Un conglomerado internacional de seguros especializado en productos de seguros de propiedad, accidentes, profesionales y especializados para algunas de las principales empresas industriales y comerciales del mundo tenía un problema común: necesitaba sistematizar el proceso de generación de documentación compleja relacionada con las pólizas. El objetivo de la empresa iba más allá de la mera creación de una mayor eficiencia (la propuesta de valor fundamental que impulsa la adopción mundial del software de automatización de procesos, a menudo denominado BPM); además, la empresa también buscaba mitigar el riesgo mediante la aplicación del cumplimiento normativo y las mejores prácticas en toda su organización, que se distribuye en más de 100 países.
La responsabilidad de producir conjuntos de documentación personalizados para las pólizas recae en los departamentos de Responsabilidad Civil General y Líneas Profesionales de la empresa, que cotizan, vinculan y emiten pólizas de seguro y reaseguro a la base de clientes global de la empresa. Al operar con sistemas heredados dispares y procesos anticuados que ralentizaban el proceso de generación de documentos, la empresa se comprometió a actualizar su metodología.
«El proceso de emisión de la empresa requería mucho tiempo», señaló uno de los suscriptores técnicos de la empresa. «En cualquier póliza, podíamos pasar horas volviendo a introducir los datos de los clientes, buscando y sustituyendo elementos clave, como los nombres de los clientes, las fechas y otra información específica de la póliza, y revisando los documentos finales». La suscriptora continúa explicando que la metodología de la empresa daba lugar a un producto de trabajo «comprometido». «Lo más importante eran los errores repetitivos y las inconsistencias internas dentro de las pólizas», afirmó. «Eso es más que vergonzoso, es peligroso. Lo que necesitábamos era automatizar el proceso, es decir, implementar tecnología para gestionar todos los aspectos repetitivos y basados en reglas de la producción de documentos».
Para agilizar el proceso, la gigante aseguradora recurrió a HotDocs. La empresa comenzó transformando sus documentos y formularios en aplicaciones de proceso HotDocs. Según explicó el asegurador, «el proceso [de transformación] consistió en identificar los componentes no estáticos de cada documento y sustituirlos por variables HotDocs. También incorporamos lógica a los documentos que incluía o excluía bloques de texto en función de los datos específicos de cada caso». A continuación, diseñamos entrevistas personalizadas para cada documento con medidas de seguridad integradas, como validaciones de rango y fecha y recursos de ayuda específicos para cada pregunta, de modo que prácticamente cualquier persona de [cualquiera de nuestras oficinas locales] pudiera generar de forma segura conjuntos de documentación personalizados».
Para proteger aún más el proceso, la empresa configuró HotDocs para generar la documentación de las pólizas directamente en formato PDF, lo que permite al personal no encargado de la emisión de pólizas acceder a los documentos finalizados como referencia sin poder modificarlos, un procedimiento que la empresa considera un paso fundamental para mitigar el riesgo al garantizar el cumplimiento de las normativas internas y externas.
«En definitiva», explicó el agente, «HotDocs nos permite generar documentación para pólizas complejas de forma mucho más rápida y con mucha mayor precisión que antes. No solo hemos mejorado el resultado de nuestro trabajo, sino que hemos eliminado el retraso en la producción, lo que nos permite ofrecer un mejor servicio a nuestros clientes».
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
