Umgehung des Erfordernisses der persönlichen Anwesenheit bei I-9 mit dem Ausbruch von COVID-19
Obwohl die Ausbreitung von COVID-19 viele Geschäfte zum Erliegen gebracht hat, stellen Unternehmen wie Amazon und Lebensmittelhändler wie Albertsons, Kroger und Raley's Mitarbeiter ein.
Wie können sie und alle anderen Unternehmen, die während der COVID-19-Pandemie tätig sind - und weiterhin Mitarbeiter einstellen -, die I-9-Anforderung persönlich erfüllen? Jeder bezahlte Mitarbeiter in den Vereinigten Staaten muss ein korrekt ausgefülltes I-9-Formular haben, das den neuen Mitarbeiter rechtlich dazu verpflichtet, seine Arbeitsberechtigung durch Vorlage der Originaldokumente nachzuweisen: seinen US-Reisepass oder eine Kombination aus Führerschein und Sozialversicherungskarte und so weiter.
Neue Mitarbeiter brauchen den Job und das Einkommen jetzt mehr denn je, sie können also nicht warten, bis das Virus vorüber ist.
In einer Zeit der sozialen Distanzierung, in der wir den Kontakt von Mensch zu Mensch minimieren müssen, gibt es technologische Lösungen, die Arbeitgebern dabei helfen können, den Einstellungsanforderungen gerecht zu werden und gleichzeitig die höchsten Standards für die Sicherheit bestehender und neuer Mitarbeiter einzuhalten.
Innovation schafft Abhilfe
"Wir haben mehrere Umgehungslösungen für das I-9-Formular entwickelt", sagt Julie Pearl, die die Entwicklung der Tracker I-9 Compliance-Lösung leitete, als sie Vorsitzende der Tracker Corp. war, bevor diese von Mitratech übernommen wurde.
"Mit der mobilen Funktionalität unseres preisgekrönten Tracker I-9 Complete", sagt sie, "kann jeder neue Mitarbeiter die Aufgabe innerhalb von 3 bis 5 Minuten mit Hilfe eines Nachbarn, des örtlichen Lebensmittelhändlers, Starbucks-Barista, Friseurs, Bankers, Geistlichen, Bus- oder Uber-Fahrers erledigen. Alles, was sie tun müssen, ist, jemanden über 18 zu finden, der sich in der Nähe des Mitarbeiters befindet und kein Familienmitglied ist. Dies sind die einzigen rechtlichen Anforderungen an die Person, die Abschnitt 2 des I-9-Formulars ausfüllt - der Abschnitt, der die persönliche Vorlage des Personalausweises verlangt - aufgrund einer Bestimmung, die es Arbeitgebern erlaubt, einen Bevollmächtigten zu benennen."
Der Nachbar oder andere Helfer benötigt lediglich ein Mobiltelefon, auf dem er einen sicheren Link erhält, über den er den Namen und das Ablaufdatum der ID eingeben kann. Sie können auch ein Foto des Ausweises machen, das sofort auf die sicheren Server von Tracker hochgeladen wird und nicht auf dem mobilen Gerät gespeichert wird - es muss also nicht gelöscht werden, nachdem der Vorgang abgeschlossen ist.
Online- und praktische Hilfe bei Problemen mit der I-9-Einhaltung
Wenn der Nachbar oder Helfer Angst hat, etwas falsch zu machen, bietet Tracker Corp ein Online-Hilfezentrum für I-9 an, das von Einwanderungsexperten in Zusammenarbeit mit der Pearl Law Group, einer der größten und renommiertesten Einwanderungsfirmen des Landes, betreut wird. Der neue Mitarbeiter kann sich - mit Telefon- und Videooptionen - nur für die Zeit anmelden, die er benötigt, um sicherzustellen, dass das Verfahren I-9 Abschnitt 2 korrekt durchgeführt wird. Aber die große Mehrheit der Menschen braucht keine Hilfe: Systeme wie Tracker I-9 fangen Fehler ab und verhindern sie durch Hunderte von kodierten Geschäftslogikregeln, so dass man kein Experte sein muss, um es richtig zu machen.
Für Arbeitnehmer, die keinen Zugang zu jemandem haben, der ihnen beim Ausfüllen dieses Formulars helfen kann, hat sich Tracker Corp mit einem landesweiten mobilen Notarnetz und einem Arbeitsvermittlungsunternehmen zusammengetan, die im Umkreis von 95 % der arbeitenden Bevölkerung der USA zu finden sind.
Der Arbeitnehmer kann diese Optionen auswählen, wobei das HR-Team des Unternehmens in Echtzeit über den Stand des Prozesses informiert wird. Das HR-Team des Arbeitgebers hat Echtzeit-Zugriff, um diese Aktionen zu sehen und zu überwachen und die nächsten Schritte aus der Ferne einzuleiten - einschließlich der Übermittlung an E-Verify (das in vielen Bundesstaaten vorgeschriebene System).
Navigieren durch das I-9-Minenfeld
Die Einhaltung der I-9-Vorschriften ist in den letzten drei Jahren zu einem immer größeren Minenfeld geworden. Die derzeitige Regierung hat 7,6 Milliarden Dollar für das ICE bereitgestellt, und folglich haben sich die I-9-Prüfungen mehr als verzehnfacht. Und selbst nach dem Ausbruch von COVID-19 nehmen die ICE-Prüfungen weiter zu. Die Strafe für jeden unschuldigen Fehler kann bis zu 2.300 Dollar betragen, und bei den herkömmlichen Methoden des Ausfüllens und Verwaltens von I-9-Formularen auf Papier treten in über 70 % der Fälle Fehler auf.
Ab Freitag, dem 1. Mai 2020, müssen Arbeitgeber eine neue Version des Formulars I-9 zur Überprüfung der Berechtigung zur Beschäftigung verwenden, das für Neueinstellungen und erneute Überprüfungen erforderlich ist.
Die COVID-19-Pandemie hat zu einer Unterbrechung zahlreicher Geschäftsabläufe geführt, aber es müssen weiterhin Mitarbeiter eingestellt werden. Durch die Auswahl der richtigen Technologielösungwird ein Unternehmen feststellen, dass sie nicht nur effizient ist, sondern auch die rechtlichen Anforderungen erfüllt und gleichzeitig dazu beiträgt, die Gesundheit und das Wohlbefinden aller Beteiligten zu schützen.
