Vivimos en un mundo en el que todo está en línea, disponible al instante en cualquier lugar y en cualquier momento. Todo está optimizado y funciona a la perfección.
Sin embargo, a pesar de que las aplicaciones están fácilmente disponibles en línea, la hoja de cálculo Excel sigue siendo muy utilizada, a pesar de ser una tecnología con 40 años de antigüedad.
Existen numerosas historias de empresas que han sido sorprendidas utilizando hojas de cálculo sin los controles adecuados, ya sea obligándolas a reformular sus ganancias tras un anuncio a los mercados financieros o teniendo un impacto significativo en la lucha contra la pandemia de COVID.
Sin embargo, la gente sigue utilizando Excel para gestionar una serie de cuestiones y procesos empresariales. Para ser justos, hay que decir que la gente no es tonta; todavía hay muchas razones excelentes para utilizarlo.
Es un formato de datos ampliamente aceptado que permite a los usuarios intercambiar datos de forma rápida y sencilla. No se requieren conocimientos técnicos complejos ni poco comunes para enriquecer o utilizar datos en una hoja de cálculo de Excel. Se puede integrar en una amplia gama de aplicaciones y es tan potente que los usuarios pueden crear sus propias aplicaciones empresariales (aplicaciones de informática para usuarios finales, o EUC) cuando necesitan resolver problemas más rápidamente de lo que les permite su departamento de TI.
El valor y las deficiencias de Excel no han pasado desapercibidos para la alta dirección, las partes interesadas de las empresas y los reguladores del sector. Las expectativas sobre cómo deben gestionarse las hojas de cálculo de Excel están aumentando rápidamente, y las empresas pueden ser sancionadas si no siguen las mejores prácticas del sector en la gestión de sus hojas de cálculo.
La gestión de las hojas de cálculo de Excel según las mejores prácticas del sector ha estado a menudo a cargo de los contables, que en muchas ocasiones son los usuarios avanzados de Excel en una empresa. Ellos comprenden las implicaciones empresariales de los resultados de mala calidad generados por hojas de cálculo defectuosas.
Directrices del ICAEW para el uso de hojas de cálculo
El Instituto de Contadores Públicos de Inglaterra y Gales (ICAEW) del Reino Unido lleva mucho tiempo promoviendo el uso óptimo de las hojas de cálculo para empresas de todos los tamaños. Recientemente ha publicado un informe titulado«Cómo revisar una hoja de cálculo», en el que se detalla cómo los usuarios de todos los niveles pueden evaluar y gestionar mejor sus hojas de cálculo empresariales más importantes.
El ICAEW recomienda realizar múltiples subrevisiones como parte de una revisión global exhaustiva del expediente. Plantea una serie de preguntas en cada etapa, entre las que se incluyen:
Revisión inicial:
- ¿Cuál es el propósito de las hojas de cálculo?
- ¿Cuál es el nivel de riesgo asociado a la hoja de cálculo?
- ¿Qué nivel de competencia tiene el autor?
- ¿La hoja de cálculo ha sido objeto de revisiones previas?
- ¿Cuál es el ciclo de vida de la hoja de cálculo?
- ¿Qué controles se han utilizado?
Revisión estructural:
- ¿La hoja de cálculo es adecuada para su propósito?
- ¿Existe documentación que respalde la hoja de cálculo?
- ¿Hay hojas clave en la hoja de cálculo?
- ¿Utiliza fuentes externas?
- ¿Hay complejidad involucrada?
Revisión de datos:
- ¿Son válidos los datos?
- ¿Es necesario comprobar los datos de la hoja de cálculo?
- ¿Cuál es el impacto de los datos estresados en los resultados? ¿Es esto razonable?
Revisión analítica:
- ¿Los resultados generales parecen razonables?
- ¿Qué tendencias muestran los datos?
- ¿Cuáles son los resultados del análisis de ratios?
- ¿Son similares los resultados del cálculo paralelo?
Revisión detallada:
- ¿Se han probado las fórmulas?
- ¿Se ha revisado la hoja de cálculo de forma independiente?
El modelo de revisión de la ICEAW también destaca la necesidad de contar con herramientas de diagnóstico que señalen los errores y omisiones en una hoja de cálculo, de modo que puedan solucionarse rápidamente.
¿Cómo puede la tecnología mitigar el riesgo de las hojas de cálculo?
Pocos usuarios, auditores, miembros de juntas directivas o reguladores pondrían en duda estos puntos.
El reto para las empresas es cómo implementar de la mejor manera posible un marco de gestión de riesgos de hojas de cálculo que admita este tipo de revisiones. Dada la forma en que se utilizan las hojas de cálculo, normalmente sin revisión y sin los controles de gestión que suelen encontrarse en las aplicaciones informáticas corporativas, esto resulta muy difícil sin las herramientas adecuadas.
Algunos de estos puntos requieren que el usuario compruebe la validez de una hoja de cálculo que recibe por primera vez. Otros problemas requieren capacidades tecnológicas que garanticen la precisión, la calidad y la integridad de las hojas de cálculo críticas para el negocio.
Las capacidades tecnológicas permiten a los usuarios y gestores comprobar sistemáticamente las hojas de cálculo en busca de problemas como documentación inadecuada, datos faltantes, errores de cálculo o fórmulas defectuosas. En las organizaciones en las que las hojas de cálculo se utilizan ampliamente en diversas aplicaciones, es esencial comprobar estas hojas de cálculo a gran escala si se quiere aplicar la mejor práctica esperada por los gestores y los reguladores.
Las capacidades tecnológicas permiten a los usuarios y gestores comprobar sistemáticamente las hojas de cálculo en busca de problemas como documentación inadecuada, datos faltantes, errores de cálculo o fórmulas defectuosas.
¿Cómo se crea esta arquitectura tecnológica?
El primer paso es crear un inventario en una hoja de cálculo. Esto proporciona una base para centralizar la gestión, la revisión y la visibilidad del conjunto de hojas de cálculo críticas que se utilizan en la empresa. También proporciona un repositorio para la documentación esencial para definir y controlar las hojas de cálculo principales que se utilizan en una empresa.
La siguiente fase: el descubrimiento. es donde las empresas encuentran las hojas de cálculo críticas para la misión que necesitan gestionar en el negocio.
La clave aquí es encontrar la hoja de cálculo más importante que se utiliza, definida por una serie de parámetros, entre los que se incluyen quién utiliza un archivo, con qué frecuencia se modifica, a qué otras aplicaciones y fuentes de datos está vinculado y otros criterios relevantes. Evidentemente, aquí también se puede incluir la opinión de los usuarios.
La última fase es la supervisión proactiva de las hojas de cálculo críticas. para que se puedan detectar y resolver los problemas relacionados con datos faltantes, cálculos y fórmulas erróneos o datos obsoletos.
Esta capacidad proporciona una base técnica sólida para gestionar el riesgo de las hojas de cálculo y complementará los aspectos cualitativos de la gestión de las hojas de cálculo, tal y como se ilustra en las directrices de buenas prácticas del ICAEW.
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