Una mirada de cerca a los AAP de muestra - Lo que comunica la OFCCP y lo que tienen derecho a obtener

A new addition to OFCCP’s website is sample AAPs for Executive Order 11246, Section 503 and VEVRAA. OFCCP includes a disclaimer in the E.O. 11246 plan indicating that it is for illustrative purposes only constructed around a company with less than 150 employees. They stipulate this since job groups have been set up by EEO-1 categories (or as OFCCP refers to as OFCCP occupational categories) as authorized by 41 CFR 60-2.12(e). However, OFCCP says the samples may be used as a guide for larger employers also. In the E.O. 11246 AAP, they immediately inform the reader that “usually a separate AAP is required for each establishment;” however, “an establishment may include several facilities located at two or more sites if the facilities are in the same labor market or recruiting area.” I find this statement interesting and informative but I’m not sure where the guidance originates since it doesn’t appear in the regulations, Federal Contract Compliance Manual (FCCM) or any other source that I can find.
<br/ >Do the sample plans provide good guidance or do they steer government contractors up a slippery slope?

Creo que la intención detrás de los planes de muestra es buena, pero en numerosos casos llevan al lector a creer que ciertos datos deben prepararse como parte del plan o como respaldo al mismo y, por lo tanto, se deduce que deben proporcionarse a la OFCCP durante una revisión de cumplimiento. Identifiqué, para cada plan, las partes que no están respaldadas por requisitos legales para que sirvan de advertencia a los contratistas que utilizan estas muestras como guía para desarrollar sus propios planes.

Observaciones entre planes

Cada plan tiene su propia declaración de política, pero la mayoría de las organizaciones fusionan todos los requisitos en una única Declaración de Política de Igualdad de Oportunidades en el Empleo y Acción Afirmativa que abarca las tres normativas. Aunque las políticas de muestra están firmadas y fechadas, no existe ningún requisito que lo exija.

E.O. 11246 AAP

• Análisis de utilización: determinación de la disponibilidad §60-2.14 – Es interesante cómo la muestra utiliza los datos del censo de 2000 y, en el análisis de la muestra, el motivo de la ponderación aparece en blanco. El análisis de disponibilidad de la muestra es muy rudimentario y no ofrece orientación ni claridad sobre cómo realizar el análisis, calcular el factor uno o identificar los alimentadores. Es posible que los nuevos contratistas no sean conscientes de que deben tener en cuenta múltiples áreas de contratación razonables y/o categorías ocupacionales del censo en función de su metodología de contratación y los puestos dentro de los grupos de trabajo. No es un buen ejemplo que la OFCCP espere que los contratistas utilicen los datos del censo de 2010 y expliquen cómo llegaron al valor ponderado de los dos factores, tal y como se articula en el FCCM. El FCCM proporciona más orientación que no se ilustra en el plan de muestra, como se indica a continuación:
  1. Factor 1: para cada grupo de puestos, el contratista debe identificar y proporcionar una breve explicación de los motivos por los que se ha seleccionado esa zona de contratación. El contratista debe utilizar la información estadística más reciente y discreta disponible para obtener las cifras de disponibilidad.
  2. Factor 2: para cada grupo de puestos, el contratista debe identificar el conjunto de empleados promocionables, transferibles y capacitables, y proporcionar una breve explicación de los motivos por los que se ha seleccionado ese conjunto.

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• Identificación de áreas problemáticas §60-2.17(b): la tabla de muestra consta de dos columnas: áreas de interés y medidas correctivas. Yo diría que la normativa exige identificar las áreas problemáticas, pero no necesariamente las medidas correctivas que va a tomar el contratista. La sección 60-2.17(b) establece que «el contratista debe realizar análisis en profundidad de todo su proceso de contratación para determinar si existen obstáculos a la igualdad de oportunidades en el empleo y dónde se encuentran».
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• Datos de apoyo – Actividad del personal §60-2.17(b)(2) – Los datos de apoyo se proporcionan en forma de gráficos y hay numerosos aspectos preocupantes en cuanto a la forma en que se presentan los datos. También me parece interesante que los gráficos aparezcan después de la sección «Sistema de auditoría interna y presentación de informes» y antes de la sección «Directrices sobre discriminación por motivos de religión u origen nacional». En mi opinión, esto hace que parezca que forman parte del plan, en lugar de ser datos de apoyo complementarios. Se incluyen los siguientes gráficos:
  • • Actividad del personal: los gráficos de muestra informan sobre la siguiente actividad:
      • Contrataciones externas
      • Solicitantes externos
      • Promociones – Into Job Group
      • Promociones – Dentro del grupo de puestos
      • Bajas voluntarias y jubilaciones
      • Despidos involuntarios
      • Despidos
      • Recordatorios

