Même dans les périodes les plus calmes, la législation sur l'immigration, en particulier la conformité I-9, peut s'avérer complexe. Les réglementations et les méthodes de vérification changent constamment, mais la conformité est essentielle pour rester en activité (idéalement, en n'encourant pas d'énormes pénalités).
L'économie et la politique influent sur l'immigration, mais la pandémie mondiale a rendu ce paysage confus encore plus difficile . Voici ce que vous et votre organisation devez garder à l'esprit pour rester en conformité avec la législation sur l'immigration et le formulaire I-9.
Qu'est-ce qu'un formulaire I-9 ?
Selon les services de citoyenneté et d'immigration des États-Unis ( USCIS), le formulaire I-9 est utilisé pour "vérifier l'identité et l'autorisation d'emploi des personnes embauchées aux États-Unis".
Les exigences du formulaire I-9, ou Employment Eligibility Verification (vérification de l'éligibilité à l'emploi), découlent de la loi de 1986 sur la réforme et le contrôle de l'immigration (IRCA), qui interdit aux employeurs de recruter et d'employer des travailleurs aux États-Unis en sachant que ces personnes ne sont pas autorisées à occuper ce type d'emploi.
Le formulaire I-9 se compose de trois parties : La première partie est destinée aux informations et à l'attestation de l'employé, la deuxième à l'examen et à la vérification par l'employeur, et la troisième à la revérification et aux réembauches. Les employés remplissent la première partie du formulaire, en saisissant les informations relatives à leur identité et à leur éligibilité à l'emploi, et en fournissant toutes les pièces justificatives requises, au plus tard le premier jour de leur emploi. L'employeur remplit la deuxième section au plus tard au plus tard le troisième jour ouvrable de l'embauche.
L'essentiel est simple : tous les employeurs américains doivent remplir correctement le formulaire I-9 pour chaque personne qu'ils embauchent aux États-Unis.
COVID-19 a bouleversé nos vies de toutes les manières possibles, y compris le Le formulaire I-9. Le DHS et l'U.S. Immigration and Customs Enforcement (ICE) ont introduit une flexibilité dans la mise en conformité le 19 mars 2020. Cette directive temporaire, qui devait initialement expirer le 31 décembre 2020, permet au DHS "d'exercer son pouvoir discrétionnaire pour reporter les exigences en matière de présence physique associées à la vérification de l'admissibilité à l'emploi (formulaire I-9) en vertu de l'article 274A de la loi sur l'immigration et la nationalité".
En raison des mesures de précaution prolongées causées par la pandémie, le DHS a prolongé cette politique jusqu'au 31 janvier 2021. Cela ne s'applique qu'aux lieux de travail qui opèrent à distance - comme nous l'avons dit, les réglementations I-9 sont en constante évolution.
Pourquoi s'assurer de la conformité de l'I-9 ?
Il n'y a pas vraiment d'option - légalement, vous devez vous conformer à l'I-9 parce que, eh bien, c'est la loi.
Vous n'êtes pas convaincu ? En 2019, les employeurs qui n'ont pas respecté les exigences du formulaire I-9 se sont vu infliger des amendes d'un montant total de 14 millions de dollars. Il n'y a pas de quoi rire ! En outre, le ministère de la sécurité intérieure (DHS) a introduit de nouvelles amendes plus élevées en 2020.
Comment réaliser un audit I-9 pour les employeurs
L'ICE peut inspecter les formulaires I-9 avec un préavis de trois jours seulement. Faites-vous tout ce qui est en votre pouvoir pour éviter les amendes et vous mettre en conformité ?
Bien qu'il soit facile de se retrouver accidentellement du mauvais côté de la loi sur l'immigration, il existe quelques mesures que vous pouvez prendre pour essayer de maintenir votre organisation en conformité.
Tout d'abord, il convient de former correctement les personnes chargées de remplir les formulaires I-9. Veillez à utiliser la version la plus récente du formulaire, qui est régulièrement mise à jour. Vos représentants doivent comprendre quels sont les documents requis et les mesures à prendre s'ils sont insuffisants.
Deuxièmement, vous devez procéder régulièrement à un audit interne des formulaires I-9 en vigueur. Examinez-les pour vous assurer qu'il y en a un pour chaque employé et qu'ils ont été remplis correctement. En cas de divergences ou d'informations incomplètes, corrigez-les afin de réduire les risques. La meilleure façon de s'assurer que vous êtes en conformité est de mettre en place un processus permettant de confirmer que tous les formulaires I-9 sont mis à jour et conservés correctement.
Les erreurs I-9 les plus courantes (et comment les éviter)
Les formulaires I-9 représentent un travail administratif considérable. Les erreurs sont fréquentes et les problèmes peuvent survenir pour de nombreuses raisons, telles que la supervision d'un personnel non formé ou mal formé, ou l'absence d'audits internes permettant de détecter les erreurs ou les insuffisances. Parmi les problèmes les plus courants, citons
- sections du formulaire incomplètes ou incorrectes (signatures ou cases à cocher manquantes, fausses informations, etc.)
