Una de mis conferencias favoritas cada año es la Reunión Anual de la Asociación de Asesores Jurídicos Corporativos (ACC), debido a la alta calidad de las sesiones y los contenidos. El año 2018 no fue una excepción.
Como comercializador de productos de tecnología jurídica corporativa, investigo constantemente los retos y las tendencias que impulsan el cambio en el ecosistema jurídico, y escuchar a tantos responsables de departamentos jurídicos de distintos sectores en un evento concentrado me proporciona constantemente nuevas perspectivas. Dentro del programa de la reunión anual, algunas de mis sesiones favoritas son las presentaciones de los ACC Value Champions.
Los ACC Value Champions son los ganadores del Desafío de valor de ACC, y representan lo mejor de lo mejor entre los líderes de los departamentos jurídicos, nominados por sus compañeros y por el sector por sus esfuerzos para aumentar el valor de la gestión del gasto jurídico y los costes mediante la implementación de mejoras en los procesos y programas para sus organizaciones. El intercambio de estas historias en los eventos de la ACC, a su vez, impulsa el avance de toda el área de la práctica de la gestión jurídica.
Como dije: este año no fue una excepción, ya que pude asistir personalmente y escuchar historias sobre innovación y transformación de los servicios jurídicos del consejero general adjunto de AARP, el director de litigios de Eaton Corporation y el vicepresidente y consejero general adjunto de productos y propiedad intelectual de Pure Storage.
¿Qué tienen en común estos tres campeones? Cada uno de ellos es un ejemplo de cómo un departamento jurídico puede convertirse en un socio estratégico del resto de la organización conectando a las personas y los procesos de toda la empresa, impulsando una mayor colaboración y controlando al mismo tiempo los datos, los recursos y los gastos jurídicos.
Al reunir a las personas, los procesos y la información de toda la organización, los ACC Value Champions pueden garantizar que las mejores prácticas legales se integren en toda la empresa. Esto mejora los resultados legales, protege los ingresos de la empresa y aumenta tanto la percepción como la colaboración del departamento legal dentro de sus empresas.
AARP
Doris Gilliam, asesora jurídica adjunta de AARP, fue la primera defensora de los valores en intervenir, y nos explicó el proceso de mejora único que han llevado a cabo para implementar una iniciativa de formación y confianza para las solicitudes de contenido. Para contextualizar, AARP realizó un análisis de los tipos de solicitudes de revisión de contenido que recibió y procesó a lo largo del tiempo, clasificándolas en tres niveles fáciles de identificar que, en general, se correlacionaban con el riesgo y la exposición generales de la empresa.
El primer nivel corresponde a eventos internos exclusivos de AARP, en los que cualquier persona puede aprobar el contenido, y el tercer nivel se refiere a eventos externos más amplios, como concursos y sorteos, que siempre deben ser revisados por el departamento jurídico para proteger a la empresa. El segundo nivel se refiere al contenido relacionado con cualquier tema que no entre en los otros dos niveles.
Para atender estas solicitudes, los empleados de todos los departamentos y unidades de negocio de AARP pueden asistir a un curso de dos horas que les ayuda a comprender cómo evitar la difamación o las tergiversaciones en los contenidos. Al finalizar el curso, los empleados obtienen la «certificación OGC» y están facultados para clasificar y, en muchos casos, tramitar estas solicitudes de segundo nivel que anteriormente habrían sido revisadas por el departamento jurídico de AARP.
La participación no es obligatoria, pero la certificación se ha convertido en algo que los miembros del equipo desean obtener. Los miembros del equipo certificados participan en reuniones trimestrales para seguir mejorando y optimizando el proceso.
