Mientras el mundo de los contratistas federales espera a ver cómo la Casa Blanca de Trump dará forma a las tácticas de aplicación de la OFCCP, hay una herramienta de la Agencia que es poco probable que desaparezca en un futuro próximo: la entrevista con el responsable de compensaciones. No hay duda de que, incluso en una administración republicana, la «igualdad salarial» seguirá siendo una de las principales prioridades de la Agencia en materia de cumplimiento. Hasta la fecha, ninguna iniciativa ha sido tan fructífera para las investigaciones de la Agencia sobre la «brecha salarial» como estas entrevistas.
Historia de la entrevista con el director de compensación
Los contratistas federales saben que cada uno de sus planes de acción afirmativa («AAP») puede estar sujeto a una revisión periódica de cumplimiento por parte de la OFCCP. La OFCCP inicia estas auditorías enviando una«carta de programación»que exige al contratista presentar su AAP e información adicional de apoyo a una oficina de distrito específica de la OFCCP en un plazo de 30 días naturales. Tradicionalmente, estas presentaciones han marcado la pauta de la revisión de cumplimiento. Antes, una presentación sin objetivos incumplidos ni impacto adverso daba lugar a un cierre rápido y a la conclusión de que no se habían infringido la Orden Ejecutiva 11246, la VEVRAA o la Sección 503 de la Ley de Rehabilitación.
Pero los tiempos han cambiado. Ahora, aunque una presentación repleta de indicadores estadísticos seguirá dando lugar a una revisión larga y complicada, una presentación «limpia» ya no es un indicador fiable de un cierre rápido, porque la OFCCP está profundizando y explorando caminos impredecibles en un ámbito plagado de riesgos ocultos: los datos sobre remuneración.
Desde que implementó la Directiva 307 («Procedimientos para revisar los sistemas y prácticas de remuneración de los contratistas») en febrero de 2013, la OFCCP ha tenido dificultades para cumplir el objetivo de la Directiva de realizar análisis más profundos y ad hoc de las prácticas de remuneración de los contratistas. Al principio, la agencia dio «pequeños pasos» para alejarse de su enfoque anterior de investigar los salarios mediante análisis de cohortes de uno o dos individuos que buscaban razones para las diferencias salariales entre personas específicas. La comunidad de contratistas aceptó esos cambios con naturalidad. Al fin y al cabo, ese enfoque no difiere sustancialmente de la prueba «dos por dos» que la OFCCP había aplicado anteriormente para identificar los puestos de trabajo que tenían más probabilidades de presentar diferencias salariales discriminatorias.
Poco después, sin embargo, el enfoque de la OFCCP evolucionó hacia una «prueba de activación» secreta que evaluaba los riesgos de discriminación salarial basándose en los resultados de análisis básicos y comparaciones de las diferencias salariales medias dentro de un grupo. Aunque los umbrales específicos fluctuaban con el tiempo, la estrategia era la misma: identificar las plantillas numerosas con mayores diferencias salariales y profundizar en los casos en los que un gran número de personas pudiera verse afectado por la discriminación salarial.
Durante el último año, el enfoque de la OFCCP ha vuelto a cambiar. Ahora, aprovechando el poder de las estadísticas, la OFCCP intenta realizar análisis de regresión múltiple sofisticados en cada auditoría. Esto supone un cambio significativo con respecto a los enfoques anteriores.
Para llevar a cabo estos análisis estadísticos avanzados, la OFCCP necesita más información de la que recopila a través de la carta de programación. El punto 19 de la carta de programación exige que cada contratista presente a la OFCCP, en su presentación inicial de la auditoría, datos sobre la remuneración de los empleados que reflejen el género, la raza/etnia, la fecha de contratación, el puesto de trabajo, la categoría EEO-1, el grupo de trabajo, el «salario base y/o la tasa salarial», las «horas trabajadas en una semana laboral típica» y «otras compensaciones o ajustes salariales, como bonificaciones, incentivos, comisiones, aumentos por méritos, pagos por localidad o horas extras». Véase la lista detallada, punto 19. Sin embargo, la remuneración de cada empleado se compone de muchas más decisiones individuales, que se producen a lo largo de la carrera profesional del empleado, que las enumeradas en el punto 19.
Por ejemplo, las calificaciones de rendimiento, la experiencia previa relacionada, la formación, si el empleado trabajaba anteriormente en una empresa que el contratista adquirió (y su salario en dicha empresa), los factores del mercado, el salario inicial, la elegibilidad para determinados tipos de remuneración y la calidad y/o cantidad del trabajo del empleado pueden contribuir a la remuneración real de cada empleado. Sin embargo, datos como estos no figuran en lo que la OFCCP puede analizar al inicio de una auditoría. Del mismo modo, los datos solicitados en el punto 19, como la fecha de contratación, el puesto, la categoría EEO-1, el grupo profesional, el salario base o la tarifa salarial, o las horas de trabajo habituales, no suelen influir, por ejemplo, en las comisiones de un empleado.
El gran problema al que se ha enfrentado la OFCCP es que los sistemas de remuneración de los contratistas son únicos, matizados y complicados. No existe una solución única para todos los casos cuando se trata de investigaciones eficaces sobre la remuneración. La OFCCP no solo necesita más información sobre la remuneración que la que proporciona el punto 19, sino que también necesita información más personalizada que le ayude a comprender las prácticas únicas de cada contratista. Para compensar las deficiencias del punto 19, la Agencia está recurriendo a entrevistas con los responsables de remuneración, y las solicita en las primeras fases de las auditorías.
