cómo se asegura su empresa de que todos los documentos pertinentes permanecen inalterados cuando sospecha que puede haber un litigio? Parece sencillo, pero hay mucho margen de error si no se cuenta con una estrategia de retención legal (y un software de apoyo), mucho antes de que sea sumamente necesario.) Una solución integrada de retención legal y un estrategia derategia de retención legal le permitirán:

• Identificar a todos los custodios y crear otros nuevos a medida que sean relevantes para el caso.
• Enviar notificaciones y recordatorios automáticos 
• Disfrute de una visibilidad centralizada del estado de las retenciones legales 

Los datos y documentos pertinentes pueden estar dispersos entre varias personas y sistemas, en varios departamentos o en diversas ubicaciones. Esto hace que el cumplimiento manual sea increíblemente difícil y costoso. La solución de retención legal adecuada le permitirá centralizar sus documentos y datos, e integrarse con los sistemas internos para identificar rápidamente a los posibles custodios basándose en los datos actualizados de los empleados.