Nunca es un día feliz cuando su empresa recibe una carta de la Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP) del Departamento de Trabajo de los Estados Unidos en la que se le informa de que su empresa será sometida a una revisión de cumplimiento de la acción afirmativa. Sin embargo, hay algunos errores comunes que cometen las empresas al inicio de una revisión de cumplimiento y que pueden tener importantes repercusiones en el resultado final de la misma. En este artículo vamos a describir algunos de estos errores.
Para aquellos lectores que nunca han pasado por una revisión de cumplimiento de la OFCCP, el proceso comienza cuando la agencia envía lo que denomina una «carta de programación» a una empresa. La carta de programación informa a la empresa qué ubicación se someterá a la revisión de cumplimiento y le da 30 días para presentar cierta información. A la carta de programación se adjunta una lista detallada con 22 elementos distintos que deben formar parte de la presentación a la OFCCP. Hasta octubre de 2014, la lista detallada solo incluía 11 elementos, pero posteriormente se modificó en parte para adaptarse a las revisiones de la OFCCP de sus reglamentos relativos a los veteranos y las personas con discapacidad y, en parte, para adaptarse a otras iniciativas de la OFCCP.
¿Tiene la OFCCP derecho a realizar una revisión de su empresa?
Error común n.º 1: No determinar si la OFCCP tiene derecho a realizar una revisión en su empresa.
Las empresas tienden a asumir que, si han recibido una carta de programación de la OFCCP, la agencia tiene derecho a realizar una revisión de su empresa. Sin embargo, la OFCCP solo tiene derecho a realizar revisiones de contratistas y subcontratistas federales. Incluso en ese caso, existen ciertos umbrales monetarios en la normativa federal que limitan el número de empresas que pueden ser objeto de una revisión por parte de la OFCCP. No es raro que la OFCCP envíe indebidamente una carta de programación a una empresa porque está analizando datos antiguos o inexactos sobre ella. Las empresas que no son contratistas o subcontratistas federales no se benefician al marcar incorrectamente la casilla del informe federal EEO-1 que indica que están sujetas a las regulaciones federales de acción afirmativa. Antes de enviar información a la OFCCP, las empresas deben determinar si, de hecho, están sujetas actualmente a las regulaciones federales de acción afirmativa. Si una empresa cree que no está sujeta, debe considerar la posibilidad de impugnar el derecho de la OFCCP a realizar una revisión.
Examine los planes de acción afirmativa que se presentarán a la OFCCP.
Error común n.º 2: No revisar los informes estadísticos que forman parte de los planes de acción afirmativa de su empresa.
Una vez que una empresa determina que está sujeta a las regulaciones de la OFCCP, es el momento de revisar los planes de acción afirmativa (AAP) que la empresa ha preparado y el resto de la información que debe presentarse a la OFCCP. Dado que los informes estadísticos del AAP de la Orden Ejecutiva 11246 (es decir, el AAP para minorías y mujeres) constituirán gran parte de la base de la revisión de cumplimiento de la OFCCP, es importante revisar cuidadosamente cada informe estadístico que se presente. Los informes estadísticos deben ser precisos y completos. Los informes estadísticos que falten o sean inexactos y que se soliciten en la lista detallada darán lugar a problemas durante la revisión de cumplimiento. Es importante evitar hacer suposiciones sobre la calidad de los informes estadísticos que provienen del sistema de información de recursos humanos de su empresa o que son proporcionados por un proveedor. Una revisión exhaustiva de todos los informes estadísticos es un paso necesario para que la revisión de la OFCCP sea satisfactoria.
Error común n.º 3: Crear grupos de puestos que se correspondan con las categorías EEO-1
El análisis de grupos laborales es un informe estadístico fundamental en un plan de acción afirmativa. Se utiliza para establecer objetivos de colocación para minorías y mujeres, y ahora se utiliza para crear un análisis de utilización para personas con discapacidades. La OFCCP también tiende a analizar otros tipos de datos, incluidos los datos de actividad del personal y los datos de compensación, por grupo laboral, independientemente de si esta es la mejor o más adecuada forma de analizar estos datos.
