Los procesos tradicionales de retención legal plantean retos complejos a sus custodios. ¿Cómo puede una solución de software de retención legal ayudarles a superar estos problemas?
El problema: tasas de cumplimiento
Cuando los departamentos jurídicos emiten órdenes de conservación de documentos, todos los empleados que reciben las notificaciones de conservación tienen la obligación de «conservar» toda la información relevante relacionada con el asunto en cuestión.
El correo electrónico de notificación se envía a los custodios identificados de esa información, y es entonces su responsabilidad cumplir o reconocer la retención de manera oportuna. Con el fin de proporcionar una defensa ante los tribunales, las tasas de cumplimiento total de todas las retenciones legales.
Los departamentos jurídicos grandes pueden tener varios cientos de retenciones abiertas a la vez, y es posible que a un solo custodio se le hayan emitido varios cientos de retenciones legales. Cada retención tendrá su propio correo electrónico de notificación de retención legal, con archivos adjuntos. Por lo tanto, para un custodio, mantenerse al día con todas sus obligaciones de retención abiertas puede ser un proceso engorroso.
Además, las retenciones se liberan con frecuencia, o los custodios quedan liberados de las retenciones. Esto agrava aún más el problema de que el custodio tenga que llevar un registro de todas sus retenciones abiertas y liberadas, ya que ahora también puede recibir correos electrónicos separados con notificaciones de liberación de retenciones.
Para resolver este problema, identificamos la necesidad del mercado de un software de retención legal que proporcionara un repositorio central para todas las retenciones que se han emitido a un custodio. Este portal debería ser totalmente autoservicio y no debería suponer una carga para el departamento legal gestionar el acceso, ya que puede haber cientos, o a vecesmiles, de custodios en retención al mismo tiempo.
La solución: un portal integrado para custodios.
Mitratech LegalHold cuenta con un portal de custodia seguro integrado en la aplicación. El acceso a este portal es totalmente autónomo y se puede integrar con un SSO, de modo que los custodios pueden utilizar su autenticación de red para configurar y acceder al portal.
A través de este portal, los custodios pueden cumplir con sus retenciones, responder cuestionarios sobre las mismas y ver una lista y el estado (con fecha y hora) de todas sus retenciones abiertas y liberadas.
Además del estado de cumplimiento, pueden ver las respuestas a sus cuestionarios y también una vista cronológica de todas las acciones realizadas para cada retención. Si han realizado algún cambio en su respuesta, el sistema también lo registra.
Los custodios pueden acceder a este portal a través de un enlace incluido en el correo electrónico de notificación de retención, o pueden acceder a él por separado a través de una URL independiente. Todo el texto y los archivos adjuntos del correo electrónico de notificación de retención también están disponibles en el portal. Por lo tanto, si el custodio borra accidentalmente el correo electrónico de notificación de retención, puede acceder a todos los detalles relevantes del correo electrónico desde el propio portal.
Este portal también está optimizado para dispositivos móviles, por lo que si el custodio se encuentra fuera de la oficina, puede seguir cumpliendo con la retención utilizando su smartphone o tableta. Esta es otra forma en que el software de retención legal puede orientarse a mejorar las tasas de cumplimiento de todos los custodios en todas las retenciones activas, mejorando la capacidad de defensa de los departamentos jurídicos en todas sus obligaciones de retención legal.
