Toda empresa tiene vendedores y toda empresa tiene proveedores. Estos términos se utilizan indistintamente en la gestión de riesgos de terceros y, aunque ambos caen bajo el paraguas de "terceros", no son lo mismo. Los vendedores y los proveedores pueden presentar diferentes riesgos para su empresa y pueden requerir diferentes tácticas para evaluar con precisión el riesgo. En este artículo se explica por qué un vendedor es diferente de un proveedor y cómo gestionar y mitigar los distintos riesgos que cada uno presenta.
¿Qué es un tercero?
Un tercero es cualquier empresa externa, individuo u otra entidad que proporcione bienes o servicios a su organización. Su empresa depende de estas entidades externas, entre las que se incluyen proveedores, vendedores, contratistas, proveedores de servicios y socios comerciales, para llevar a cabo sus operaciones habituales.
¿Cuáles son algunos ejemplos de empresas de terceros?
Los terceros pueden ser desde pequeños proveedores hasta grandes empresas que ofrecen soluciones integrales.Algunos ejemplos de empresas de terceros son:
- Proveedores de software: Estas empresas desarrollan y venden productos de software o proporcionan soluciones de software como servicio (SaaS) a las empresas.Piensa en Microsoft vendiendo su paquete Office o en Salesforce ofreciendo su plataforma CRM.
- Proveedores de hardware: Fabricantes o proveedores que suministran equipos físicos o infraestructuras, como ordenadores, servidores, dispositivos de red u otros componentes de hardware.Piensa en Cisco para equipos de red o en Apple para portátiles y teléfonos móviles.
- Fabricantes de equipos originales (OEM): Estos proveedores suministran productos semiacabados o componentes a los productos finales que su organización vende a sus clientes, como piezas de automóviles o programas informáticos.Intel es un buen ejemplo. Vende sus procesadores a fabricantes de ordenadores como Dell y HP.
- Empresas de consultoría o servicios: Empresas externas que ofrecen experiencia y asesoramiento en áreas específicas como gestión, estrategia, tecnología, finanzas, legal o recursos humanos.
- Proveedores de logística y transporte: Empresas especializadas en servicios de envío, almacenamiento o transporte, que garantizan el movimiento fluido de mercancías y materiales para las empresas.FedEx y DHL son dos ejemplos.
- Agencias de marketing y publicidad: Agencias externas que ayudan a las empresas con estrategias de marketing, campañas, servicios creativos, compra de medios o relaciones públicas.
- Proveedores de nóminas: Empresas que gestionan las nóminas de los empleados y se aseguran de que se pagan correctamente todos los impuestos aplicables a las nóminas. ADP es uno de los nombres más importantes en este sector.
- Servicios de seguridad: Proveedores que ofrecen soluciones de ciberseguridad, seguridad física, evaluación de riesgos u otros servicios relacionados con la seguridad para proteger a las empresas de las amenazas.
- Servicios de limpieza y oficina: Las empresas contratadas para limpiar oficinas, destruir datos o suministrar material de oficina también se consideran terceros.
Cualquiera de los vendedores o proveedores mencionados puede tener distintos niveles de acceso a sus sistemas y datos críticos. Pueden moverse a sus anchas por su espacio físico de trabajo, como ocurre con los servicios de limpieza, o tener un acceso especial a los archivos corporativos, como ocurre con las agencias de marketing y publicidad. Este acceso significa que también añaden el riesgo de repercusiones negativas para su negocio. La estrategia de gestión de riesgos de terceros (GTRP) debe basarse en la comprensión de la relación que se mantiene con los distintos tipos de terceros.
¿Cuál es la diferencia entre un vendedor y un proveedor en la gestión del riesgo de terceros?
Los términos "tercero", "vendedor" y "proveedor" se utilizan a menudo para definir el contexto de las relaciones comerciales. Como se ha mencionado anteriormente, un tercero es cualquier entidad fuera del control directo de su organización que afecte a sus operaciones principales y/o al producto final. Los terceros pueden proporcionar bienes, servicios u otros recursos para apoyar la relación comercial principal. Pueden ser personas, organizaciones o empresas.
Aunque todos los vendedores y proveedores pueden considerarse terceros, los términos "vendedor" y "proveedor" proporcionan un contexto adicional sobre la naturaleza de la relación comercial. Un "vendedor" ofrece un producto o servicio listo para su uso final, mientras que un "proveedor" entrega un componente para su transformación o reventa. Mientras que un vendedor ayuda a una empresa, un proveedor le aporta insumos. Por ejemplo, un vendedor de productos jurídicos presta un servicio específico (almacenamiento de datos) a los bufetes de abogados para ayudarles, mientras que un proveedor de piezas de automóvil suministra componentes para fabricar un coche o un camión.
¿Qué es un vendedor?
