Was Sie wissen sollten, bevor Sie sich für das neue Formular I-9 entscheiden
Am 30. März 2022, U.S. Citizenship and Immigration Services (USCIS) eine Bekanntmachung veröffentlicht, die das neue aktualisierte Formular I-9 und die Bestimmung zur Überprüfung der Beschäftigungsberechtigung betrifft. Im Wesentlichen wurde die Öffentlichkeit aufgefordert, Kommentare zu dem vorgeschlagenen neuen Formular I-9 abzugeben - das leider keinen Zusatz enthält, der die Fernprüfung von Dokumenten nach der Pandemie dauerhaft macht.
Kommentare sind erwünscht und werden bis zum 31. Mai 2022 entgegengenommen. Wir würden uns freuen, wenn jeder die Gelegenheit nutzen würde, um das öffentliche Forum zu besuchen zu besuchen und uns Ihre Meinung über die Aktualisierung mitzuteilen, aber lassen Sie uns zunächst einen Schritt zurückgehen: Was ist das neue Formular I-9, und warum bittet die US-Einwanderungsbehörde die Öffentlichkeit um ihre Meinung zur Fernprüfung von Dokumenten?
Rückblende ins Jahr 2020: Vorläufige Regeln zum Formular I-9 für die Dokumentenprüfung
Wir haben bereits darüber gesprochen, dass jeder Arbeitgeber verpflichtet ist, ein I-9-Formular ausfüllen muss, um die Identität und die Beschäftigungsberechtigung eines jeden US-Angestellten zu überprüfen. Nun, inmitten der Pandemie hat die USCIS einige wichtige, vorübergehende Änderungen an den Regeln dieses Formulars vorgenommen. Erstmals veröffentlicht im März 2020, kündigte das DHS gelockerte Regeln für die Überprüfung von Formular I-9 Employment Eligibilityund erlaubte es Arbeitgebern, den Identifizierungsprozess per Fernzugriff durchzuführen. Die vorübergehende Regeländerung besagt,
"Arbeitgeber, deren Mitarbeiter aufgrund von COVID-19 Vorsichtsmaßnahmen für die physische Nähe treffen, sind nicht verpflichtet, die Identitäts- und Beschäftigungsgenehmigungsdokumente des Mitarbeiters in dessen physischer Anwesenheit zu überprüfen."
In der Regel verlangt Abschnitt 2 von einem Arbeitgeber die Überprüfung eines USCIS-genehmigte Form des Ausweises persönlich zu überprüfen, und zwar spätestens am dritten Arbeitstag, nachdem der Arbeitnehmer seine Tätigkeit gegen Entgelt aufgenommen hat. Mit den vorläufigen Regeln für die Identifizierung mit dem Formular I-9 können Arbeitnehmer nun virtuell Dokumente einsehen, was ihnen ermöglicht, die Vorschriften zur sozialen Distanzierung einzuhalten und den Einstellungsprozess zu rationalisieren.
Aber es gibt einen Haken:
Sofern keine Verlängerung erfolgt, läuft die befristete Regelung am 30. April 2022 aus. Die Arbeitgeber haben drei Arbeitstage Zeit, um alle Dokumente zur Arbeitsgenehmigung, die virtuell kontrolliert wurden, physisch zu überprüfen und das Formular I-9 zu aktualisieren.
Da wir wissen, dass diese Umstellung erhebliche Auswirkungen auf den Geschäftsbetrieb, die Kosten und die Arbeitszeiten der Mitarbeiter haben könnte, ermutigen wir die Unternehmen, auf die Aufforderung des Federal Registers zur Abgabe von Stellungnahmen zu ihrem neuen Vorschlag für das Formular I-9 zu antworten - der Vorschlag, der die Fernüberprüfung von Mitarbeitern nicht als ständige Funktion vorsieht.
Teilen Sie Ihre Gedanken mit USCIS
Kommentare sind erwünscht und werden 60 Tage lang, bis zum 31. Mai 2022, entgegengenommen.
Was können Sie vom neuen Formular I-9 Forum erwarten?
Es ist schwer, mit Sicherheit zu sagen, was wir von der USCIS in dieser Angelegenheit erwarten können, aber wir können uns an vergangenen Beispielen orientieren. Bei den letzten Malen, als die USCIS eine öffentliche Kommentierungsfrist für eine neue Version des Formulars I-9 eröffnet hat, wurden keine dauerhaften Aktualisierungen durch öffentliche Beiträge angeregt, was uns zu der Annahme veranlasst, dass die virtuelle Identifizierung von Dokumenten am Ende wirklich ein vorübergehender Luxus sein könnte. Für den Fall der Fälle sollten sich die HR-Teams darauf vorbereiten - es ist an der Zeit, die Systeme zu konsolidieren, die erforderlichen Daten zu sammeln und sicherzustellen, dass Sie über alle notwendigen Instrumente verfügen, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten, jetzt und in Zukunft.