      En la columna «Total», se indica «contar cada persona solo una vez». Con respecto a los solicitantes, ¿significa esto que si un solicitante presenta más de una solicitud para distintos puestos, solo debe contarse una vez para uno de los puestos?

      La sección §60-2.17(b)(2) identifica la actividad del personal como «flujo de solicitantes, contrataciones, despidos, ascensos y otras acciones relacionadas con el personal para determinar si existen disparidades en la selección». Los gráficos de muestra van mucho más allá de lo que se indica en la normativa. Aunque el §60-2.32 establece que «el contratista debe poner a disposición de la Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales, previa solicitud, los registros mantenidos de conformidad con el §60-1.12», esto no significa que los contratistas deban facilitar todos los datos en la sección de apoyo del AAP. La retención de registros §60-1.12 indica que «dichos registros incluyen, entre otros, los registros relativos a la contratación, la asignación, el ascenso, el descenso, el traslado, el despido o la rescisión, las tarifas salariales u otras condiciones de remuneración, y la selección para formación o aprendizaje, etc.».

      Otras dos referencias de la OFCCP que respaldan la afirmación de no proporcionar ningún dato más allá de los solicitantes, contrataciones, ascensos y despidos incluyen:

      1. El FCCM (página 32, Revisión de los datos de apoyo para la aceptabilidad): «Para cada grupo de puestos o cargo, los datos de apoyo en cada área principal de actividad del personal (por ejemplo, flujo de solicitantes, contrataciones, ascensos y despidos) deben incluir, como mínimo, el número total de acciones, el número total de acciones para las mujeres y el número total de acciones para las minorías».
      2. Carta de programación de auditoría: el punto n.º 18 solicita «datos sobre su actividad laboral (solicitantes, contrataciones, ascensos y despidos)». En cuanto a los ascensos, la carta de programación solicita a los contratistas que incluyan la definición de ascensos y la base sobre la que se recopilan y presentan los datos. Los contratistas no están limitados a presentar sus datos de ascensos tal y como se indica en el plan de muestra.

   

  • Registro de flujo de solicitantes: aunque la muestra es muy rudimentaria, los contratistas deben evitar proporcionar esta información a toda costa. En ninguna parte de la normativa ni en ninguna otra referencia de la OFCCP se exige proporcionar el registro de flujo de solicitantes, a menos que se solicite para respaldar el artículo §60-1.12 durante una revisión.

   

• Cumplimiento de las Directrices sobre discriminación sexual §60.20: irónicamente, esta sección no aparece en la muestra.

AAP para la Sección 503 y veteranos protegidos : la muestra de la OFCCP identifica al contratista de la muestra como FCI. Dado que hay mucho solapamiento entre estos dos planes, he agrupado mis comentarios; sin embargo, he señalado los casos en los que solo es aplicable a un plan específico.

• • Revisión del proceso de personal §60-741-44(b) (solo IWD AAP): el texto de muestra del IWD AAP indica que el contratista «proporciona el formulario de autoidentificación prescrito por la OFCCP a todos los solicitantes junto con los formularios de solicitud en papel requeridos por FCI». Los formularios de solicitud no son obligatorios para los solicitantes.

