Para las agencias de servicio público en tiempos de recesión y recortes presupuestarios, hacer más con menos se ha convertido en una necesidad. El tiempo dedicado a la documentación repetitiva puede resultar abrumador y el personal, sobrecargado de trabajo y sometido a presión, puede cometer errores. Para las organizaciones que se detallan a continuación, HotDocs era lo que necesitaban para volver a la normalidad.
HotDocs se puede utilizar en organismos gubernamentales de cualquier tamaño para automatizar documentos y formularios de uso habitual. Un consejo comarcal del Reino Unido implementó HotDocs en el departamento de Recursos Humanos como una forma de optimizar los procesos empresariales y estandarizar la documentación. El consejo descubrió que el uso de HotDocs para producir documentos como contratos de trabajo, modificaciones y prórrogas supuso una reducción del 80 % en los tiempos de producción.
Otro departamento gubernamental con sede en el Reino Unido utiliza HotDocs para la documentación de casos complejos, lo que, antes de la implementación de HotDocs, podía llevar hasta tres días. Tras introducir HotDocs en este proceso, el tiempo necesario se redujo a solo tres horas, lo que mejoró drásticamente la eficiencia operativa.
Además, otras organizaciones gubernamentales del Reino Unido han informado de que el uso del software HotDocs supone una reducción de los procesos repetitivos y un gran ahorro de tiempo en documentos como títulos de propiedad y correspondencia asociada, así como en formularios de prestaciones, pensiones, jubilación y cobro de pagos.
Al otro lado del Atlántico, en Estados Unidos, las agencias gubernamentales utilizan HotDocs con éxito para una gran variedad de documentos, como formularios de litigios, formularios militares JAG y documentos legales.
Una gran entidad gubernamental estatal utiliza HotDocs para elaborar acuerdos de cooperación en colaboración con organismos asociados. La elaboración de estos acuerdos podía llevar varias semanas y la lentitud del proceso estaba causando problemas. Se implementó HotDocs como una forma de hacer frente a los recursos limitados y al descenso del presupuesto a los que se enfrentaba esta organización. Ahora, la organización ahorra 204 000 horas al año en la elaboración de acuerdos de cooperación.
Estos ejemplos muestran claramente las ventajas de utilizar HotDocs cuando se necesita hacer más con menos. Incluso con recursos limitados, estos organismos gubernamentales pudieron reducir el riesgo causado por errores en la documentación, mejorar el cumplimiento normativo y aumentar considerablemente la eficiencia operativa.
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
