El 1 de febrero de 2016, la Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC) publicó un aviso de su intención de modificar el informe anual EEO-1 para incluir datos sobre remuneración. La recopilación de datos sobre remuneración propuesta por la EEOC tiene algunas similitudes con una propuesta publicada por la Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP) del Departamento de Trabajo de los Estados Unidos en 2015. Esa propuesta de la OFCCP solo habría afectado a los contratistas y subcontratistas federales, mientras que la propuesta de la EEOC afectaría a la mayoría de las empresas que deben preparar el informe EEO-1.
A continuación, ofrecemos algunas respuestas a preguntas que los empleadores pueden tener sobre la propuesta de la EEOC. Tenga en cuenta que estas preguntas y respuestas han sido elaboradas por HR Analytical Services. La EEOC tiene sus propias preguntas y respuestas, que están disponibles en su sitio web, en la dirección que se encuentra al final de este artículo.
- Pregunta: ¿Espera la EEOC que los empleadores comiencen a proporcionar datos sobre remuneraciones con la presentación de sus informes EEO-1 de 2016?
Respuesta: NO. La EEOC NO propone que se presenten datos sobre remuneración en 2016. - Pregunta: ¿Cuál es la fecha más temprana en la que se espera que los empleadores proporcionen datos sobre remuneración como parte del informe EEO-1?
Respuesta: La EEOC ha indicado que espera que los empleadores incluyan datos sobre remuneración en sus informes EEO-1 en 2017. - Pregunta: ¿Es seguro que la propuesta de la EEOC de añadir datos sobre remuneraciones al informe EEO-1 entrará en vigor en 2017?
Respuesta: NO. No hay garantía de que la propuesta de la EEOC se finalice a tiempo para la implementación de la recopilación de datos sobre remuneración en 2017. - Pregunta: ¿Cuáles son los siguientes pasos con respecto a esta propuesta?
Respuesta: La EEOC está recabando comentarios sobre su propuesta de añadir datos sobre remuneración al informe EEO-1 hasta el 1 de abril de 2016. Una vez finalizado este periodo, la EEOC deberá revisar los comentarios y abordar cualquier inquietud planteada en ellos. La EEOC puede optar por seguir adelante con la propuesta en su forma actual, realizar cambios significativos en la propuesta basándose en los comentarios recibidos o abandonar la propuesta por completo. A continuación, la EEOC debe obtener la aprobación de la Oficina de Gestión y Presupuesto (OMB) antes de que cualquier cambio en el informe EEO-1 pueda publicarse para su implementación. La OMB evaluará la propuesta de la EEOC en función de sus beneficios para el público y de la carga que pueda suponer para los empleadores la recopilación de datos adicionales. A continuación, la OMB aceptará el informe EEO-1 revisado de la EEOC tal y como se ha presentado, solicitará cambios en la propuesta de la EEOC o no tomará ninguna medida al respecto. Si la OMB aprueba alguna versión del informe EEO-1 revisado, la EEOC publicará un aviso sobre el informe EEO-1 revisado en el Registro Federal. Cualquier aviso en el Registro Federal relativo a la versión final del informe EEO-1 revisado incluirá una fecha para la implementación del informe revisado. - Pregunta: ¿Cuánto tiempo tardará la EEOC en obtener la aprobación de la OMB para el informe EEO-1 revisado?
Respuesta: Es difícil de decir. Si la propuesta de la EEOC genera una preocupación significativa entre el público y/o si la OMB tiene preocupaciones significativas sobre la propuesta, la EEOC podría tardar muchos meses en llegar a una versión aceptable del informe EEO-1 revisado. Es posible que la EEOC no pueda satisfacer todas las preocupaciones planteadas por el público y/o la OMB, y que esta propuesta nunca salga adelante. - Pregunta: ¿Qué organizaciones están cubiertas por la propuesta de la EEOC de recopilar datos sobre remuneraciones?
Respuesta: Las organizaciones con 100 o más empleados estarían obligadas a proporcionar datos sobre remuneraciones en virtud de esta propuesta. Actualmente, las organizaciones con 100 o más empleados deben presentar anualmente a la EEOC datos sobre raza, etnia y género. Los contratistas federales y los subcontratistas de primer nivel con al menos 50 empleados también deben presentar datos sobre raza, etnia y género a la EEOC. Según la revisión propuesta por la EEOC al informe EEO-1, las organizaciones con menos de 100 empleados estarían exentas de proporcionar datos sobre remuneración. Las organizaciones como las universidades, que actualmente están exentas de completar el informe EEO-1, seguirían estando exentas de completar cualquier parte del informe EEO-1. - Pregunta: ¿ Cómo se proporcionaría la información sobre remuneración a la EEOC?
Respuesta: Los empleadores seguirían comunicando los datos utilizando las 10 categorías EEO-1 y las clasificaciones de raza, etnia y género de la EEOC. Los datos sobre remuneración se comunicarían por 12 bandas salariales dentro de cada categoría EEO-1. Las 12 bandas salariales serían uniformes para cada categoría EEO-1, de modo que cada categoría EEO-1 tendría una banda salarial para salarios que oscilarían entre 19 240 y 24 439 dólares, entre 24 440 y 30 679 dólares, y así sucesivamente. - Pregunta: ¿Se proporcionarán datos adicionales, además de los datos demográficos y los datos sobre remuneración, a la EEOC en el informe EEO-1 revisado?
Respuesta: SÍ. Los empleadores deberán informar del número total de horas trabajadas por cada empleado utilizando la misma estructura en la que se informarán los datos sobre remuneración (es decir, para cada clasificación por raza, etnia y género según las 12 bandas salariales dentro de cada categoría EEO-1). La EEOC está recabando opiniones sobre cómo deben informarse las horas trabajadas por los empleados exentos. - Pregunta: ¿Se exigiría a los empleadores que modificaran sus sistemas de remuneración para ajustarse a las bandas salariales de la EEOC?
