Nos despedimos de otro año transformador en el ámbito de la tecnología jurídica (¡y aquí en Mitratech!). Mientras tanto, hay mucho que esperar en 2024.
Para conmemorar y celebrar, hagamos un recorrido por el camino de los recuerdos y echemos un vistazo a algunos de los temas y preocupaciones más importantes del sector que hemos tratado este año, así como a algunas de las innovaciones tecnológicas jurídicas más destacadas de Mitratech que los abordan.
[P.D.: Algunas de estas nuevas asociaciones, mejoras de productos y adiciones a la hoja de ruta de Mitratech para 2023 nos ayudaron a ganar el título de«Empresa LegalTech del Año» en la cuarta edición anual de los premios LegalTech Breakthrough Awards, por tercer año consecutivo. Pero ya hablaremos de eso más adelante. Primero, veamos algunas de las principales perspectivas tecnológicas legales para 2024].
El autoservicio está de moda. Los cuellos de botella están pasados de moda.
Cada día, un empleado de oficina recibe una media de 120 correos electrónicos. Los profesionales del ámbito jurídico probablemente reciban aún más.
Con ese fin, una encuesta realizada en la Conferencia Anual de Usuarios de Mitratech, Interact 2023, reveló que el 74 % de la audiencia confía en el correo electrónico como su principal método para gestionar las solicitudes de servicios legales.
Encuesta al público de Interact 2023 | Conferencia anual de usuarios de Mitratech
Es difícil mantenerse al día con todos estos correos electrónicos y aún más difícil gestionar tiempos de respuesta eficientes que se ajusten a los acuerdos de nivel de servicio (SLA), todo ello sin dejar de cumplir los objetivos generales de gobernanza de la información de su empresa. Afortunadamente, una «puerta de entrada legal» puede ayudarle a automatizar, optimizar y mejorar sus operaciones legales, reduciendo la necesidad de depender de la memoria y el correo electrónico.
Una puerta de entrada legal es un portal de solicitudes de autoservicio que da la bienvenida a los usuarios que necesitan interactuar con el departamento jurídico. En lugar de enviar un correo electrónico al departamento con una pregunta frecuente o una solicitud de contrato genérico, los empleados pueden acceder al portal para obtener lo que necesiten con un mínimo de interacciones. Por ejemplo, pueden solicitar un acuerdo de confidencialidad o un contrato y, al rellenar determinados campos, su solicitud puede enviarles una plantilla automatizada o escalarse automáticamente si la solicitud es más complicada.
Desde permitir el autoservicio hasta liberar más tiempo para los miembros del equipo (lo que el 74 % y el 66 % de los asistentes calificaron como el resultado más deseado al implementar una puerta de entrada legal, respectivamente), hay una multitud de razones por las que los equipos legales actuales están recurriendo al flujo de trabajo para mejorar la productividad y la autosuficiencia en 2024.
Integración: la clave de la eficiencia
Hablando de productividad, la frase «hacer más con menos» puede estar muy manida, pero sigue siendo relevante. Los directores jurídicos esperan que la carga de trabajo aumente un 25 % en los próximos tres años, pero el 75 % no espera que los presupuestos sigan el mismo ritmo.
Esto significa que los equipos tendrán que redoblar sus esfuerzos para agilizar los procesos de alto contacto, optimizar sus horas de trabajo, minimizar las interrupciones y colaborar con otros departamentos de forma más eficaz. Pero en el acelerado mundo actual, las pérdidas de eficiencia están por todas partes. Un Estudio reciente de HBR descubrió que las personas que participan en la ejecución de una sola transacción de la cadena de suministro cambian entre 22 aplicaciones o sitios web diferentes la asombrosa cifra de 350 veces. En un día normal, los empleados se encuentran cambiando entre aplicaciones y ventanas más de 3600 veces.
