Quinto aniversario de la Sección 503

Se acerca rápidamente el quinto aniversario de la revisión de la Sección 503 de la Ley de Rehabilitación (503). Este aniversario permitirá a los contratistas reflexionar profundamente sobre los avances logrados para atraer, seleccionar, promover y retener a personas con discapacidades en el lugar de trabajo. Es un momento oportuno para que los contratistas supervisen los avances, destaquen las iniciativas y programas de divulgación eficaces, y comiencen a prepararse para la invitación quinquenal a recopilar información voluntaria sobre la situación de discapacidad de los empleados. Este requisito de intervalo de cinco años se especifica en la subparte C y debe incluirse como un punto de acción para que los contratistas lo debatan y planifiquen para el próximo año. Sin embargo, este año tan significativo también puede traer consigo un mayor reconocimiento, así como un escrutinio por parte de la OFCCP.

En primer lugar, estamos observando el interés de Craig Leen, director de la OFCCP, por destacar a las empresas que han demostrado prácticas y estrategias exitosas para las personas con discapacidad. Una de estas iniciativas de reconocimiento es la propuesta de un premio a la excelencia en la inclusión de la discapacidad. El plazo para presentar comentarios públicos sobre este premio finalizó en diciembre de 2018, por lo que esperamos recibir más información al respecto, esperemos que durante este año fiscal. Por otra parte, también se prevé un aumento de las auditorías que se pondrán en marcha en el año fiscal 2019, con especial énfasis en las revisiones centradas en la sección 503. Se ha notificado a los contratistas estas revisiones específicas a través de la Directiva (DIR) 2018-04, lo que significa que la OFCCP designará una parte de las auditorías para centrarse en la Orden Ejecutiva 11246 (E.O.), la Sección 503 o la Ley de Asistencia para la Readaptación de los Veteranos de la Era de Vietnam de 1974 (VEVRAA). En este artículo, compartiremos recordatorios de los requisitos de la subparte C, las tendencias de las tasas de discapacidad, así como información sobre cómo prepararse para más auditorías, en particular las revisiones centradas en la sección 503.

 Tenga en cuenta que la autoidentificación de los empleados es voluntaria y que todos los datos recopilados deben mantenerse de forma confidencial y almacenarse en un archivo de datos independiente.

En primer lugar, recuerde que la subparte C de la normativa incluye el requisito de invitar a los empleados a identificarse como personas con discapacidad. También existe la obligación anual de establecer un objetivo de utilización del 7 % para cada grupo de puestos de trabajo en cada ubicación o unidad funcional (o por plantilla si la empresa tiene menos de 100 empleados), analizar las declaraciones de identificación propia en comparación con el punto de referencia del 7 % y desarrollar y ejecutar programas orientados a la acción diseñados para corregir cualquier área problemática identificada. Dado que nos acercamos a un aniversario importante de la Sección 503, los contratistas comenzarán a cumplir con su obligación de enviar invitaciones cada cinco años. Esto se llevará a cabo utilizando el formulario obligatorio que se puede encontrar en el sitio web de la OFCCP. Tenga en cuenta que la autoidentificación de los empleados es voluntaria y que todos los datos recopilados deben mantenerse de forma confidencial y almacenarse en un archivo de datos separado.

El segundo punto de debate digno de mención que se relaciona con este componente de recopilación de datos son las tendencias en las tasas de discapacidad que seguimos a través de encuestas públicas y estudios de investigación privados. DCI tiene un interés constante en supervisar los avances que la comunidad de contratistas está realizando en favor de este grupo protegido y en compartir formas en que las empresas pueden evaluar y destacar los logros. Para evaluar dichos logros, nos basamos en tres cálculos de la tasa de discapacidad: (1) la tasa de participación, que es el porcentaje de empleados que rellenaron el formulario de autoidentificación voluntaria (es decir, respuesta afirmativa, negativa o «no deseo responder»); (2) la tasa de respuesta, que es el porcentaje de personas con discapacidad solo de la población participante; y (3) la tasa de utilización, que representa el porcentaje de personas con discapacidad en comparación con la población total de empleados. Este tercer factor es el que más interesa a la OFCCP, ya que es el componente obligatorio de la subparte C, pero los dos primeros factores proporcionan información clave sobre si se están realizando progresos. La pregunta número uno que nos hacemos es: ¿han avanzado las empresas en materia de personas con discapacidad en el lugar de trabajo?