Muchas empresas crean grupos de puestos utilizando las categorías EEO-1 como sustituto de los grupos de puestos. Teniendo en cuenta la importancia de los grupos de puestos en los análisis de la OFCCP de diversos datos estadísticos, esto puede ser un grave error. Las categorías EEO-1 tienden a combinar puestos de trabajo diferentes. Por ejemplo, la categoría EEO-1 2 incluye ingenieros, contables y profesores. Estos tres tipos de puestos tienen requisitos muy diferentes y tienden a atraer a grupos de candidatos con características demográficas muy distintas. Otro ejemplo es la categoría 7 de EEO-1, que incluye a montadores y soldadores. Una vez más, estos puestos de trabajo tienen requisitos muy diferentes y atraen a grupos de candidatos con características demográficas muy distintas. De hecho, mientras que puede ser bastante fácil crear grandes grupos de candidatos para muchos tipos de puestos de montador, a menudo es difícil encontrar candidatos para cualquier tipo de puesto de soldador. Crear un grupo de puestos que incluya tanto a ingenieros como a contables, o un grupo de puestos que incluya tanto a montadores como a soldadores, tiende a sesgar drásticamente los datos asociados a estos grupos de puestos. Las empresas deben considerar cuidadosamente los tipos de puestos que contiene cada grupo de puestos y asegurarse de que los grupos de puestos contengan puestos que realmente tengan requisitos similares y grupos de candidatos similares.
Incluso cuando muchos empleados ocupan el mismo tipo de puesto, utilizar las categorías EEO-1 como sustituto de los grupos de puestos de trabajo puede dar lugar a evaluaciones inadecuadas de los datos. Por ejemplo, una empresa que emplea a muchos ingenieros puede tener ingenieros de nivel inicial, ingenieros de nivel medio e ingenieros superiores. Si los puestos de ingeniería de nivel medio y superior se cubren mediante ascensos, mientras que los puestos de ingeniería de nivel inicial se cubren mediante contrataciones, combinar a todos los ingenieros en un solo grupo de puestos de trabajo vuelve a sesgar drásticamente los datos asociados a estos puestos. La OFCCP puede hacer suposiciones sobre la contratación y la disponibilidad de candidatos para todos los puestos de ingeniería que solo son aplicables a los puestos de ingeniería de nivel inicial. En tal situación, una empresa debería considerar la posibilidad de crear grupos de puestos de trabajo separados para cada nivel.
Error común n.º 4: No revisar la información narrativa de los planes de acción afirmativa de su empresa.
Aunque la OFCCP es conocida por no leer las secciones narrativas de los planes de acción afirmativa, es probable que la agencia se interese mucho más que en el pasado por los componentes narrativos del AAP para veteranos y personas con discapacidades. Esto se debe en parte a que ciertas narrativas que deberían figurar en ese AAP se solicitan en la lista detallada revisada de la OFCCP. Las empresas deben revisar cuidadosamente cualquier descripción que se encuentre en el AAP de la Orden Ejecutiva o en el AAP para veteranos y personas con discapacidades, a fin de garantizar que estas descripciones sean precisas y comprensibles. Las secciones descriptivas de un AAP deben utilizarse para analizar situaciones que, naturalmente, requieren una explicación, como una reducción reciente del número total de empleados en las instalaciones de una empresa. Las descripciones del AAP también deben utilizarse para presentar a la empresa de la forma más positiva posible ante la OFCCP.
No envíe más información de la necesaria.
Error común n.º 5: Enviar información sobre más de un «establecimiento» a la OFCCP
Cuando la OFCCP envía una carta de programación a una empresa, la carta se envía generalmente a un «establecimiento». (Las excepciones a esto se dan en situaciones en las que la OFCCP está llevando a cabo una revisión de una unidad funcional que forma parte de un acuerdo AAP funcional, o cuando la OFCCP está llevando a cabo una revisión de una sede corporativa). El texto de la carta de programación dice lo siguiente:
El Departamento de Trabajo de los Estados Unidos, Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP), ha seleccionado su establecimiento ubicado en [dirección específica] para una evaluación de cumplimiento.
