¿Qué son las macros de MS Word?
Las macros de MS Word es un método mediante el cual se pueden automatizar tareas de procesamiento de texto que se deben realizar repetidamente.
MS Word permite dos tipos de macros, dependiendo de la complejidad de la tarea:
(1) macros de pulsaciones de teclas
(2) macros con script (Visual Basic para Aplicaciones o VBA). Si bien VBA es una potente plataforma de scripting que permite la lógica condicional dentro de las macros y se utiliza con frecuencia para crear plantillas de ensamblaje de documentos plantillas, carece, sin embargo, de funcionalidades críticas para el ensamblaje complejo ensamblaje de documentos.
¿Qué es VBA para Word?
VBA para Word es un término utilizado específicamente en referencia al concepto de incorporar características de automatización de documentos (ensamblaje de documentos) en documentos de MS Word. Si bien VBA en general es una tecnología potente y proporciona una ampliación sustancial a la suite MS Office, VBA para Word, al menos en lo que respecta a la automatización de documentos (ensamblaje de documentos), no es el mejor enfoque para ninguna empresa que requiera un nivel de sofisticación en sus plantillas de automatización de documentos.
¿Por qué VBA no funciona para el ensamblaje de documentos?
Hay una larga lista de razones por las que VBA para Word no es una buena opción para este tipo de programación, y la principal es su finalidad como plataforma general de RAD (desarrollo rápido de aplicaciones). Dicho de otro modo, VBA no incluye la capacidad específica de ensamblaje de documentos que es esencial para la automatización de documentos a nivel empresarial.
Por ejemplo, supongamos que desea automatizar la inclusión de los pronombres correctos que se refieren a una de las partes de un contrato, por ejemplo, el arrendatario en un contrato de arrendamiento. Después de escribir los scripts específicos necesarios para esta tarea en todo el documento de Word, tendría que volver atrás y escribir el código necesario para generar una pregunta: ¿Cuál es el género del arrendatario? Para una sola pregunta, esta realidad puede no parecer desalentadora, pero para un contrato que requiere cientos de elementos de datos discretos, la codificación personalizada de la entrevista de preguntas y respuestas representaría un trabajo sustancial que no sería necesario en una verdadera plataforma RAD de automatización de documentos, como HotDocs, que genera automáticamente una pregunta para cada variable en una plantilla de documento.
Más allá de la funcionalidad básica de recopilación de información, VBA no tiene un sistema interno para guardar y gestionar archivos de respuestas. VBA no permite compartir archivos de componentes entre plantillas, ni permite la implementación multiplataforma de plantillas. En otras palabras, una plantilla VBA no se ejecutará a la perfección en un navegador, un lujo que los usuarios de HotDocs han dado por sentado durante mucho tiempo.
Una debilidad clave de VBA para el ensamblaje de documentos es su falta de lógica de tres estados. Con el ensamblaje de documentos, cualquier número de situaciones puede requerir que la lógica condicional se base no solo en uno de dos estados (verdadero o falso), sino en un tercer estado, que es nulo o desconocido.En otras palabras, si la condición es verdadera, haga A. Si la condición es falsa, haga B. Y si la condición es desconocida, haga C. En términos reales, la lógica de tres estados es fundamental en situaciones en las que el usuario de una plantilla puede no responder a una pregunta. En otras palabras, si la pregunta no tiene respuesta, haga C.
VBA también carece de muchas funciones básicas de scripting que suelen ser necesarias para la automatización de documentos. Los bucles repetitivos anidados, las funciones necesarias para puntuar correctamente el texto ensamblado y la lógica de tres estados (la capacidad de comprobar las preguntas sin respuesta en expresiones booleanas) son fundamentales para automatizar eficazmente la generación de documentos, pero no están presentes en VBA.
A diferencia de VBA, HotDocs, que es una plataforma RAD (desarrollo rápido de aplicaciones) diseñada específicamente para la automatización de documentos, maneja fácilmente la lógica de tres estados, así como una variedad de otras tareas de scripting específicas para la automatización de documentos, como la repetición de bloques de texto con puntuación automatizada y la composición de documentos mediante la agregación e inserción de subdocumentos. HotDocs permite automáticamente el almacenamiento y la reutilización de archivos de respuestas, crea preguntas para las variables utilizadas en el documento y permite al usuario de la plantilla avanzar y retroceder en una entrevista de plantilla... Y eso es solo una pequeña parte de las funciones disponibles en HotDocs, pero no en las macros de Word.
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Las macros de teclado son ideales para muchas tareas repetitivas. Si tienes unos pocos documentos sencillos que deseas automatizar, VBA puede ser una buena opción. Pero si tu negocio depende en gran medida de la generación de documentos, si tus documentos son realmente complejos y si no cuentas con un pequeño ejército de ingenieros de software sin nada que hacer, entonces VBA es simplemente la opción equivocada.
VBA es un lenguaje potente que amplía considerablemente la funcionalidad general de Word. Sin embargo, juntos, siguen sin acercarse a la funcionalidad específica de ensamblaje de documentos de HotDocs.
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
