Cómo controlar el cumplimiento de los registros en 2013

Los contratistas federales necesitan ayuda para evaluar los riesgos y elegir una dirección que permita que sus programas de contratación cumplan con las normativas en constante evolución que la Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP) está aplicando de forma agresiva. Las múltiples capas de complejidad están frustrando claramente a los contratistas, ya que el número de infracciones señaladas por la OFCCP sigue una fuerte tendencia al alza bajo la actual administración, según las recientes estadísticas de aplicación. Hay dos cuestiones generales en las que los contratistas pueden centrarse y que les proporcionarán cierta orientación en su programa de contratación.

1. Una cuestión que debe abordarse es la implementación de una política de contratación documentada y accesible, con especial énfasis en las normas de uso de las redes sociales.
2. El otro es un programa de formación que se centra en la responsabilidad en el mantenimiento de registros, lo que da como resultado la inclusión de grupos de candidatos defendibles y significativos en el Plan de Acción Afirmativa.

La norma definitiva para definir a un solicitante por Internet entró en vigor en 2006, pero los contratistas siguen teniendo dificultades para que todos los implicados, desde los reclutadores hasta el personal ejecutivo, comprendan las normas y logren combinar el cumplimiento de las mismas con un reclutamiento satisfactorio. Esto no quiere decir que la gente no lea la normativa, ya que la definición de los solicitantes en la era de Internet ha sido un tema controvertido y muy debatido desde su creación. Creo que se trata más bien de un caso en el que el personal de contratación sigue sintiéndose agobiado por las normativas en un mundo en el que la tecnología cambia rápidamente y a las personas les cuesta aplicar la norma a las infinitas variaciones que se dan en la contratación. Es curioso que, después de más de seis años en vigor, la gente siga teniendo tantas preguntas como respuestas en lo que respecta a los requisitos de contratación proactiva y mantenimiento de registros. Llevo años impartiendo seminarios web relacionados con el cumplimiento de la OFCCP y las normas de mantenimiento de registros, y en casi todas las sesiones las preguntas sobre la definición de los solicitantes dominan el debate. Hoy en día, el problema del mantenimiento de registros se agrava a medida que los reclutadores se trasladan al espacio de Facebook y LinkedIn. En los grupos de usuarios de redes sociales relacionados con el cumplimiento normativo, la gente publica casi a diario preguntas en las que expresa su confusión sobre la gestión de todos esos escenarios de reclutamiento poco habituales y, en muchos casos, las respuestas no son absolutas y están cargadas de «si».

Repasemos rápidamente los cuatro requisitos que deben cumplirse para que un solicitante de empleo se convierta en candidato. Sé que la gente lleva años leyendo sobre estos requisitos, pero sigue teniendo dificultades para interpretarlos. Tenga en cuenta que un solicitante de empleo debe cumplir los cuatro criterios para convertirse en candidato, no solo uno o dos.

Primero: la persona presenta una manifestación de interés en el empleo a través de Internet o tecnologías de datos electrónicos relacionadas.

• Esto significa que los contratistas necesitan requisitos claros que definan el proceso que deben seguir los solicitantes de empleo y que, si no cumplen las normas, no serán tenidos en cuenta y no serán considerados candidatos.

Segundo: el contratista considera a la persona para un puesto de trabajo concreto.

• Hay muchas preguntas relacionadas con lo que significa «considerado». Incluir a alguien en una base de datos no significa que haya sido considerado. Una revisión sustantiva de sus requisitos significaría que alguien ha sido considerado.

Tercero: la expresión de interés del individuo indica que este posee las cualificaciones básicas para el puesto; y

• Las cualificaciones deben ser claras. El solicitante de empleo debe cumplir con los requisitos básicos para el puesto. La clave es que las cualificaciones deben estar claramente definidas y ser defendibles. Los contratistas deben preocuparse por las cualificaciones que ya no sean aplicables al puesto, ya que la OFCCP está presionando a los contratistas en las auditorías, especialmente en los puestos de trabajo de gran volumen y de nivel inicial. ¿El contratista realiza revisiones periódicas de las cualificaciones?

Cuarto: en ningún momento del proceso de selección del contratista, antes de recibir una oferta de empleo por parte de este, el individuo se retira del proceso de selección o indica de alguna otra forma que ya no está interesado en el puesto.

• La gente siempre pregunta cuándo es adecuado excluir a personas de un grupo de candidatos. Una vez que se hace una oferta, ya no hay marcha atrás. Sin embargo, un análisis habitual y, en ocasiones, valioso puede ser comparar los candidatos con las ofertas, además de analizar los candidatos con las contrataciones reales. Los resultados pueden ser diferentes.

