Al igual que en la cocina, un programa de acción afirmativa (AAP) solo es tan bueno como cada uno de sus ingredientes. El ingrediente más importante para que un AAP tenga éxito son los datos de calidad. Los contratistas federales harían bien en dedicar más tiempo a comprender este ingrediente antes de empezar a mezclar los demás.
En pocas palabras, cualquier análisis de las actividades del personal de un contratista federal o del progreso en el cumplimiento de los objetivos de colocación solo es tan bueno como los datos iniciales que se utilizan para crear los análisis. Esto es especialmente cierto a la luz de la práctica de la Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP) de «seguir los números» en las revisiones de cumplimiento, un enfoque que se centra en todos los hallazgos de impacto adverso estadísticamente significativos, independientemente de quién sea el grupo protegido. Sin embargo, con demasiada frecuencia, los contratistas federales de todos los tamaños tienen dificultades para gestionar la gran cantidad de datos sobre contratación y personal que recopilan cada año.
Los contratistas deben tener en cuenta los siguientes consejos para mejorar la gestión de datos:
- Los contratistas deben revisar todos los requisitos de datos del AAP con su equipo de sistemas de datos. Por ejemplo, al preparar un AAP anual, ¿recopila datos de los candidatos de todas las personas que presentaron su solicitud durante el período de un año, o solo de aquellas personas que solicitaron puestos para los que hubo una contratación durante el período de un año? Dado que se está analizando la actividad de selección, una buena práctica es realizar una «ingeniería inversa» de los datos de los solicitantes, lo que significa que primero se identifican todas las decisiones de selección relevantes y luego se desarrollan los grupos de solicitantes para cada decisión. Lo menos útil, y lo que probablemente cause más problemas, es el uso de un «volcado de datos» para este ingrediente del AAP.
- Comience por el principio y revise las categorías laborales EEO-1, la codificación del plan AAP y los registros de la estructura de los grupos laborales. Dado que estos elementos de datos no se revisan con frecuencia, con el tiempo estos registros dejan de reflejar la realidad actual de su lugar de trabajo. Al revisar los grupos laborales, los contratistas deben recordar que no existe un requisito de tamaño específico para los grupos laborales, ¡incluso se permite un grupo laboral de una sola persona!
- Los contratistas deben revisar anualmente sus procesos de seguimiento de candidatos para asegurarse de que mantienen los datos por solicitud, siempre que sea posible, y la información detallada sobre la resolución. Esto incluye información sobre la «etapa» (la fase del proceso de contratación en la que se rechazó al candidato, como la revisión del currículum, la entrevista telefónica o la entrevista con el responsable) y el «estado» (el motivo por el que se rechazó al candidato).
- Los contratistas también deben auditar sus prácticas de gestión de datos y mantenimiento de registros de forma proactiva, antes de que se programe una revisión de cumplimiento de la OFCCP. Con demasiada frecuencia, los problemas con los datos pasan desapercibidos hasta que la OFCCP comienza a hacer preguntas detalladas sobre los datos de las actividades del personal de un contratista.
Aunque solo sea una parte de un AAP conforme, la gestión eficaz de los datos es fundamental para su éxito general.
Para obtener más información sobre la importancia de la gestión de datos en su AAP, póngase en contacto con un experto en cumplimiento normativo de Berkshire llamando al 800.882.8904.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