La carta de programación no solicita información sobre toda la empresa (a menos que la empresa tenga una sola instalación), ni solicita información sobre todas las instalaciones de una ciudad o todas las instalaciones de una unidad de negocio en particular. Solicita información sobre un «establecimiento», que la OFCCP suele considerar como un edificio situado en una dirección concreta. Por lo general, las empresas NO deben presentar información sobre los empleados y la actividad del personal fuera del establecimiento identificado en la carta de programación, a menos que se dé una de las siguientes circunstancias:
-
- Los empleados se incluyen porque son seleccionados por los gerentes del establecimiento elegido para una revisión de cumplimiento.
- Se incluye a los empleados porque trabajan solos en un territorio de ventas o servicios y dependen de los gerentes del establecimiento seleccionado para una revisión de cumplimiento.
La OFCCP permite a las empresas incluir la actividad de los empleados y el personal de establecimientos con menos de 50 empleados en los planes de acción afirmativa de un establecimiento mayor relacionado. Sin embargo, desde una perspectiva estratégica, puede tener sentido preparar planes de acción afirmativa separados para estos establecimientos más pequeños con el fin de limitar la información que se envía a la OFCCP.
Error común n.º 6: Presentar un registro de solicitantes en lugar de datos resumidos sobre los solicitantes.
La OFCCP tiene un interés de larga data en determinar si existen disparidades en la contratación de candidatos de una raza o género en particular. Para comenzar su investigación sobre la existencia de tales disparidades, el punto 18 de la lista detallada solicita «el número total de candidatos y el número total de contrataciones» en el establecimiento correspondiente por grupo de trabajo o puesto, incluyendo el desglose por raza y género de estos candidatos y contratados. Lo que la lista detallada NO solicita es un «registro de solicitantes», y las empresas no están obligadas a proporcionar datos detallados sobre lo que ocurrió con cada candidato cuando se envía la información inicialmente a la OFCCP. Si bien la OFCCP tiene derecho a solicitar información adicional sobre los solicitantes, especialmente si encuentra una disparidad estadística en la información presentada originalmente, la presentación de un registro de solicitantes en la fase inicial de la revisión de cumplimiento puede plantear más preguntas de las que puede resolver.
Error común n.º 7: Presentar un análisis del índice de impacto u otra información que apunte a una disparidad estadística.
La lista detallada requiere la presentación de datos resumidos sobre los solicitantes, las contrataciones, los ascensos y los despidos. Si bien los contratistas y subcontratistas federales están obligados a realizar análisis de la actividad del personal, ni la lista detallada ni las regulaciones federales exigen la presentación de análisis de la tasa de impacto u otros informes que puedan mostrar algún tipo de disparidad estadísticamente significativa. Para una empresa es valioso saber dónde existen esas disparidades y dónde la OFCCP podría hacer preguntas. Sin embargo, no tiene mucho sentido presentar un informe a la OFCCP que pueda indicar a la agencia un área que merece ser investigada. La presentación de un análisis de la tasa de impacto u otro informe estadístico a la OFCCP que muestre claramente una disparidad puede demostrar que una empresa está realizando un análisis eficaz de sus datos, pero también puede llevar a la OFCCP a investigar áreas que, de otro modo, la agencia habría ignorado durante una revisión de cumplimiento.
Evite hacer admisiones sobre problemas importantes que hayan ocurrido.