• • Revisión de los requisitos físicos y mentales para el puesto de trabajo §60-741-44(c) y §60-300.44(c) – «FCI también lleva a cabo una revisión periódica de todos los requisitos de aptitud física y mental para el trabajo cada tres años (excepto aquellos requisitos que FCI haya revisado en los 12 meses anteriores) con el fin de garantizar que, en la medida en que dichos requisitos tiendan a excluir a personas cualificadas con discapacidades, estén relacionados con el trabajo y sean coherentes con las necesidades empresariales». No existe ningún requisito específico que obligue a realizar esta revisión cada tres años; sin embargo, el contratista está obligado a «cumplir un calendario de revisión».

• • Sistema de auditoría y presentación de informes §60-741.44(h) y §60—300.44(h) – «El director ejecutivo también ha ordenado al director de Recursos Humanos que presente un informe trimestral en el que se documenten los esfuerzos de FCI por cumplir con sus responsabilidades en materia de igualdad de oportunidades en el empleo y planes de acción afirmativa...». No existe ningún requisito que establezca la forma y la frecuencia con la que debe proporcionarse esta información.Los siguientes documentos se conservan como parte del proceso de auditoría interna de FCI: (2) Resumen de datos sobre la actividad del personal, incluidas las ofertas de trabajo externas y las contrataciones, los ascensos, las dimisiones, los despidos y los despidos colectivos por grupo de trabajo en relación con las personas con discapacidad». La normativa establece que es necesario documentar las medidas adoptadas para cumplir con los requisitos de auditoría interna; sin embargo, no identifica específicamente este tipo de actividad del personal.

• • Responsabilidad de la implementación de AAP §60-300.44(i) y §60-741.44(i) – El punto 7 establece «Proporcionar a los gerentes de departamento copias del Programa de Acción Afirmativa (excepto los elementos que no se divulgan por motivos de confidencialidad) y revisar el programa...». No existe ningún requisito de proporcionar a los gerentes una copia del plan.

• • Datos de apoyo: la OFCCP proporciona varios gráficos a modo de ejemplo, pero los contratistas no están obligados a utilizarlos tal y como se muestran. Al igual que en el AAP de la Orden Ejecutiva 11246, en el gráfico de actividad del personal, la OFCCP vuelve a ampliar los límites al identificar los despidos y las reincorporaciones, así como al incluir un registro del flujo de solicitantes.

• • Análisis de utilización §60-741.45(d) (solo plan IWD): también hay una nota al pie que dice: «Si el número de empleados en uno o más de los grupos laborales de un contratista es tan pequeño que la identidad de un empleado con discapacidad sería fácilmente discernible, los datos de ese grupo o grupos laborales deben omitirse de cualquier copia del AAP que se difunda o se ponga a disposición del público para su inspección, a fin de garantizar la confidencialidad». Dado que la OFCCP no identifica lo que entiende por «pequeño», esto deja abierta la posibilidad de que los contratistas excluyan estos datos de su plan.

• Otros: el plan no incluye ninguna cláusula que identifique la obligación del contratista de comunicar su política y el cartel «La igualdad de oportunidades en el empleo es ley» a los solicitantes externos. Esto se suele hacer publicando la política y el cartel en la página de empleo del sitio web de la empresa. El plan de muestra sí establece estas obligaciones para los empleados en la sección «Difusión interna de la política».

Para resumir mis pensamientos, me gustaría terminar con una interesante historia real. Hace años, una empresa se puso en contacto conmigo porque utilizaba el modelo de AAP de la OFCCP como guía para desarrollar su propio AAP. Enviaron el plan a la OFCCP tras recibir una carta de programación. La OFCCP les comunicó que el plan no era aceptable y que debían buscar un consultor que les ayudara a desarrollar un plan que cumpliera con la normativa.

No comprender los requisitos legales y seguir al pie de la letra los planes de muestra puede acarrearle consecuencias irreparables durante una auditoría. En su lugar, siga el consejo de la OFCCP de personalizar los planes para «reflejar la estructura organizativa, las políticas, las prácticas, los programas y los datos del contratista». Esto le permitirá flexibilidad para desarrollar los planes y los documentos de apoyo de manera coherente con la normativa.

Este artículo no pretende ser un asesoramiento jurídico. Para obtener asistencia legal, consulte a un abogado profesional. Copyright © Workplace Dynamics 2015

Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.