La automatización de los flujos de trabajo puede aportar soluciones rápidas y eficaces a las nuevas normativas establecidas por las leyes recientes y futuras sobre privacidad de datos.
Estas normativas (como las de la Ley de Protección al Consumidor de California) exigen que los consumidores tengan la oportunidad de decidir por sí mismos cómo se gestionan sus datos. El incumplimiento de estas normas conlleva el pago de una cuantiosa multa, que aumenta con cada infracción. ¿Una forma en que las empresas pueden responder a la exigencia de cumplimiento? El flujo de trabajo de solicitudes de datos de los consumidores.
La CCPA exige que los consumidores puedan realizar determinadas acciones con respecto a sus datos desde el sitio web de la empresa. ¿En qué consisten estas solicitudes de datos de los consumidores (también denominadas «solicitudes verificables de los consumidores» en la jerga de la CCPA)?
Eliminación de datos:
- Los consumidores tienen derecho a solicitar a las empresas que eliminen la información que estas hayan recopilado sobre ellos.
- ¿Qué te permite obtener el sello de aprobación de la CCPA? Crear dos o más vías para las solicitudes de los consumidores, incluyendo un número de teléfono y un sitio web.
No vender:
- La información personal (IP) ya no es de libre acceso: los consumidores tienen derecho a optar por que no se venda su IP a terceros.
- ¿Qué se necesita para obtener el sello de aprobación? Las empresas deben incluir un enlace en su página web que identifique a los consumidores y proteja su información personal, y estas decisiones deben respetarse durante al menos 12 meses.
Divulgación:
- Los consumidores tienen derecho a solicitar la información personal que una empresa ha recopilado.
- ¿Qué es lo que te hace merecedor del sello de aprobación? Las empresas deben poner a disposición de sus consumidores dos métodos de solicitud, incluyendo una solicitud web y un número de teléfono.
Nuestro flujo de trabajo de solicitud de datos de consumidores ayuda a gestionar estas solicitudes tan rápidas.
La herramienta adecuada puede hacer frente a cada uno de estos requisitos de la CCPA sin que tengas que sudar ni entrar en pánico. Un proceso bien diseñado, elaborado con TAP Workflow Automation, puede abordar cada una de estas solicitudes.
Mediante formularios online inteligentes y autoguiados, los consumidores podrán iniciar su solicitud sin salir del sitio web de la empresa.
Todo se mantiene acorde con la marca, mientras que el formulario recopila de forma fluida las aportaciones de los consumidores antes de ser validado y enviado al equipo interno adecuado para su revisión y ejecución.
Todas las cláusulas de la CCPA están cuidadosamente integradas en el propio flujo de trabajo. Los recordatorios automáticos mantienen a sus empleados comprometidos con el flujo de trabajo, mientras que las notificaciones mantienen a sus consumidores informados sobre el estado de sus solicitudes.
¿Cuántas empresas se verán afectadas? Se espera que la CCPA que se aplique a más de 500 000 empresas estadounidenses, incluso a aquellas que no estén ubicadas físicamente en California pero que recopilen datos sobre residentes del estado.
Las prórrogas se solicitan automáticamente desde el flujo de trabajo si se alcanzan determinados requisitos de complejidad o se acercan determinadas fechas. Algunos ejemplos son si se requiere una respuesta después de 45 días (en el caso del flujo de trabajo de solicitud de divulgación) o el recordatorio anual para que una persona revise su solicitud de «No vender».
¿Hemos mencionado el registro de auditoría? Cada flujo de trabajo se completa con un registro de auditoría que garantiza la responsabilidad de los empleados y el cumplimiento de todas las normativas por parte de las empresas.
Ventajas que impulsan una rápida adopción y un cumplimiento estricto
Las características y ventajas de la automatización de flujos de trabajo para las solicitudes de datos de los consumidores son donde TAP realmente destaca. ¡Vamos allá!
- Los formularios tienen la misma apariencia que el sitio web de la empresa para ofrecer la mejor experiencia al usuario final.
- Las solicitudes se envían, procesan y evalúan con mucha mayor rapidez y con un mínimo de errores, retrasos y costes.
- La facilidad de diseño de formularios simplifica la actualización del flujo de trabajo, lo que garantiza el máximo cumplimiento normativo hoy y mañana, independientemente de cómo evolucionen y cambien las leyes. ¡Gracias, interfaz de usuario de arrastrar y soltar!
- «Privacidad desde el diseño» garantiza que las empresas cumplan con la normativa sin necesidad de gestión ni mano de obra adicionales.
- Los equipos diversos pueden completar sus flujos de trabajo de diligencia debida en paralelo, y también se les brinda la oportunidad de colaborar.
- El panel de control central proporciona una supervisión y un control superiores de todos los procesos.
- El archivado centralizado automático de los datos y activos del flujo de trabajo permite llevar un registro detallado y realizar revisiones.
La CCPA y otras normativas similares implican que los responsables de cumplimiento normativo no pueden dormirse en los laureles: debemos ponernos manos a la obra de inmediato para garantizar que se tengan en cuenta todos los detalles y asegurarnos de que contamos con una tecnología flexible y ágil que pueda adaptarse a la evolución de la normativa.
Estas nuevas regulaciones ofrecen una oportunidad para reconsiderar el modelo de gobernanza de datos de su empresa y proporcionan una «excusa» respaldada por el retorno de la inversión y el cumplimiento normativo para invertir en el mejor software de su clase y transformar por completo la forma de trabajar de sus empleados. Ya no será necesario buscar correos electrónicos perdidos ni insistir a la misma persona para que firme, lo que garantiza el cumplimiento normativo y, al mismo tiempo, proporciona a los empleados tiempo adicional para centrarse en cuestiones de mayor importancia que la CCPA y otras regulaciones de privacidad de datos ponen de relieve.
