Lo que hay que saber antes de opinar sobre el nuevo formulario I-9
El 30 de marzo de 2022, el Servicio de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos (USCIS) publicó un aviso sobre la nueva actualización del formulario I-9 y la disposición relativa a la verificación de la elegibilidad para el empleo. En esencia, han pedido al público que envíe comentarios sobre el nuevo formulario I-9 propuesto, que lamentablemente no incluye un apéndice para que la inspección remota de documentos sea permanente después de la pandemia.
Se anima a enviar comentarios, que se aceptarán hasta el 31 de mayo de 2022. Nos encantaría que todos aprovecharan la oportunidad de visitar el foro público y compartir sus opiniones sobre la actualización, pero primero, demos un paso atrás: ¿Qué es el nuevo formulario I-9 y por qué los Servicios de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos solicitan la opinión del público sobre la inspección remota de documentos?
Retrospectiva de 2020: Normas temporales del formulario I-9 para la inspección de documentos
Ya hemos hablado anteriormente sobre cómo todos los empleadores están obligados a rellenar un formulario I-9 para verificar la identidad y la autorización de empleo de cada empleado estadounidense. Pues bien, en medio de la pandemia, el USCIS introdujo algunos cambios importantes y temporales en las normas de este formulario. Publicado por primera vez en marzo de 2020, el DHS anunció relajamiento de las normas para verificar el formulario I-9 de elegibilidad para el empleo, permitiendo a los empleadores completar el proceso de identificación de forma remota. El cambio temporal en las normas establecía lo siguiente:
«Los empleadores cuyos empleados tomen precauciones de proximidad física debido a la COVID-19 no estarán obligados a revisar los documentos de identidad y de autorización de empleo del empleado en presencia física de este».
Por lo general, la Sección 2 exige que el empleador verifique un forma de identificación aprobada por el USCIS en persona, a más tardar el tercer día hábil después de que el empleado comience a trabajar a cambio de una remuneración. Con las normas temporales de identificación del formulario I-9, los empleados ahora pueden inspeccionar los documentos de forma virtual, lo que les permite cumplir con las normas de distanciamiento social y agilizar el proceso de incorporación.
Pero hay una trampa:
Salvo que se produzca una prórroga, la norma temporal expirará el 30 de abril de 2022. Los empleadores dispondrán de tres días hábiles para inspeccionar físicamente todos los documentos de autorización de trabajo de los empleados que se inspeccionaron virtualmente y actualizar el formulario I-9.
Sabiendo que esta transición podría afectar significativamente a las operaciones comerciales, los costes y los horarios de los empleados, animamos a las empresas a que respondan a la solicitud de opiniones del Registro Federal sobre su nueva propuesta del formulario I-9, que no incluye la verificación remota de los empleados como característica permanente.
Comparte tus opiniones con USCIS
Se anima a enviar comentarios, que se aceptarán durante 60 días, hasta el 31 de mayo de 2022.
¿Qué puede esperar del nuevo foro sobre el formulario I-9?
Es difícil saber con certeza qué podemos esperar de USCIS en este asunto, pero podemos fijarnos en ejemplos anteriores para hacernos una idea. Las últimas veces que USCIS ha abierto un periodo de comentarios públicos para una nueva versión del formulario I-9, las aportaciones del público no han dado lugar a ninguna actualización permanente, lo que nos lleva a creer que la identificación de documentos virtuales podría acabar siendo realmente un lujo temporal. Por si acaso, los equipos de RR. HH. deben prepararse para ello: es hora de consolidar los sistemas, recopilar los datos necesarios y asegurarse de que se dispone de todas las herramientas necesarias para garantizar el cumplimiento, ahora y en el futuro.