Error común n.º 8: Confesar tus pecados
La presentación de un análisis de la tasa de impacto que muestra una disparidad estadística es un tipo de error grave que cometen los contratistas y subcontratistas federales. Las empresas están obligadas a evaluar sus esfuerzos y discutir las medidas que han tomado para aplicar las normas de acción afirmativa en sus AAP. Sin embargo, las empresas NO están obligadas a hacer declaraciones ni a proporcionar información que pueda sugerir un incumplimiento significativo de la igualdad de oportunidades o de las normas de acción afirmativa. Los AAP no deben incluir declaraciones como «Las estadísticas sugieren que hubo discriminación contra las candidatas» o «Una revisión de nuestras prácticas de personal sugiere que la empresa no ha remunerado adecuadamente a los empleados varones». Confesar los propios pecados a la OFCCP tiene más probabilidades de dar lugar a un acuerdo de conciliación que exija la adopción de medidas que a un perdón por las transgresiones cometidas en el pasado. Si las estadísticas sugieren claramente que existe un problema, cualquier descripción del AAP que se redacte sobre este problema debe centrarse en la solución del mismo o en las razones por las que las estadísticas pueden no presentar una imagen fiel de la situación.
Presta atención a la lista detallada.
Error común n.º 9: No presentar todos los elementos que figuran en la lista detallada.
Con su ampliación de 11 a 22 puntos, será fácil que los contratistas y subcontratistas federales olviden inadvertidamente presentar la información que responde a cada uno de los puntos de la lista detallada. Lamentablemente, la OFCCP esperará que las empresas respondan a los 22 puntos, incluso si la respuesta es «Este punto no es aplicable por la siguiente razón...». Por ejemplo, durante 2015, habrá una serie de empresas que se someterán a revisiones de cumplimiento de la acción afirmativa y que no habrán recopilado los datos sobre la condición de veterano y discapacidad del año anterior que se exigen en los puntos 9 y 13. En lugar de ignorar estos puntos, se debe informar a la OFCCP sobre cualquier medida que la empresa esté tomando actualmente para cumplir con las disposiciones de cada punto de la lista detallada.
Algunos de los cambios en la lista detallada requieren más información de cada empresa que se somete a una revisión de cumplimiento de la acción afirmativa que la que se presentaba en revisiones de cumplimiento anteriores. Esto es especialmente cierto en el caso de la presentación de información sobre remuneraciones. Mientras que la versión anterior de la lista detallada solo exigía la presentación de datos resumidos sobre remuneraciones, la versión actual de la lista detallada exige información detallada sobre cada empleado que figure en el análisis de la plantilla del AAP de la Orden Ejecutiva 11246. No será suficiente presentar datos resumidos u omitir la información que se exige explícitamente en la lista detallada.
Error común n.º 10: No indicar a la OFCCP cómo encontrar los elementos requeridos en la lista detallada.
Muchas empresas harán un trabajo eficaz a la hora de proporcionar toda la información solicitada en la lista detallada. Sin embargo, dado que ahora se solicitan tantos elementos y que estos probablemente estén dispersos en los AAP y otra información que se envía a la OFCCP, puede resultar difícil para la OFCCP encontrar los 22 elementos. Las empresas se ayudarán a sí mismas durante las revisiones de cumplimiento proporcionando a los responsables de cumplimiento de la OFCCP algún tipo de hoja de ruta sobre dónde encontrar estos 22 elementos.
Resumen
Con todos los cambios que se están produciendo en el ámbito de la acción afirmativa, las revisiones de cumplimiento de la OFCCP se han convertido en tareas muy complicadas. Los contratistas y subcontratistas federales pueden ayudarse mucho a sí mismos evitando algunos de los errores comunes mencionados anteriormente que las empresas cometen habitualmente al inicio de una revisión de cumplimiento. Al evitar estos errores, una empresa sometida a revisión puede demostrar a la OFCCP que comprende la normativa federal sobre acción afirmativa y puede acelerar la conclusión de la revisión.
Nota: Nada de lo que se incluye en este artículo pretende ser un consejo legal ni sustituir el asesoramiento profesional sobre las circunstancias particulares de su organización. Todos los materiales originales tienen derechos de autor © HR Analytical Services Inc. 2015.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