Un proveedor es una empresa que proporciona algo que su empresa utiliza para llevar a cabo sus operaciones comerciales ordinarias. Se trata de un bien acabado o un servicio que usted o su empresa utilizan como clientes. Piense en algo como un sistema de gestión de contenidos web para su equipo de marketing, o un software de contabilidad en el despacho de su director financiero. ¿La empresa que vende a su equipo informático los portátiles con los que trabajan sus empleados? Ese es su proveedor de hardware.
Los vendedores pueden o no crear y construir sus propios productos desde cero. En el caso concreto de los proveedores de software, suelen utilizar componentes de otras empresas o repositorios de código abierto para crear sus aplicaciones. Los vendedores de hardware también pueden tener relaciones OEM con otras empresas.
O pueden ser puramente proveedores de servicios, como agencias de marketing, empresas de contabilidad o empresas de servicios gestionados. La cuestión es que los proveedores ofrecen un producto o servicio acabado que puede ser utilizado por sus clientes -su empresa- para llevar a cabo su propia actividad.
¿Qué es un proveedor?
Un proveedor es un tercero que suministra bienes, servicios o materias primas especializados esenciales a otra organización. Los proveedores desempeñan un papel crucial en su cadena de valor, ya que ofrecen desde materias primas y componentes para la fabricación hasta infraestructura tecnológica para plataformas SaaS. Pueden participar en la cadena de suministro del comprador y desempeñar un papel fundamental en sus operaciones. Por ejemplo, una empresa que se abastece regularmente de materias primas o piezas de otra empresa la consideraría un proveedor.
Riesgos del proveedor frente a riesgos del vendedor en las relaciones con terceros
En el contexto de las relaciones con terceros, los riesgos de los proveedores y los riesgos de los vendedores, aunque similares, presentan claras diferencias basadas en la naturaleza de los servicios o productos que prestan y el papel que desempeñan en las operaciones de una empresa.
Riesgos de los proveedores:
Los riesgos de proveedores son exposiciones asociadas a empresas o personas que suministran materias primas, componentes o servicios esenciales para los procesos de producción u operativos de una empresa. Los riesgos de los proveedores pueden incluir:
- Riesgos de ciberseguridad: Riesgos de violaciones de datos e incidentes cibernéticos que afectan a los proveedores y sus redes extendidas.
- Riesgos de cumplimiento: Retos para cumplir las normas reglamentarias y las mejores prácticas del sector, como las establecidas por NIST e ISO, en toda la cadena de suministro.
- Riesgos empresariales y financieros: Riesgos relacionados con la estabilidad financiera de los proveedores, como la quiebra, las fusiones y adquisiciones y las sanciones reglamentarias.
- Riesgos de sucesos: Riesgos derivados de catástrofes naturales, inestabilidad política u otros acontecimientos significativos que provoquen interrupciones en la cadena de suministro mundial.
- Responsabilidad social de la empresa y riesgos ASG: Riesgos relacionados con factores medioambientales, sociales y de gobernanza, incluidas las prácticas laborales y las presiones normativas.
- Riesgos de capacidad: El riesgo de que los proveedores no puedan cumplir los plazos de entrega debido a diversos factores que van desde la estabilidad económica hasta los cambios normativos.
- Riesgos de rendimiento: Riesgos asociados a la capacidad de los proveedores para cumplir con las métricas de calidad y consistencia, entregas a tiempo y otros acuerdos de nivel de servicio.
Riesgos del vendedor:
Los riesgos de proveedores son riesgos asociados a empresas o particulares que suministran productos acabados o servicios directamente a la empresa para su reventa o uso operativo. Los riesgos de proveedor incluyen:
- Riesgo cibernético: Riesgos que pueden comprometer las operaciones empresariales debido a filtraciones de datos, ataques DDoS, vulnerabilidades de ransomware, ataques a la cadena de suministro de software y/u otras actividades maliciosas. Algunos ejemplos recientes son la filtración de datos sanitarios de PJ&A y el ataque a la cadena de suministro de MOVEit.
- Riesgo de cumplimiento: riesgos asociados al incumplimiento por parte de los proveedores de las distintas normativas de protección de datos y las posibles consecuencias jurídicas y financieras del incumplimiento.
- Riesgo financiero: Riesgos debidos a la inestabilidad financiera de un proveedor que puede afectar a su capacidad para suministrar productos o servicios.
- Riesgos ESG: La creciente atención de los inversores a las prácticas empresariales éticas, incluidos los derechos humanos y la responsabilidad medioambiental.
- Riesgo de reputación: Riesgos asociados a amenazas al nombre, fondo de comercio o credibilidad de una empresa que pueden afectar a sus ingresos.
Aunque existen solapamientos, los riesgos de los proveedores suelen centrarse más en los aspectos relacionados con la producción y la cadena de suministro, mientras que los riesgos de los vendedores hacen hincapié en la calidad del producto final, el cumplimiento y la prestación de servicios. Una gestión integral de los riesgos de terceros exige comprender y mitigar múltiples tipos de riesgos.
