Incluso en los tiempos más tranquilos, la ley de inmigración, especialmente el cumplimiento del I-9, puede ser compleja. La normativa y los métodos de verificación cambian constantemente, pero su cumplimiento es esencial para seguir en activo (en el mejor de los casos, para no incurrir en enormes sanciones).
La economía y la política afectan a la inmigración, pero la pandemia mundial ha hecho que este confuso panorama sea espectacularmente más desafiante. Esto es lo que usted y su organización deben tener en cuenta para seguir cumpliendo la ley de inmigración y el formulario I-9.
¿Qué es un formulario I-9?
Según el Servicio de Ciudadanía e Inmigración de Estados Unidos, o USCIS, el formulario I-9 se utiliza "para verificar la identidad y la autorización de empleo de las personas contratadas para trabajar en Estados Unidos".
Los requisitos del formulario I-9, o Verificación de Elegibilidad de Empleo, se derivan de la Ley de Reforma y Control de la Inmigración de 1986 (IRCA), que prohíbe a los empresarios contratar y emplear a trabajadores en EE.UU. a sabiendas de que las personas no están autorizadas a dicho empleo.
El formulario I-9 consta de tres secciones: La primera parte es para la información y declaración del empleado; la segunda para la revisión y verificación del empleador, y la tercera para la reverificación y recontratación. Los empleados rellenan la primera sección del formulario, introduciendo información sobre su identidad y elegibilidad para el empleo, y proporcionando toda la documentación justificativa requerida a más tardar el primer día de su empleo. El empresario cumplimenta la segunda sección a más tardar a más tardar el tercer día hábil de trabajo.
La conclusión es sencilla: todos los empresarios estadounidenses deben cumplimentar correctamente el formulario I-9 para cada persona que contraten para trabajar en Estados Unidos.
COVID-19 trastornó nuestras vidas de la mayor manera posible, incluyendo Formulario I-9. El DHS y el Servicio de Inmigración y Control de Aduanas de EE.UU. (ICE) introdujeron una flexibilidad en el cumplimiento el 19 de marzo de 2020. Originalmente programada para expirar el 31 de diciembre de 2020, esta orientación temporal permite al DHS "ejercer la discreción fiscal para aplazar los requisitos de presencia física asociados con la Verificación de Elegibilidad de Empleo (Formulario I-9) bajo la sección 274A de la Ley de Inmigración y Nacionalidad."
Debido a las medidas de precaución extendidas causadas por la pandemia, el DHS extendió esta política hasta el 31 de enero de 2021. Esto sólo se aplica a los lugares de trabajo que operan a distancia - como dijimos, las regulaciones I-9 están siempre cambiando.
¿Por qué garantizar el cumplimiento del I-9?
En realidad, no hay otra opción: legalmente, tienes que cumplir la normativa I-9 porque, bueno, es la ley.
¿No está convencido? En 2019, los empleadores que incumplieron los requisitos del Formulario I-9 se enfrentaron a 14 millones de dólares en multas totales. ¡No es algo de lo que reírse! Además de esto, el Departamento de Seguridad Nacional (DHS) introdujo nuevas multas aumentadas en 2020.
Cómo realizar una auditoría I-9 para empresarios
El ICE puede inspeccionar los Formularios I-9 con sólo tres días de preaviso. Está haciendo todo lo posible para evitar multas y cumplir la normativa?
Aunque es fácil acabar accidentalmente en el lado equivocado de la ley de inmigración, hay algunas medidas que puede tomar para intentar que su organización cumpla la normativa.
En primer lugar, imparta una formación adecuada a las personas encargadas de cumplimentar los formularios I-9. Asegúrese de que utiliza la versión más reciente del formulario, ya que se actualiza periódicamente. Sus representantes deben entender qué documentación se requiere y qué medidas tomar si es insuficiente.
En segundo lugar, debe realizar periódicamente una auditoría interna de los Formularios I-9 vigentes. Revíselos para asegurarse de que hay uno archivado para cada empleado y de que se han cumplimentado correctamente. Si hay discrepancias o información incompleta, corríjalos para mitigar el riesgo. La mejor manera de asegurarse de que cumple la normativa es disponer de un proceso para confirmar que todos los Formularios I-9 están actualizados y almacenados correctamente.
Errores comunes del I-9 (y cómo evitarlos)
Los formularios I-9 son bastante papeleo. Los errores son frecuentes y los problemas pueden surgir por muchas razones, como una supervisión del personal sin formación o con una formación deficiente, o la no realización de auditorías internas y la detección de errores o deficiencias. Algunos de los problemas más comunes son:
- Secciones del formulario incompletas o incorrectas (como firmas o casillas de verificación que faltan, o información falsa).
