Los procesos tradicionales de retención legal crean retos complejos para sus custodios. Cómo puede una solución de software de retención legal ayudarles a superar estos problemas?
El problema: los índices de cumplimiento
Cuando los departamentos jurídicos emiten notificaciones de conservación, es obligación de todos los empleados a los que se emiten las notificaciones de conservación "preservar" toda la información pertinente al asunto en cuestión.
El correo electrónico de notificación se envía a los custodios identificados de esa información, y es responsabilidad suya cumplir o acusar recibo de la retención a su debido tiempo. Para poder defenderse ante los tribunales, es necesario que se cumplan plenamente los porcentajes de todos los es de vital importancia.
Los grandes departamentos jurídicos pueden tener varios cientos de retenciones abiertas a la vez, y un solo custodio puede incluso haber recibido varios cientos de retenciones legales. Cada retención tendrá su propio correo electrónico de notificación de retención legal, con archivos adjuntos. Por lo tanto, para un custodio, estar al tanto de todas sus obligaciones de retención abierta puede ser un proceso engorroso.
Además, con frecuencia se liberan retenciones o se liberan custodios de retenciones. Esto agrava aún más el problema de que el custodio tenga que hacer un seguimiento de todas sus retenciones abiertas y liberadas, ya que ahora también podría estar recibiendo correos electrónicos separados de notificaciones de liberación de retenciones.
Para resolver este problema, identificamos una necesidad del mercado de software de retenciones legales para proporcionar un repositorio central de todas las retenciones que un custodio ha emitido. Este portal debería ser totalmente autoservicio, y no debería suponer una carga para el departamento jurídico gestionar el acceso, ya que puede haber cientos -o a veces miles- de custodios en espera al mismo tiempo.
La solución: un portal de custodia integrado
Mitratech LegalHold cuenta con un portal seguro para custodios integrado en la aplicación. El acceso a este portal es totalmente autoservicio y puede integrarse con un SSO, por lo que los custodios pueden utilizar su autenticación de red para configurar y acceder al portal.
A través de este portal, los custodios pueden cumplir con sus retenciones, responder a cuestionarios de retenciones y ver una lista y el estado (con fecha y hora) de todas sus retenciones abiertas y retenciones liberadas.
Aparte del estado de cumplimiento, pueden ver sus respuestas al cuestionario y también una cronología de todas las acciones emprendidas para cada retención. Si han realizado algún cambio en su respuesta, el sistema también lo registra.
Los depositarios pueden acceder a este portal a través de un enlace incrustado en el correo electrónico de notificación de retención, o pueden acceder por separado a través de una URL independiente. Todo el texto y los archivos adjuntos del aviso de retención también están disponibles en el portal. Así, si el depositario borra accidentalmente el correo electrónico de notificación de retención, puede acceder a todos los detalles pertinentes del correo electrónico desde el propio portal.
Este portal también está optimizado para dispositivos móviles, de modo que si el custodio está de viaje, puede cumplir con la retención utilizando su teléfono inteligente o tableta. Esta es otra forma en que el software de retención legal puede orientarse para mejorar las tasas de cumplimiento de todos los custodios en todas las retenciones activas, mejorando la defensa de los departamentos legales en todas sus obligaciones de retención legal.