Los resultados de la iniciativa Train and Trust han sido increíbles. AARP redujo las solicitudes de servicios legales en un 36,7 por ciento, al tiempo que ha logrado un importante ahorro de tiempo. Los clientes esperaron 1403 días hábiles menos para la aprobación de contenidos en 2017. Este nivel de agilidad y colaboración estratégica con las unidades de negocio de los clientes permite a toda la organización planificar y ejecutar eventos con rapidez, y es un fantástico modelo de eficiencia que permite a los miembros del equipo jurídico reasignar su tiempo a iniciativas de mayor valor y trabajar para la empresa.
Corporación Eaton
El segundo de los Value Champions fue Eaton, representada en la sesión por su director de litigios, Joseph Rodgers. Eaton cuenta con un sofisticado departamento jurídico de más de 120 miembros centrados en una docena de áreas de práctica. Con el fin de aumentar la alineación estratégica con el resto de la organización, Eaton reestructuró su departamento jurídico, añadiendo equipos centrados en la estrategia para impulsar iniciativas que estaban siendo adoptadas por la empresa.
Estas iniciativas incluyen el desarrollo de El mejor de su clase personas, un Lección aprendida grupo que se centró en la mejora continua de los servicios jurídicos, un Enfoque en el cliente equipo que busca opiniones de socios comerciales estratégicos, y Innovación y crecimiento equipo que se encarga de operaciones de alto riesgo y cuestiones en constante evolución, como la ciberseguridad y la protección y privacidad de los datos. El último grupo es el Coste equipo que se centró realmente en la selección de asesores externos en todo el departamento.
Estas iniciativas incluyen el desarrollo de personal de primera clase, un grupo de lecciones aprendidas que se centra en la mejora continua de los servicios jurídicos, un equipo centrado en el clienteque recaba opiniones de socios comerciales estratégicos y un equipo de innovación y crecimiento que aborda operaciones de alto riesgo y cuestiones en constante evolución, como la ciberseguridad y la protección y privacidad de los datos. El último grupo es el equipo de reducción de costes, que se centra realmente en la selección de asesores externos para todo el departamento.
La empresa redujo significativamente los servicios de abogados externos en litigios en un 80 % en los últimos cuatro años y redujo el tiempo de ciclo de los informes de litigios en un 40 %. El equipo jurídico de Eaton también redujo los costes legales en un 11 % interanual, lo que lo que representa un enorme valor para la empresa.
En Mitratech, vemos que muchos de nuestros clientes llevan a cabo programas de contratación similares que no solo tienen en cuenta el coste de los abogados externos, sino también la calidad de los resultados y las interacciones entre los abogados internos y el bufete. Las evaluaciones activas, los paneles de control y los análisis, así como los ciclos de retroalimentación repetidos, son partes importantes de estos programas que aportan un valor mucho mayor que el que puede ofrecer por sí sola la facturación electrónica. Al contar con miembros del equipo directivo jurídico en los equipos de estrategia, Eaton Legal ha logrado que sus esfuerzos sean más transparentes y visibles para el resto de la organización, y se ha convertido en un activo estratégico reconocido para la empresa.
Almacenamiento puro
El último Value Champion en presentar fue Michael Moore, vicepresidente y director general adjunto de Productos e IP en Pure Storage. La principal innovación aquí fue la automatización del procesamiento, las aprobaciones y las firmas de los contratos. Para ello, Pure Storage integró y personalizó una serie de sistemas dispares, entre los que se incluyen Contract Express, Salesforce.com, DocuSign y Box. Además, implementaron lo que se utiliza comúnmente como un sistema de tickets de TI, ServiceNow, como un sistema de tickets de servicios legales para los usuarios empresariales que envían solicitudes de contratos.
En mi anterior vida profesional, trabajé en los departamentos de producto y marketing de una gran empresa que carecía de los sistemas y el enfoque necesarios para la asignación de recursos dentro de los servicios jurídicos. Solicitar un contrato o incluso recibir asesoramiento y consejo era un poco como un agujero negro.
Normalmente, intentaríamos recurrir al abogado con el que teníamos relación o que nos había ayudado en el pasado, independientemente de cuál fuera su especialidad y sin tener conocimiento alguno de su carga de trabajo.
