A pesar de que la propagación del COVID-19 ha paralizado muchos negocios, empresas como Amazon y cadenas de supermercados como Albertsons, Kroger y Raley's siguen contratando personal.
¿ Cómo pueden ellos y cualquier otra empresa que tenga que operar —y seguir contratando— durante la pandemia de COVID-19 cumplir con el requisito de presentar el formulario I-9 en persona? Todos los empleados remunerados en los Estados Unidos deben tener un formulario I-9 correctamente cumplimentado, que exige legalmente que el nuevo empleado demuestre su elegibilidad para trabajar presentando físicamente los documentos originales como prueba: su pasaporte estadounidense o una combinación de permiso de conducir y tarjeta de la Seguridad Social, etc.
Los nuevos empleados necesitan el trabajo y los ingresos ahora más que nunca, por lo que no pueden esperar a que pase el virus.
En una época de distanciamiento social, en la que debemos minimizar el contacto entre personas, existen soluciones tecnológicas que pueden ayudar a los empleadores a satisfacer sus necesidades de contratación sin dejar de cumplir con los más altos estándares de seguridad tanto para los empleados actuales como para los nuevos.
La innovación ofrece una solución alternativa.
«Hemos creado varias soluciones alternativas para el problema del formulario I-9», afirma Julie Pearl, quien dirigió la creación de la solución Tracker I-9 Compliance cuando era presidenta de Tracker Corp, antes de que fuera adquirida por Mitratech.
«Con la galardonada funcionalidad móvil de nuestro Tracker I-9 Complete», afirma, «cualquier nuevo empleado puede completar la tarea en 3-5 minutos con la ayuda de un vecino, el tendero local, el barista de Starbucks, el peluquero, el banquero, el clérigo, el conductor de autobús o el conductor de Uber. Lo único que tienen que hacer es encontrar a cualquier persona mayor de 18 años que se encuentre cerca del empleado y que no sea un familiar. Estos son los únicos requisitos legales para la persona que completa la sección 2 del formulario I-9, la que exige la presentación del documento de identidad en persona, debido a una disposición que permite a los empleadores designar a un representante autorizado».
Ese vecino u otra persona que le ayude solo necesita un teléfono móvil en el que pueda recibir un enlace seguro para introducir el nombre y la fecha de caducidad del documento de identidad. También puede hacer una foto del documento de identidad, que se cargará instantáneamente en los servidores seguros de Tracker y no se almacenará en el dispositivo móvil, por lo que no es necesario borrarla una vez finalizado el proceso.
Ayuda en línea y en el mundo real para cuestiones relacionadas con el cumplimiento del formulario I-9.
Si el vecino o ayudante está nervioso por hacerlo mal, Tracker Corp cuenta con un Centro de Ayuda I-9 en línea atendido por profesionales de inmigración, en colaboración con Pearl Law Group, uno de los bufetes de inmigración más grandes y mejor valorados del país. El nuevo empleado puede conectarse, con opciones de teléfono y vídeo, solo durante el tiempo necesario para garantizar que el proceso de la sección 2 del formulario I-9 se realice correctamente. Pero la gran mayoría de las personas no necesitan ayuda: sistemas como Tracker I-9 detectan y previenen errores con cientos de reglas de lógica empresarial codificadas, por lo que no es necesario ser un experto para hacerlo bien.
En el caso de los empleados que no tengan acceso a alguien que les ayude a rellenar este formulario, Tracker Corp se ha asociado con una red nacional de notarios móviles y una empresa de servicios de empleo que se encuentran a poca distancia en coche del 95 % de la población activa de Estados Unidos.
El empleado puede seleccionar estas opciones, y el equipo de RR. HH. de la empresa estará completamente informado en tiempo real sobre el estado del proceso. El equipo de RR. HH. del empleador tiene acceso en tiempo real para ver y supervisar estas acciones, y para realizar los siguientes pasos de forma remota, incluido el envío a E-Verify (el sistema federal que se exige en muchos estados).
Navegando por el campo minado del I-9
El cumplimiento de la norma I-9 se ha convertido en un campo minado cada vez más peligroso en los últimos tres años. La administración actual ha asignado 7600 millones de dólares al ICE y, en consecuencia, las auditorías del I-9 se han multiplicado por más de diez. E incluso en medio del brote de COVID-19, las auditorías del ICE siguen aumentando. La sanción por cada error inocente puede ascender a 2300 dólares, y los métodos tradicionales de cumplimentación y gestión de los formularios I-9 en papel producen errores en más del 70 % de los casos.
A partir del viernes 1 de mayo de 2020, los empleadores deben utilizar una nueva versión del formulario I-9 para la verificación de la elegibilidad para el empleo, que es necesario para las nuevas contrataciones y las reverificaciones.
La pandemia de COVID-19 ha interrumpido muchas funciones empresariales, pero la contratación debe continuar. Al elegir la solución tecnológica adecuada, una empresa descubrirá que no solo es eficiente, sino que también cumple con los requisitos legales y de cumplimiento, al tiempo que ayuda a proteger la salud y el bienestar de todos los involucrados.