DCI abordó esta cuestión de investigación mediante una encuesta de referencia inicial (Cohen, Hansell y Wilson, 2015). Para permitir que más contratistas cumplieran plenamente los requisitos de la subparte C, DCI realizó una encuesta de seguimiento (Hansell y Wilson, 2016). Una conclusión clave de esas encuestas es que la forma de medir los datos de autodeclaración es importante. Descubrimos que el motivo de mayor preocupación era la diferencia entre las tasas de respuesta y de utilización. Recordemos que el formulario de autoidentificación permite rechazar la autoidentificación. Cuando esto ocurre, tiende a disminuir las tasas de utilización. DCI está preparando actualmente un estudio para 2019 que evalúa la participación de las personas con discapacidad en 2017-2018 (por ejemplo, el porcentaje de empleados que rellenaron el formulario de autoidentificación voluntaria), la respuesta (por ejemplo, el porcentaje de personas con discapacidad de la población participante) y las tasas de utilización (por ejemplo, el porcentaje de personas con discapacidad en comparación con la población total de empleados). Los resultados preliminares de 2019 se enumeran en el siguiente cuadro, pero DCI publicará un informe final a finales de este año. Aunque estos resultados son agregados a nivel de toda la empresa y no por grupo de trabajo dentro de una ubicación o función, creemos que son reveladores. En particular, una tendencia positiva que hay que aprovechar es que está aumentando la participación de los empleados que rellenan el formulario de autoidentificación. Puede haber muchas razones que expliquen este fenómeno (por ejemplo, la concienciación o la confianza en la privacidad de los datos), pero se ajusta al objetivo de la OFCCP de que las empresas creen un ambiente de inclusión para que los empleados se sientan cómodos compartiendo esta información. Así que, para responder a la pregunta que todos nos hacemos, sí, parece que, en general, las empresas están avanzando en lo que respecta a las personas con discapacidad en el lugar de trabajo.
 

El último tema que nos gustaría profundizar es el de las revisiones centradas en la Sección 503. Como se ha mencionado, habrá una parte de las cartas de programación que se centrarán en el cumplimiento de la Sección 503. La DCI espera recibir una nueva carta de programación para llevar a cabo estas revisiones centradas, recientemente aprobada por la Oficina de Gestión y Presupuesto (OMB). Mientras la comunidad de contratistas espera más información sobre estas revisiones centradas, seguimos especulando sobre lo que supondrá dicha auditoría. Solo el tiempo dirá si la OFCCP tendrá el tiempo, el presupuesto y los recursos de personal necesarios para llevar a cabo visitas exhaustivas in situ con cada revisión específica, tal y como se menciona en la Directiva 2018-04. Pero una pregunta aún más evidente es qué se puede esperar de una revisión específica. En un blog anterior de DCI (Sharrer, 2018), compartimos la preocupación de que la OFCCP pretenda evaluar los datos de contratación y remuneración de las personas con discapacidad. Actualmente, la OFCCP no recopila ni analiza este tipo de datos en las auditorías. El uso de estos datos suscita muchas preocupaciones, entre las que destaca la no divulgación de la condición de discapacidad. Según nuestros estudios, la tasa de participación agregada es solo del 41,76 % (un aumento con respecto al 22,32 % de 2015). Por lo general, la OFCCP no tendrá ninguna información faltante sobre raza/etnia y sexo en dichos análisis de remuneración, ya que la mayoría de los contratistas disponen de estos datos a través de la autodeclaración de los empleados y completarán la información que falte con otros registros de empleo o mediante la identificación de observadores, de acuerdo con los requisitos de información de la EEO-1.

En conclusión, ¿qué consejo podemos dar para avanzar en este año tan importante? Nuestro consejo es ser proactivo, contar con un plan de acción afirmativa actualizado y prepararse para las próximas revisiones específicas. Concéntrese en identificar y destacar iniciativas exitosas, como grupos de recursos para empleados, comunicaciones, premios, recursos de formación y desarrollo, así como cualquier otra actividad relacionada que ayude a retener a las personas con discapacidad en el lugar de trabajo. Para lograrlo, puede añadir un informe de progreso a mitad de año o llevar a cabo un proceso de revisión interna voluntaria. Esto permitiría a su empresa practicar la recopilación de los documentos necesarios que probablemente se necesitarán para presentar en una auditoría, así como prepararse para una revisión de registros y simulacros de entrevistas que se llevarán a cabo durante las visitas in situ de la OFCCP. Por último, dado que se trata del quinto aniversario de la normativa, sea proactivo y ponga en marcha un plan de acción para invitar a los empleados a revelar de nuevo su situación de discapacidad.

Referencias

Cohen, D., Hansell, B. y Wilson, K. (30 de junio de 2015). Ya están los resultados: ¿cómo se comparan sus índices de autoidentificación de discapacidad? [Entrada de blog]. https://blog.dciconsult.com/blog/results-disability-self-id-rates-measure

Departamento de Trabajo (10 de agosto de 2018). DIRECTIVA 2018-04. Obtenido de https://www.dol.gov/ofccp/regs/compliance/directives/dir2018_04.html

Hansell, B. y Wilson, K. (9 de abril de 2016). Resultados de la encuesta de 2016 sobre las tasas de autoidentificación de discapacidad [Entrada de blog]. https://blog.dciconsult.com/blog/the-2016-survey-results-on-disability-self-identification-rates

Sharrer, D. (13 de septiembre de 2018). Qué esperar de una revisión centrada en la Sección 503 o la VEVRAA [Entrada de blog]. https://blog.dciconsult.com/what-to-expect-in-a-focused-section-503-or-vevraa-review

Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.