Para los equipos de operaciones jurídicas de las grandes empresas, gestionar los numerosos aspectos de la práctica jurídica corporativa, o «asuntos», es una tarea compleja. Pero cuando se hace un seguimiento del estado de múltiples asuntos, quién está trabajando en ellos(¿abogados internos o externos? ¿Junior o senior?) y qué recursos pueden estar asociados... eso exige la automatización del flujo de trabajo si realmente se está interesado en maximizar la eficiencia, contener los costes, minimizar los posibles errores y garantizar la mejor prestación de servicios posible dentro de la organización.
¿El reto?
Diseñe un flujo de trabajo específico para gestionar los elementos de gestión de asuntos, garantizar el cumplimiento normativo y minimizar los riesgos.
¿La solución?
La automatización de los procesos de gestión de asuntos con TAP optimiza la eficiencia, reduce los errores y permite una mejor supervisión y control de toda la gama de asuntos en curso:
- La creación de formularios mediante interfaces intuitivas de arrastrar y soltar ha permitido a los usuarios de Legal Ops crear formularios básicos o sofisticados con lógica empresarial integrada.
- Los formularios y paneles de control fáciles de usar permiten a los usuarios iniciar, realizar un seguimiento y gestionar asuntos con facilidad.
- Los flujos de trabajo se pueden personalizar según las características específicas de cada departamento o empresa.
- Las búsquedas de documentos se han optimizado, lo que le permite buscar por asunto, tipo de litigio u otros parámetros.
- Todas las cartas de compromiso, documentos judiciales, acuerdos corporativos u otros documentos se almacenan cómodamente en una única ubicación.
- Los permisos de acceso y otras configuraciones de seguridad de los documentos se pueden personalizar dentro de cada flujo de trabajo.
- Un registro de auditoría archivado automáticamente registra todos los datos y la documentación del flujo de trabajo, incluido el seguimiento de las interacciones de los usuarios.
- Las notificaciones y recordatorios automáticos garantizan una respuesta rápida por parte de los participantes en el proceso.
¿Las ventajas?
- Enormes eficiencias en ahorro de tiempo y costes en toda la empresa, ya que se minimizan los retrasos, los errores y las ineficiencias.
- La visibilidad en tiempo real de los asuntos entre departamentos, equipos o áreas de práctica permite una gestión superior de todo el ecosistema de operaciones jurídicas, incluidos los asesores externos.
- La normalización de formularios y flujos de trabajo minimiza los errores y reduce los riesgos de cumplimiento.
- Las partes interesadas participan de forma segura y eficiente en la revisión y aprobación de asuntos, optimizando su papel en el proceso al limitar su participación.
- Todos los flujos de trabajo se guardan automáticamente en un repositorio seguro y son fácilmente accesibles para fines de auditoría.
- La integración de la firma electrónica normaliza las aprobaciones seguras.
La gestión de asuntos puede ser una fuente de costes considerables e ineficiencia si se lleva a cabo mediante procesos manuales obsoletos, o bien una fuente deaceleracióndel retorno de la inversión, capacidad de respuesta y satisfacción del cliente si se diseña e implementa utilizando la automatización del flujo de trabajo. Los beneficios y la rentabilidad han sido muy reales e incluso «transformadores» para los profesionales del ámbito jurídico que han dado el paso a herramientas como TAP.