A esto lo llamamos «cambio de contexto»: a medida que las empresas se esfuerzan por aumentar su eficiencia con la llegada de «aplicaciones de productividad», se produce el efecto contrario: saturación tecnológica, sobrecarga de aplicaciones y problemas relacionados con la productividad derivados de un exceso de cambios. Por lo tanto, además de mantener a los equipos informados sobre los peligros y las mejores prácticas para evitar la ansiedad por el cambio en la era digital, también estamos trabajando en formas de mitigarla en nuestras hojas de ruta de productos.
La plataforma de automatización de flujos de trabajo sin código de Mitratech, TAP, también ha lanzado recientemente la aplicación TAP para Microsoft Teams, que permite la gestión de flujos de trabajo, la colaboración y la visibilidad directamente en la aplicación Teams en toda la empresa. Al eliminar la necesidad de cambiar entre el correo electrónico, TAP y plataformas de terceros para comprobar el estado de los flujos de trabajo en curso o tomar medidas al respecto, esta integración pionera ofrece a los equipos una forma de mitigar la ansiedad por tener que cambiar constantemente de una aplicación a otra y aumentar la eficiencia.
El riesgo es un deporte de equipo que está ganando popularidad.
Según Gartner, al menos el 50 % de los ejecutivos de alto nivel tendrán requisitos de rendimiento relacionados con los riesgos de ciberseguridad incorporados en sus contratos de trabajo para 2026. Esto no es ninguna sorpresa si se tiene en cuenta el panorama actual de amenazas.
Un estudio realizado por la Universidad de Maryland reveló que los actores maliciosos atacan la infraestructura de ciberseguridad de las empresas cada 39 segundos de media. En respuesta a ello, los organismos reguladores están endureciendo sus medidas (como las regulaciones de la SEC de EE. UU., el RGPDde la UE o la DPA, por nombrar algunas), lo que exige un enfoque proactivo y transparente de la gestión de riesgos de TI y el cumplimiento normativo que abarque toda la organización.
Mientras tanto, su junta directiva también está dispuesta a involucrarse más que nunca en la comprensión y supervisión de su tecnología de riesgos, informes, ética y divulgación, y comenzará a hacer más preguntas. Equípese con el conocimientos y herramientas necesarios para apoyar con confianza a los profesionales del riesgo de su organización, responder a las preguntas de las partes interesadas y mantenerse un paso por delante en el cambiante ámbito de la supervisión de los riesgos informáticos.
[P.D.: Desde la selección y evaluación de proveedores externos hasta la provisión de una plataforma (y un panel de control) para evaluaciones interdepartamentales y transversales, la automatización de los flujos de trabajo puede ayudar a fortalecer los cimientos de su estrategia de riesgo y cumplimiento normativo. Descubra cómo.]
Las retenciones legales no tienen por qué parecer un obstáculo.
Entregar la notificación de retención legal es el primer paso para garantizar que sus empleados comprendan que todos los datos y archivos relacionados (ya sea que estén almacenados en papel o en formato electrónico) no pueden modificarse ni eliminarse cuando su empresa se enfrenta a un litigio, una investigación gubernamental o una auditoría.
Cuando se eliminan datos que podrían ser relevantes para un litigio, su empresa podría enfrentarse a graves daños legales, financieros y de reputación. En el caso Knickerbocker et al. contra Corinthian Colleges, por ejemplo, las universidades fueron sancionadas con 25 000 dólares y su asesor jurídico tuvo que pagar 10 000 dólares adicionales.
En este sentido, un proceso de retención eficaz es similar a un seguro: siempre vale la pena la inversión (y no tenerlo podría resultar costoso). Sin embargo, desde los matices procedimentales hasta los avances tecnológicos, el proceso y el escrutinio que lo rodea han evolucionado. Hemos recopilado los mejores consejos de nuestros expertos de este trimestre sobre la creación, la comunicación y la gestión de las retenciones legales en dos libros electrónicos:
