Preparación del escenario
Mazda Motor Europe, la sede europea de la marca automovilística mundial, gestiona un complejo panorama normativo que abarca más de 20 jurisdicciones nacionales. Con unas expectativas de cumplimiento cada vez mayores y una plantilla distribuida por toda Europa, la organización necesitaba una forma de estandarizar la gestión de sus políticas, automatizar las certificaciones y obtener información sobre si los empleados realmente cumplían con las políticas críticas.
Al implementar Mitratech Policy Management, Mazda optimizó las operaciones de cumplimiento normativo, reforzó la rendición de cuentas y creó un ecosistema de gestión de políticas más dinámico y basado en datos.
El desafío
Mazda Motor Europe opera en uno de los entornos normativos más complejos del mundo. Con la superposición de normativas de la UE, nacionales y del sector —entre las que se incluyen la FCPA de EE. UU., la Ley contra el soborno del Reino Unido, la Directiva de la UE sobre denunciantes y los requisitos de información financiera—, el equipo de cumplimiento normativo necesitaba una forma centralizada y escalable de gestionar las políticas en todas las unidades de negocio, funciones y países.
Antes de Mitratech, las políticas simplemente se publicaban en la intranet. El equipo de cumplimiento normativo tenía una visibilidad limitada sobre si los empleados las abrían, leían o comprendían. La recopilación de certificaciones requería un seguimiento manual, hojas de cálculo y un seguimiento constante. Los empleados no recibían contenido personalizado y no había una forma significativa de verificar la comprensión o identificar las lagunas.
Mazda también necesitaba una forma de coordinar la compleja supervisión de políticas entre los departamentos de RR. HH., jurídico, financiero, TI, control interno y funciones de gobernanza de denuncia de irregularidades, todo ello sin introducir cargas administrativas ni cuellos de botella.
La solución
Mazda implementó Mitratech Policy Management en 2017 para crear un marco de gestión de políticas estructurado, automatizado y rico en datos. Como administrador experimentado, Bela describe la solución de gestión de políticas de Mitratech como transformadora:
Como primera plataforma dedicada a la gestión de políticas de Mazda, Mitratech sustituyó inmediatamente los flujos de trabajo manuales y fragmentados. Lo que antes requería publicaciones en la intranet, recordatorios por correo electrónico y confirmaciones de incorporación ad hoc se convirtió en un proceso de cumplimiento centralizado, rastreable y repetible, lo que redujo la carga administrativa de los equipos de cumplimiento y recursos humanos, al tiempo que permitió a Mazda ampliar la gobernanza de las políticas a más de 21 países.
Capacidades clave de gestión de políticas implementadas
- Tareas automatizadas de certificación y cumplimiento: Se ha eliminado la recopilación manual de certificaciones del código de conducta y las políticas, lo que proporciona un seguimiento automatizado, un control estructurado y la elaboración de informes fiables tanto para los nuevos empleados como para los ya existentes.
- Informes instantáneos y paneles de control de cumplimiento normativo: gracias a los informes «con un solo clic», Mazda puede ver el estado de cumplimiento normativo en todas las unidades de negocio, funciones y países en tiempo real.
- Compromiso de los empleados a través de cuestionarios: Mazda utiliza cuestionarios con hasta siete preguntas aleatorias para confirmar que los empleados realmente leen las políticas críticas y comprenden los conceptos clave. Esto añade un nivel cuantificable de comprensión a la certificación.
- Encuesta anual sobre conflictos de intereses: La encuesta obligatoria se realiza íntegramente a través de Mitratech Policy Management, e incluye formación integrada para garantizar que los empleados reflexionen críticamente antes de responder.
- Análisis de antecedentes e información sobre el uso: El departamento de cumplimiento normativo puede ver qué políticas consultan con más frecuencia los empleados, lo que permite realizar actualizaciones ágiles cuando las normas no están claras o surgen nuevas preguntas.
- Flujo de trabajo de escalamiento de la gestión: los gerentes reciben información sobre el estado de cumplimiento de su equipo. Comprenden mejor la responsabilidad y pueden tomar medidas si los empleados no completan la tarea de cumplimiento a tiempo.
- Aplicación de políticas específicas: los empleados solo ven las políticas relevantes para sus funciones, como las políticas específicas de finanzas para los empleados del departamento financiero, lo que mejora la claridad y la relevancia, y ayuda a mantener unas tasas de cumplimiento elevadas.
Los resultados
Con la implementación de Mitratech Policy Management, Mazda transformó su gestión de políticas en un proceso predecible, responsable y basado en información.
Mayor compromiso organizativo
Los ejecutivos de Mazda apoyan firmemente las iniciativas de cumplimiento normativo, y Mitratech proporciona la transparencia y los análisis que necesita la dirección.
Como señala Bela: «Todos nos beneficiamos de este sistema y ahora podemos reaccionar de forma adecuada».
Mejores análisis para impulsar la mejora continua
Mazda utiliza ahora los informes de gestión de políticas de Mitratech para:
- Identificar tendencias en el uso de políticas
- Comprender qué reglas generan preguntas.
- Detecte las áreas de riesgo potencial antes de que surjan problemas.
- Fomentar la competencia amistosa entre las unidades de negocio en cuanto a las tasas de finalización.
Mejora de la rendición de cuentas entre equipos
Los correos electrónicos de escalamiento de la dirección garantizan que los jefes de equipo asuman la responsabilidad de los resultados en materia de cumplimiento.
Como señala Bela: «Entienden mejor la responsabilidad... que deben actuar».
Mayor confianza en la comprensión de los empleados
A través de cuestionarios, encuestas y formación integrada, los empleados demuestran su comprensión, lo que reduce el riesgo de interpretaciones erróneas, conductas indebidas o infracciones normativas.
Mejoras cuantificables
- Índice de finalización del 90 % en las políticas y cuestionarios obligatorios en toda la organización.
- Ciclos de revisión más rápidos y menos tareas de seguimiento.
- Gobernanza global estandarizada en 21 jurisdicciones europeas
- Reducción de la carga de trabajo manual para los equipos de cumplimiento normativo, de modo que puedan centrarse en otras iniciativas estratégicas.
Mirando hacia el futuro + Próximos pasos
Mazda sigue reforzando su ecosistema de cumplimiento normativo mediante la integración de Mitratech Policy Management con iniciativas de control interno más amplias, sistemas de denuncia de irregularidades y programas de formación. Las áreas de interés para el futuro incluyen la ampliación de los conocimientos respaldados por análisis, la mejora de la colaboración entre departamentos y el mantenimiento de la sólida alineación de Mazda con los requisitos normativos en constante evolución en toda Europa.
Al integrar marcos de gestión de políticas, formación y supervisión, Mazda está creando una cultura de cumplimiento basada en la claridad, la responsabilidad y el compromiso de los empleados.
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