La importancia de la gestión de riesgos de terceros
La colaboración con terceros introduce riesgos que pueden afectar negativamente a las operaciones, la reputación y el cumplimiento de la normativa. La gestión eficaz de estos riesgos implica evaluar, supervisar y mitigar las amenazas. Un programa sólido de GPRT mitiga el riesgo de pérdidas financieras, daños a la reputación y ramificaciones legales, garantizando que las operaciones empresariales sigan siendo resistentes y seguras.
Garantizar una gestión eficaz de los riesgos de terceros
Con los ciberataques cada vez más originados por terceros, las preocupaciones por la privacidad que impulsan nuevas normativas y las interrupciones que afectan a las cadenas de suministro mundiales, es fundamental asegurarse de que sus vendedores y proveedores disponen de los controles y procesos necesarios para proteger a su organización.
Un programa de GTPR capacita a las organizaciones para identificar, mitigar y aceptar riesgos, evitando sorpresas no deseadas. Algunas medidas clave para mitigar esos riesgos son:
1) Realización de una diligencia debida exhaustiva
- Realice una evaluación exhaustiva de la reputación, la estabilidad financiera y el historial del tercero.
- Evalúe su experiencia, conocimientos y referencias de clientes anteriores.
- Revise el cumplimiento por parte del tercero de las normas y certificaciones del sector pertinentes para sus ofertas.
2) Definir requisitos y expectativas claros
- Exponga claramente sus necesidades empresariales, objetivos y expectativas de rendimiento en acuerdos escritos, contratos o acuerdos de nivel de servicio (SLA).
- Definir entregables específicos, plazos, normas de calidad y parámetros para medir el rendimiento.
- Discuta y negocie por adelantado cualquier requisito de personalización, asistencia o mantenimiento.
3) Aplicación de protecciones contractuales sólidas
- Establezca contratos legalmente vinculantes que definan claramente las funciones, responsabilidades y obligaciones de todas las partes.
- Incluya cláusulas sobre privacidad y seguridad de los datos, derechos de propiedad intelectual, condiciones de rescisión y mecanismos de resolución de conflictos.
- Definir las soluciones y sanciones en caso de incumplimiento, infracción o incumplimiento de las condiciones acordadas.
4) Combinar las evaluaciones periódicas de riesgos con la vigilancia continua
- Realizar auditorías, evaluaciones o revisiones periódicas de las operaciones, medidas de seguridad y cumplimiento de las obligaciones contractuales del tercero.
- Rellene los huecos entre las evaluaciones con una supervisión externa continua de los riesgos para descubrir problemas nuevos y emergentes.
- Mantener abiertas las líneas de comunicación para abordar con prontitud cualquier preocupación o problema.
5) Establecer sólidas prácticas de seguridad de la información
- Asegúrese de que el tercero cuenta con medidas sólidas de protección de datos, como cifrado, controles de acceso y protocolos de respuesta a incidentes.
- Definir protocolos de tratamiento e intercambio de datos para proteger la información sensible.
- Exija al proveedor que proporcione actualizaciones periódicas de seguridad, evaluaciones de vulnerabilidad y auditorías.
6) Mantenimiento de los planes de contingencia
- Desarrolle planes de contingencia en caso de interrupciones relacionadas con los proveedores, como opciones de abastecimiento alternativas o proveedores de reserva, si es posible.
- Considere mecanismos de redundancia o conmutación por error para minimizar el impacto de las interrupciones del servicio.
- Documente los procedimientos de respuesta a incidentes y recuperación en caso de catástrofe y pruébelos periódicamente.
7) Fomentar la comunicación y la colaboración
- Mantener canales de comunicación regulares con el personal clave del vendedor o proveedor para abordar los problemas con prontitud y fomentar una relación de trabajo sólida.
- Establecer procedimientos de escalada para la resolución de conflictos o incidentes críticos.
- Fomentar una comunicación abierta y transparente para facilitar la comprensión mutua y la alineación de las expectativas.
- Siguiendo estas mejores prácticas, las organizaciones pueden reducir riesgos, establecer un mejor control sobre las relaciones con vendedores y proveedores, y garantizar que sus intereses comerciales estén protegidos a lo largo de todo el compromiso.
Próximos pasos para gestionar el riesgo de proveedores y vendedores de terceros
Comprender los matices de sus relaciones con proveedores externos y aprender a gestionar los riesgos es crucial. Explore cómo construir su programa TPRM y considere si nuestras soluciones de gestión de riesgos de terceros se alinean con las necesidades de su organización - solicite una demostración hoy mismo.
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en Prevalent.net. En octubre de 2024, Mitratech adquirió la empresa de gestión de riesgos de terceros basada en IA, Prevalent. El contenido se ha actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestras ofertas de productos, cambios normativos y cumplimiento.