Por qué las entrevistas con el responsable de compensaciones pueden ser decisivas para el éxito o el fracaso de una auditoría
En una entrevista con el responsable de remuneraciones, la Agencia habla directamente con un representante de la empresa para tratar temas como cómo se toman las decisiones salariales y qué factores se tienen en cuenta. Las respuestas a estas preguntas pueden ayudar a los estadísticos de la OFCCP a personalizar los datos analizados y perfeccionar sus modelos estadísticos avanzados para obtener conclusiones más precisas y defendibles sobre las diferencias salariales.
La Agencia ha descubierto que la información obtenida durante las entrevistas puede arrojar luz sobre cómo analizar la plantilla del contratista y qué variables influyen en la remuneración... 
Además, la OFCCP está utilizando esta potente herramienta en las primeras fases de las auditorías. La agencia ha aprendido que la información obtenida durante las entrevistas puede arrojar luz sobre cómo analizar la plantilla del contratista y qué variables influyen en la remuneración de cada grupo de puestos, cargo, categoría salarial, etc. Las notas de la OFCCP de las primeras entrevistas con los responsables de remuneración proporcionan una hoja de ruta para que la agencia determine qué «grupos de análisis salarial» analizar (tal y como contempla la Directiva 307 ) y qué variables incluir en sus análisis. De hecho, los contratistas suelen recibir una solicitud inmediatamente después de una entrevista inicial con el responsable de remuneración en la que se solicitan datos detallados sobre los elementos que, según la entrevista, influyen en la remuneración.
Estas solicitudes de algunas oficinas de la OFCCP están estrictamente adaptadas para centrarse en datos específicos de los grupos concretos que el responsable de remuneraciones ha identificado como potencialmente relevantes para el salario. Otras, sin embargo, exigen todos los datos de todos los empleados, sin excepción. En algunas revisiones, la OFCCP ha exigido al contratista que proporcione datos sobre la formación y la experiencia previa para puestos de trabajadores de nivel inicial, a pesar de que todos los empleados con los puestos en cuestión ganan exactamente el mismo salario, independientemente de su formación o experiencia previa. Cuando se le ha presionado, la OFCCP ha explicado que, dado que los datos solicitados se identificaron durante la entrevista con el responsable de compensación, eran por lo tanto relevantes.
Por lo tanto, las primeras entrevistas con los responsables de compensación constituyen ahora un punto de inflexión en la revisión. Si la entrevista transcurre satisfactoriamente, es más probable que los contratistas eviten una investigación exhaustiva basada en la compensación y agilicen el resto de la revisión, tal y como ocurría con las solicitudes originales «limpias» en «los buenos viejos tiempos». Sin embargo, si sale mal, los contratistas deben esperar solicitudes de datos voluminosas y pesadas, y una revisión prolongada que puede durar años. En una revisión reciente, por ejemplo, la OFCCP emitió una solicitud de datos de 96 puntos tras una entrevista en la que se exigía que se completaran todos los datos de cada empleado, independientemente de las prácticas salariales reales de la empresa.
¿Qué pueden hacer los contratistas para prepararse para las entrevistas con el director de compensación?
En este contexto, los contratistas harían bien en prepararse a fondo para una solicitud anticipada de entrevista con el responsable de compensación. En las entrevistas, los contratistas deben evitar declaraciones que carezcan de enfoque o declaraciones poco hábiles que sugieran que la compensación es sencilla, que los puestos pueden ser similares entre sí o que factores similares pueden influir en la remuneración de varios puestos y/o grupos de puestos. Y hay que tener cuidado con las preguntas o respuestas que sugieran que las cosas «siempre» o «nunca» ocurren. La administración de la remuneración rara vez es tan «blanca o negra» (perdón por el juego de palabras sobre la diversidad). Más bien, la mayoría de los sistemas de remuneración son matizados y complejos, y los contratistas deben asegurarse de que la OFCCP comprenda que las decisiones sobre la remuneración pueden basarse en muchos factores diferentes, dependiendo de la situación.
Más importante aún, antes de discutir cualquier práctica salarial con la OFCCP, los contratistas deben preparar (bajo el privilegio abogado-cliente) los mismos análisis estadísticos avanzados que la OFCCP llevará a cabo en última instancia. Los contratistas harán bien en utilizar los resultados de esos análisis para confirmar su comprensión de sus propios sistemas de remuneración y fundamentar su estrategia para la entrevista.
La realidad es que los «buenos viejos tiempos» de las auditorías predecibles de la OFCCP han quedado atrás. La OFCCP sigue creyendo que existe discriminación salarial en la población activa estadounidense y la agencia seguirá buscando con lupa las pruebas que necesita para acabar con las diferencias salariales. Lo mejor es dar por hecho que pronto se solicitará una entrevista con el responsable de remuneraciones y prepararse en consecuencia.
Para hablar sobre las mejores prácticas relacionadas con el cumplimiento de la OFCCP, la defensa ante auditorías, las entrevistas con los responsables de compensación y los análisis de igualdad salarial, póngase en contacto con Scott Pechaitis en el 303-876-2201, o [email protected], o con Chris Patrick en el 303-876-2202, o [email protected].
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Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