- No presentación o verificación de la documentación justificativa
- Incumplimiento de plazos
Es fácil comprender por qué puede resultar difícil. Para garantizar el cumplimiento, los empresarios deben llevar un registro de más de 1200 ¡reglas del Formulario I-9! En 2018, entre el 60 y el 80% de los Formularios I-9 en papel se perdieron, estaban incompletos o contenían errores y errores. Dadas las estrictas regulaciones vigentes, digamos que esto no es ideal. Las empresas que se encuentran con problemas de I-9 e inmigración pueden encontrarse rápidamente en el centro de atención del ciclo de 24 horas de los medios de comunicación, creando un riesgo para su marca y reputación.
¿Existen soluciones eficaces para el cumplimiento del I-9?
Por suerte, existen medidas y soluciones de software que puede utilizar para garantizar el cumplimiento del I-9 sin perder constantemente el sueño por el papeleo que conlleva. ¿Cuáles son algunos de los problemas que solución de cumplimiento de su clase?
Ineficiencia
Lleva mucho tiempo y esfuerzo conseguir que los nuevos empleados cumplimenten correctamente los formularios, hacer que se revise su exactitud e integridad y, simplemente, mantenerse al día de las normas y reglamentos del I-9, que cambian constantemente.
Mayor control gubernamental
Las auditorías federales se multiplican; las empresas tienen ahora un 95% de probabilidades de ser auditadas en la próxima década. Las organizaciones podrían exponerse a miles (o más) de multas federales, con multas medias de 2.000 dólares por error sustantivo. Existen plazos estrictos para presentar los formularios I-9 a E-Verify para confirmar la elegibilidad de los empleados para trabajar en EE.UU.
Errores en papel
COVID-19 demuestra la obsolescencia del papel y, sin embargo, muchos I-9 se siguen tramitando de esta forma.
El 76% de los formularios I-9 en papel tienen al menos un error sancionable; esta cifra es 4,1 veces superior a la de los I-9 electrónicos con verificación. Sin un repositorio central, los formularios se pierden con facilidad, lo que supone un riesgo de auditoría mucho mayor.
Falta de visibilidad
Los procesos manuales I-9 no están integrados con la plataforma de RRHH existente, lo que hace que los datos de los empleados sean redundantes y propensos a errores.
Para mitigar estos riesgos, una solución digital de primera clase puede ayudar a agilizar el cumplimiento del I-9 y ayudar a evitar estos problemas. Tracker I-9 Compliance es una de esas soluciones; de hecho, es la oferta más avanzada del sector para el cumplimiento de la normativa I-9. Desde la digitalización de formularios en papel hasta la gestión electrónica continua del I-9, se trata de una solución de cumplimiento integral fácil de usar creada por los mejores expertos en inmigración. Hasta la fecha. Hasta la fecha, ha mantenido un historial perfecto de más de 20 años sin multas a clientes.
¿Cuáles son las consecuencias de adoptar una solución como ésta?
Mayor eficacia e integración
Una solución diseñada específicamente para los equipos jurídicos y de RR.HH. que requieran un cumplimiento total del I-9 debe contar con funciones sólidas y facilidad de uso que hagan que el cumplimiento perfecto sea sencillo e intuitivo para los equipos jurídicos y de RR.HH. Los flujos de trabajo inteligentes deben enviar los registros I-9 elegibles automáticamente a E-Verify® a medida que se completan para garantizar un procesamiento puntual. La integración API con sus sistemas HRIS existentes distribuye datos limpios a través de todos los departamentos, ofreciendo Single Sign-On (SSO) para un inicio de sesión eficiente.
Mejora del cumplimiento
Exponga los errores potenciales para una corrección eficaz, al tiempo que establece registros de auditoría detallados para garantizar la plena conformidad de los formularios electrónicos. Un panel de control personalizado mantiene a cada gestor centrado en los elementos abiertos que necesitan atención para garantizar la presentación a tiempo.
Resolver el reto de la contratación a distancia
Su software debe gestionar los plazos de todas las contrataciones remotas desde una interfaz sencilla. En el caso de Tracker I-9, los usuarios pueden incluso programar cómodamente la verificación obligatoria de la identidad en persona utilizando cualquiera de los 300 centros remotos I-9 y miles de agentes móviles, ubicados en los 50 estados, con un solo clic.
Protección total contra auditorías
Utilice una solución que pueda demostrar que está asociada con los principales proveedores del sector de seguimiento de solicitantes, incorporación y gestión del capital humano, garantizando que los datos estén completos y sean precisos para las auditorías. En el caso de Tracker I-9, los tres niveles de asistencia personalizada para auditorías y consultas legales están diseñados para adaptarse a cualquier presupuesto y equipo, incluida la preparación de formularios y la asistencia en la comunicación con los agentes.
Seguridad superior
Gestione el progreso de todos los formularios I-9 desde una solución totalmente encriptada y basada en la nube para garantizar la protección de los datos, equipada con potentes herramientas de generación de informes en tiempo real.
Conversión de formularios en papel
Su solución debe ofrecer servicios totalmente seguros de escaneado de formularios en papel e introducción manual de claves para organizaciones y empresas estadounidenses. Convierta sin esfuerzo cientos o miles de formularios I-9 en papel archivados en formularios electrónicos conformes y fáciles de gestionar.