De cara al 2013, vemos que los reclutadores van a buscar una reserva mucho mayor de candidatos pasivos y activos que se pueden encontrar en LinkedIn y Facebook. Es difícil culpar al personal de contratación, cuyo trabajo es encontrar a los mejores candidatos, por sumergirse en una reserva dorada de perfiles que incluye detalles significativos sobre casi todas las personas que tienen acceso a un ordenador. Con todo el historial laboral y las cualificaciones al alcance de la mano, no es de extrañar que los reclutadores se nieguen a limitarse a las bases de datos de currículos de los solicitantes de empleo, cuando sus ingresos se basan en la cantidad y la calidad. Al mismo tiempo, la contratación dentro de estos sistemas supone un enorme reto para los contratistas, que se ven obligados a cumplir con sus obligaciones de mantenimiento de registros y a evitar que el personal de contratación seleccione a los candidatos en función de criterios que se supone que deben ignorar, como la raza, el género y la discapacidad. Sabiendo esto, el reto del contratista es tender un puente entre la contratación eficaz y el cumplimiento de la normativa. En este momento, hay poca orientación formal y muchos riesgos a la hora de contratar en las redes sociales. Una sugerencia práctica es preguntar a personas de confianza, establecer contactos con profesionales y aplicar mucho sentido común.

Con las elecciones presidenciales ya atrás, el reto de la adaptación se verá agravado por la suposición de que la OFCCP continuará con su objetivo de mejorar drásticamente los requisitos en materia de mantenimiento de registros y divulgación. El cumplimiento normativo en 2013 exigirá que los contratistas reconozcan los problemas que plantean las redes sociales y elaboren un plan para proteger a la organización, sin impedir que los responsables de selección de personal encuentren a los mejores talentos. No hay problema, ¿verdad?

Al crear un plan de acción, los contratistas deben ser muy conscientes de los problemas que generan las redes sociales, tales como:

1. Las redes sociales presentan un evidente potencial de discriminación en la contratación si se ignora a posibles candidatos debido a algún aspecto de su perfil que no debería influir en la decisión de contratación, como la raza, el género, la discapacidad, etc.
2. Los reclutadores pueden acceder a factores adicionales que pueden influir en su deseo de contratar a una persona, como fotos personales, actividades sociales y otras variables que no pertenecen al proceso de selección.
3. La OFCCP está muy preocupada por la contratación en las redes sociales y reconocer que utilizas estas herramientas atraerá el escrutinio por toda una serie de razones, entre ellas:

   1. LinkedIn está infrautilizado por la comunidad afroamericana e hispana.
   2. Facebook se inclina fuertemente hacia los usuarios menores de 40 años.
   3. Los reclutadores pueden evaluar o verificar las cualificaciones publicadas involuntariamente por los propietarios de los perfiles.
   4. La información podría utilizarse como parte de una verificación de antecedentes.
   5. Los perfiles suelen incluir referencias de amigos en lugar de referencias profesionales.

Entonces, ¿qué deberían tener en cuenta los contratistas de cara al 2013? Un método para desarrollar una estrategia de contratación consiste en considerar la tolerancia al riesgo y elaborar un plan en torno a ella.

El enfoque conservador: si la empresa es intolerante al riesgo, el plan consistiría en establecer normas estrictas para la contratación y la publicación de ofertas de empleo. Las empresas pueden limitar drásticamente el uso de las redes sociales mediante:

• Redactar una política escrita estricta que supere la revisión legal, en la que no se permita al personal de contratación reclutar candidatos pasivos para puestos vacantes y el uso de las redes sociales se limite estrictamente a publicar ofertas de empleo en páginas de la empresa aprobadas.
• Publique las normas dentro de la organización, imparta formación documentada (al menos) una vez al año y haga que los reclutadores firmen acuerdos de uso. Las empresas pueden amenazar con la pérdida del empleo en caso de incumplimiento de las normas.
• Publicar claramente todos los requisitos y políticas de solicitud y de igualdad de oportunidades en el empleo en el sitio web de contratación de la empresa y en las páginas de redes sociales.
• Siempre que sea posible, realice un seguimiento del origen de los candidatos y evite los programas de contratación que puedan limitar la diversidad de los candidatos.