Esto provocaba una increíble ineficiencia, ya que las solicitudes de contratos pasaban de un miembro del equipo jurídico a otro, cada uno de los cuales necesitaba inevitablemente más información para tramitarlas, hasta que finalmente llegaban al miembro adecuado del equipo. Como se puede imaginar, esto provocaba retrasos considerables en la tramitación.
Los problemas de control de versiones, así como los esfuerzos apresurados para conseguir que se firmaran y aprobaran los contratos, eran la norma. Todos estos retos se suman a los retrasos en la ejecución de los contratos y, cuando estos contratos implicaban pedidos de venta, el precio del retraso es el reconocimiento de ingresos. Pure ha puesto en marcha un proceso en el que todos los contratos se solicitan y tramitan de forma optimizada, y ha estimado un ahorro de 3500 horas de trabajo, lo que equivale aproximadamente a 700 000 dólares en ventas, operaciones y tiempo del personal jurídico.
Habiendo trabajado con frecuencia en la elaboración de casos de negocio para tecnología legal en el pasado, creo que Pure Storage está subestima ese valor, ya que existe una ventaja en el reconocimiento de ingresos que es bastante significativa y que puede elevar este valor a millones. Mitratech tiene muchos clientes que están implementando una automatización de contratos similar utilizando TAP Workflow Automation. TAP permite a los profesionales de operaciones legales diseñar y desplegar rápidamente flujos de trabajo en torno a la solicitud de contratos.
Estos flujos de trabajo digitalizados aceptan y envían automáticamente las solicitudes de los usuarios empresariales a los miembros del equipo jurídico en función de los criterios que el usuario estipule. A continuación, TAP puede enviar y abrir registros dentro del sistema de contratos y utilizar lógica condicional tanto para la revisión como para las aprobaciones.
TAP también admite la integración de la firma electrónica desde varias plataformas, lo que sustituiría lo que Pure Storage ha hecho con Service Now. Independientemente del producto que se utilice, los esfuerzos de Pure Storage por hacer que las solicitudes de contratos sean sencillas, accesibles y visibles para toda la organización son otro gran ejemplo de cómo el departamento jurídico puede innovar para convertirse en un socio estratégico del resto de la organización.
El advenimiento de Legal Rising
El tema de Mitratech en la ACC fue «Legal Rising» (El auge jurídico), que refleja todo lo que estamos observando tanto entre nuestros clientes como en el mercado. Los departamentos jurídicos y los equipos de operaciones jurídicas tienen cada vez más voz e influencia en los resultados y los logros generales de las organizaciones.
Vemos en grupos industriales como ACC y CLOC cómo los equipos de operaciones jurídicas están redefiniendo los puntos de referencia para los estándares de procesos y se esfuerzan por automatizar o eliminar las tareas rutinarias y repetitivas para que los abogados puedan centrarse en lo más importante. Están presionando para comprender el coste de prestar servicios que van desde un simple acuerdo de confidencialidad hasta litigios complejos. Y a medida que tienen éxito, el departamento jurídico se ha convertido en la estrella emergente de la empresa: un motor de excelencia e innovación centrado en reducir costes, mejorar el rendimiento y defenderse contra los riesgos.
Al reunir a personas, procesos e información de toda su organización, estos innovadores de los departamentos jurídicos están cambiando la percepción que se tiene de los departamentos jurídicos en todo el espectro empresarial, tanto dentro de sus empresas como fuera de ellas.
Mi propia sensación es que todavía estamos muy en los inicios del movimiento Legal Rising. Como proveedor de tecnología para el ámbito jurídico corporativo, espero con interés lo que nos depararán los próximos años en cuanto al avance de este movimiento. Por eso Mitratech aplaude los inspiradores esfuerzos y los increíbles resultados logrados por cada uno de los ACC Value Champions de este año.