- Défaut de fournir ou de vérifier les pièces justificatives
- Délais de dépôt non respectés
Il est facile de comprendre pourquoi cela peut être difficile. Pour assurer le respect de la législation, les employeurs doivent tenir compte de plus de 1200 règles du formulaire I-9 ! En 2018, entre 60 et 80 % des formulaires I-9 papier ont disparu, étaient incomplets ou contenaient des fautes et des erreurs. Compte tenu des réglementations strictes en vigueur, disons que ce n'est pas l'idéal. Les entreprises qui ont des problèmes d'I-9 et d'immigration peuvent rapidement se retrouver sous les feux des projecteurs dans le cycle médiatique de 24 heures, ce qui crée un risque pour votre marque et votre réputation.
Existe-t-il des solutions efficaces en matière de conformité I-9 ?
Heureusement, il existe des mesures et des solutions logicielles que vous pouvez utiliser pour garantir la conformité à la norme I-9 sans perdre constamment le sommeil à cause de la paperasserie que cela implique. Quels sont les problèmes qu'une solution de conformité de premier ordre de la conformité ?
Inefficacité
Il faut beaucoup de temps et d'efforts pour que les nouveaux employés remplissent correctement les formulaires, pour qu'ils soient examinés afin d'en vérifier l'exactitude et l'exhaustivité, et pour se tenir au courant des règles et réglementations I-9, qui évoluent constamment.
Une surveillance accrue de la part des pouvoirs publics
Les audits fédéraux se multiplient ; les entreprises ont désormais 95 % de chances d'être contrôlées au cours de la prochaine décennie. Les organisations peuvent être exposées à des milliers (ou plus) d'amendes fédérales, avec des amendes moyennes de 2 000 dollars par erreur substantielle. Des délais stricts ont été fixés pour la soumission des formulaires I-9 à E-Verify afin de confirmer l'admissibilité des employés à travailler aux États-Unis.
Erreurs dues au papier
COVID-19 prouve l'obsolescence du papier, mais de nombreux formulaires I-9 sont encore traités de cette manière.
76 % des formulaires I-9 papier comportent au moins une erreur sanctionnable, soit 4,1 fois plus que les formulaires I-9 électroniques avec vérification. En l'absence d'un dépôt central, les formulaires sont facilement perdus, ce qui représente un risque d'audit beaucoup plus élevé.
Manque de visibilité
Les processus manuels I-9 ne sont pas intégrés à la plateforme RH existante, ce qui rend les données des employés redondantes et sujettes aux erreurs.
Pour atténuer ces risques, une solution numérique de premier ordre peut aider à rationaliser la conformité I-9 et à éviter ces problèmes. Tracker I-9 Compliance est l'une de ces solutions - en fait, il s'agit de l'offre de conformité I-9 la plus avancée du secteur. De la numérisation des formulaires papier à la gestion électronique permanente de l'I-9, il s'agit d'une solution de conformité de bout en bout conviviale, créée par des experts en immigration de premier plan. À ce jour. À ce jour, il n'y a eu aucune amende infligée aux clients pendant plus de 20 ans.
Quels sont les résultats de l'adoption d'une telle solution ?
Une efficacité et une intégration accrues
Une solution conçue spécifiquement pour les équipes RH et juridiques qui ont besoin d'une conformité I-9 complète doit avoir des capacités robustes et une facilité d'utilisation qui rendent la conformité parfaite simple et intuitive pour les équipes RH et juridiques. Des flux de travail intelligents doivent soumettre automatiquement les dossiers I-9 éligibles à E-Verify® au fur et à mesure qu'ils sont complétés afin de garantir un traitement dans les délais. L'intégration API avec vos systèmes HRIS existants distribue des données propres à travers tous les départements, offrant un Single Sign-On (SSO) pour une connexion efficace.
Amélioration de la conformité
Exposez les erreurs potentielles pour y remédier efficacement, tout en établissant des pistes d'audit détaillées pour garantir la conformité totale des formulaires électroniques. Un tableau de bord personnalisé permet à chaque responsable de se concentrer sur les points en suspens qui nécessitent une attention particulière afin d'assurer une soumission dans les délais.
Relever le défi du recrutement à distance
Votre logiciel doit gérer les calendriers de tous les recrutements à distance à partir d'une interface simple. Dans le cas de Tracker I-9, les utilisateurs peuvent même planifier facilement la vérification obligatoire de l'identité en personne en utilisant l'un des 300 centres I-9 à distance et des milliers d'agents mobiles, situés dans les 50 États - en un seul clic.
Protection complète contre les audits
Utilisez une solution qui peut prouver qu'elle a établi un partenariat avec les principaux fournisseurs de suivi des candidats, d'intégration et de gestion du capital humain du secteur, afin de garantir que les données sont complètes et exactes pour les audits. Dans le cas de Tracker I-9, trois niveaux d'assistance personnalisée à l'audit et de consultation juridique sont conçus pour s'adapter à tous les budgets et à toutes les équipes - y compris la préparation des formulaires et l'assistance à la communication avec les agents.
Sécurité supérieure
Gérez l'avancement de tous les formulaires I-9 à partir d'une solution entièrement cryptée, basée sur le cloud, afin de garantir la protection des données, et dotée de puissants outils de reporting en temps réel.
Conversion des formulaires papier
Votre solution doit proposer des services de numérisation de formulaires papier et de saisie manuelle entièrement sécurisés pour les organisations et les entreprises américaines. Convertir sans effort des centaines ou des milliers de formulaires I-9 archivés en formulaires électroniques conformes et faciles à gérer.