El enfoque moderado: un programa más flexible con una tolerancia limitada al riesgo:

• Elabore una política por escrito, aprobada por el asesor jurídico, en la que se describan las normas para la contratación en las redes sociales. Asegúrese de proteger a la empresa definiendo normas para la contratación externa. De este modo, si se incumple una política, se podrá limitar la responsabilidad de la empresa.
• Permita a los reclutadores aprovechar las redes sociales para reclutar personal con reglas sencillas, pero específicas, para proteger a la empresa. Los reclutadores pueden buscar candidatos potenciales e invitarlos a solicitar un puesto de trabajo dentro del sistema interno de la empresa.
• Los reclutadores solo pueden invitar a las personas a solicitar un puesto utilizando las políticas designadas por la empresa y no pueden realizar pasos del proceso de selección antes de que los candidatos muestren interés respondiendo a una invitación.
• Imparte formación periódica (al menos una vez al año) sobre el tema y documenta el contenido y la asistencia. Además, proporciona acceso a recursos de formación, como seminarios web grabados e instrucciones fáciles de seguir.
• Uno de los aspectos más importantes, y que supone un coste moderado, es hacer un esfuerzo por realizar un seguimiento de los candidatos que provienen de las redes sociales, incluyendo una opción en el formulario de solicitud como fuente de contratación. A continuación, el contratista debe recopilar y analizar los datos para garantizar que no haya posibilidad de que se produzca discriminación en el proceso de selección. Esto es más difícil de lo que la gente cree, ya que un plan de acción afirmativa (AAP) puede identificar una brecha en el proceso de selección entre razas o géneros, pero eso por sí solo no cuenta toda la historia. Los contratistas también deben ser conscientes de la posible falta de diversidad en el grupo de solicitantes. El hecho de que un problema estadístico no aparezca en un AAP no significa que no vayan a surgir otros problemas, como un grupo de solicitantes desequilibrado o quizás la percepción de que se está excluyendo a candidatos cualificados porque no se les invita a participar en el proceso de contratación por las razones mencionadas anteriormente.
• Si la empresa es un gran empleador, es buena idea realizar análisis a mitad de año. Tengo la impresión de que no hay suficientes empresas que comprueben sus datos de contratación a mitad de año.
• Recuerde que está previsto que se publique el nuevo archivo del censo de igualdad de oportunidades en el empleo (EEO). Si sus grupos de solicitantes difieren considerablemente de sus grupos de disponibilidad de planes, esto podría llamar la atención de cierta agencia del Departamento de Trabajo (pista) si se le somete a una auditoría, y esperamos que haya muchas auditorías en 2013. De hecho, el 14 de noviembre se envió una gran oleada de avisos previos y cartas de programación de la OFCCP.

El enfoque progresista: los contratistas pueden optar por un sistema más abierto y tolerante al riesgo, que abarque las redes sociales y los esfuerzos de reclutamiento no tradicionales. Se trataría de un concepto de alto riesgo y alta recompensa en la contratación.

• Trabaja con un abogado laboralista para redactar normas generales que no impidan el uso de las redes sociales en la contratación externa.
• Impartir formación sobre cómo utilizar las redes sociales para la contratación, con el objetivo de limitar la responsabilidad sin exponer a la empresa a problemas evidentes de contratación.
• Revise el plan anual de acción afirmativa y busque señales de alerta en los datos de contratación. Si los grupos de solicitantes se ven claramente afectados, busque ampliar los canales de reclutamiento.
• Mantén los ojos abiertos ante señales de alerta como quejas de los solicitantes o una dependencia excesiva de un único método para encontrar candidatos. Los esfuerzos de buena fe suelen consistir en diversificar y probar nuevos canales para encontrar candidatos.

Un formato abierto de contratación aumenta la dificultad de llevar un registro, ya que la empresa depende del personal de contratación para identificar quiénes estaban interesados y fueron considerados. El concepto de realizar un seguimiento de los perfiles en línea que revisan los reclutadores supone un gran reto, ya que no existe ninguna normativa que establezca que un perfil en línea, como una cuenta de LinkedIn o Facebook, indique el interés por parte de los candidatos. Uno de los elementos de la definición de solicitante en Internet publicada por la OFCCP es que el candidato debe presentar una expresión de interés. Algunos podrían argumentar que tener un perfil en línea es en sí mismo una expresión de interés, pero yo no suscribo esa teoría.

Parece razonable que los contratistas consulten con un abogado para definir su programa (nótese este tema recurrente), de modo que los reclutadores puedan invitar a las personas a presentar su candidatura y estas solo sean consideradas si lo hacen, y si, a su vez, la empresa cuenta con un grupo de candidatos razonable (diverso) que no depende únicamente de un método de reclutamiento externo, entonces la empresa está actuando de manera razonable. Por eso es necesario un seguimiento periódico, ya que si la empresa no analiza los resultados, puede descubrir que ya existe un problema arraigado en su cultura de contratación. Si la OFCCP obtiene datos que sugieran una brecha en el proceso de contratación, la empresa no podrá reparar el daño y recibirá una notificación de infracción y, probablemente, un acuerdo de conciliación.

El concepto de reclutamiento en línea está cambiando y no es exagerado sugerir que los currículos en papel están desapareciendo a medida que avanzamos hacia una cultura en línea en la que la batalla por la privacidad apenas está comenzando.

Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.