Respuesta: NO. Las 12 bandas salariales se utilizarían únicamente para la presentación de informes a la EEOC. Los empleadores no estarían obligados a utilizarlas para otros fines. - Pregunta: ¿ Qué tipo de remuneración se incluiría en los datos que se proporcionarán a la EEOC?
Respuesta: La EEOC ha propuesto que los empleadores utilicen la remuneración que se declara en el formulario W-2 del empleado. Esto incluiría el salario o sueldo base, las comisiones, las propinas, los beneficios complementarios sujetos a impuestos, las bonificaciones, las horas extras, etc. - Pregunta: ¿Se han planteado inquietudes con respecto a la propuesta de la EEOC?
Respuesta: El número y los tipos de inquietudes que se han planteado son demasiado numerosos para enumerarlos aquí. Existen inquietudes analíticas sobre la naturaleza de los datos que la EEOC propone recopilar, inquietudes prácticas sobre si los empleadores podrían proporcionar estos datos y cómo lo harían, e inquietudes sobre la confidencialidad de estos datos si se proporcionaran a la EEOC. - Pregunta: ¿Qué pasó con la propuesta de la OFCCP de recopilar datos sobre remuneraciones anualmente?
Respuesta: La OFCCP ha abandonado efectivamente su iniciativa de recopilar anualmente datos sobre remuneraciones de los contratistas y subcontratistas federales. La propuesta de la EEOC sustituiría a la propuesta de la OFCCP. La notificación formal de la EEOC publicada en el Registro Federal indica en la nota al pie 63 que la OFCCP tiene la intención de utilizar los datos recopilados por la EEOC para diversos fines, en lugar de implementar una herramienta independiente de recopilación de datos sobre remuneraciones. - Pregunta: ¿Seguirá la OFCCP recopilando información sobre remuneraciones por otros medios?
Respuesta: SÍ. La carta que la OFCCP envía a los contratistas y subcontratistas federales al inicio de una revisión de cumplimiento de la acción afirmativa incluye una lista detallada que exige la presentación de datos de remuneración individualizados sobre cada empleado que forma parte del análisis de la plantilla en el plan de acción afirmativa objeto de revisión. La OFCCP también puede solicitar datos de remuneración adicionales durante el curso de una revisión de cumplimiento. - Pregunta: ¿Qué deben hacer las personas si tienen inquietudes sobre la propuesta de la EEOC?
Respuesta: Los empleadores deben enviar sus comentarios a la EEOC antes del 1 de abril de 2016. La notificación formal en la que se anuncian las revisiones propuestas por la EEOC al informe EEO-1, tal y como figura en el Registro Federal, proporciona instrucciones sobre cómo enviar comentarios. - Pregunta: ¿Debería nuestra organización empezar a preparar nuestros sistemas ahora para poder presentar los datos sobre remuneración cuando esta propuesta entre en vigor?
Respuesta: En este momento, no recomendamos a los empleadores que se preparen para los cambios en el informe EEO-1. Es posible que la EEOC modifique drásticamente su propuesta de recopilación de datos sobre remuneraciones antes de que se publique la versión definitiva para su aplicación por parte de los empleadores. También es posible que la EEOC no consiga la aprobación de la OMB para ningún tipo de recopilación anual de datos sobre remuneraciones.
Hay dos aspectos que los empleadores deberían tener en cuenta con respecto a esta propuesta. En primer lugar, los empleadores deberían considerar seriamente la posibilidad de enviar comentarios a la EEOC sobre cualquier inquietud que tengan con respecto a la propuesta de la EEOC. En segundo lugar, los empleadores podrían consultar con un asesor legal u obtener otro tipo de asesoramiento profesional antes de realizar cambios en los sistemas y procesos con el fin de prepararse para la implementación de la propuesta de la EEOC.
Los empleadores pueden querer aportar comentarios sobre cualquier número de cuestiones relacionadas con la propuesta de la EEOC de añadir la recopilación de datos sobre remuneraciones al informe EEO-1. Algunas de estas cuestiones serían las siguientes:
- Las dificultades a las que se enfrentarían los empleadores a la hora de proporcionar el tipo de datos sobre remuneraciones solicitados por la EEOC.
- Las dificultades a las que se enfrentarían los empleadores a la hora de proporcionar información sobre las horas trabajadas.
- Los problemas asociados con el uso de las bandas salariales diseñadas por la EEOC.
- Los problemas asociados con el uso de los ingresos W-2 como base para proporcionar datos sobre remuneraciones.
- La falta de conclusiones útiles que la EEOC (y la OFCCP) puedan extraer del tipo de datos que se solicitan en la propuesta de la EEOC.
- La posibilidad de violaciones de datos y otros problemas de seguridad asociados con la recopilación de datos sobre indemnizaciones.
El anuncio de la EEOC sobre las revisiones propuestas al informe EEO-1 se puede consultar en http://www.eeoc.gov/eeoc/newsroom/release/1-29-16.cfm. El anuncio incluye un enlace al aviso oficial del Registro Federal sobre estas revisiones. El nuevo formulario de encuesta EEO-1 propuesto se puede consultar en http://www.eeoc.gov/employers/eeo1survey/2016_new_survey.cfm.
Nota: Nada de lo contenido en este artículo pretende constituir asesoramiento jurídico ni sustituir el asesoramiento profesional sobre las circunstancias particulares de su organización. Todos los materiales originales están protegidos por derechos de autor © HR Analytical Services Inc. 2016.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
