Según la última investigación de Forrester, el 56 % de las empresas están llevando a cabo una transformación digital de sus procesos empresariales, datos y documentos. Sin embargo, a medida que las organizaciones buscan cada vez más revolucionar la forma en que almacenan y procesan los documentos, se ha vuelto cada vez más común experimentar cierta confusión entre los términos «gestión de documentos» y «automatización de documentos».
Estos términos distan mucho de ser lo mismo. En realidad, representan dos fases distintas de la transformación digital: una transforma la forma en que las empresas almacenan los documentos; la otra transforma la forma en que las empresas los crean.
Si su empresa está en proceso de pasar de sistemas y procesos de almacenamiento heredados a otros transformados digitalmente, aquí tiene tres diferencias importantes entre ambos procesos y cómo afectan a su negocio.
- La automatización de documentos ahorra tiempo. Si bien llevar los procesos de gestión de documentos a la nube sin duda puede ahorrar tiempo a su empresa, la automatización de documentos tiene un impacto inmediato y espectacular en la productividad y el tiempo. La gestión de documentos simplemente facilita la búsqueda y el acceso a los documentos. La automatización de documentos, por otro lado, hace que el proceso creativo de creación de documentos sea exponencialmente más rápido y eficiente. Por ejemplo, un cliente gubernamental de HotDocs utilizó la automatización de documentos para transformar la forma en que creaba acuerdos de cooperación. Un proceso que antes llevaba varias semanas y una importante colaboración manual con las agencias asociadas, de repente pasó a llevar solo unos días, lo que supuso un ahorro de 204 000 horas al año. Otra empresa jurídica interna utilizó la automatización de documentos para agilizar el proceso de redacción de contratos y permitir a su equipo tramitar más de 300 contratos al mes.
- La automatización de documentos reduce los errores. La gestión de documentos , o el almacenamiento de documentos, permite a su empresa organizar y acceder a los documentos rápidamente. Sin embargo, esto no tiene necesariamente un impacto en la precisión de dichos documentos. Los documentos siguen creándose manualmente, lo que significa que pueden ser víctimas de errores humanos. La automatización de documentos puede reducir activamente el riesgo para su empresa, ya que es un proceso que toma un documento estático y crítico para el negocio y lo convierte en una plantilla dinámica que es fácil de actualizar, revisar y procesar. De hecho, un cliente del sector bancario utilizó documentos automatizados para reducir su proceso de redacción y revisión de dos horas a veinte minutos, al tiempo que logró una reducción del 100 % de los errores, lo que le supuso un ahorro de millones de dólares al año.
- La automatización de documentos mejora la experiencia del cliente. Al atender a los clientes, sus empleados deben poder acceder rápidamente a documentos importantes, y ahí es donde la gestión de documentos en línea puede ayudar. Pero cuando se trata de reinventar la forma en que su empresa atiende a sus clientes, la automatización de documentos es el proceso que tendrá un gran impacto en la experiencia del cliente. Por ejemplo, un proveedor de gestión de contenidos pudo utilizar la automatización de documentos para reducir el tiempo que se tarda en redactar los acuerdos con los clientes y hacerlos llegar a los clientes potenciales. Otra empresa utilizó la automatización de documentos para generar rápidamente documentación clara y concisa que facilita a los clientes la comprensión de sus acuerdos.
Si su empresa desea sacar el máximo partido a sus esfuerzos de transformación digital, no confunda la gestión de documentos con la automatización de documentos. En realidad, necesita ambas cosas: la gestión documental para que sus archivos sean más accesibles y la automatización documental para que sean más potentes. Trasladar sus datos a la nube es solo el primer paso para acceder a las ventajas que ofrece la tecnología avanzada. El paso final es trabajar con un socio de confianza para automatizar su proceso de creación de documentos y aprovechar las ventajas en términos de tiempo, precisión y servicio al cliente que combinan la gestión y la automatización para lograr una verdadera transformación digital.
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Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
