¿Las solicitudes de empleo permanentes deben gestionarse de forma diferente a otras solicitudes?
La respuesta rápida es «no», con la salvedad de que se cuente con un proceso de reclutamiento, seguimiento de candidatos y selección que cumpla con la normativa. En primer lugar, sería útil determinar si los puestos de trabajo permanentes son realmente tan diferentes de otros puestos vacantes. Para asegurarnos de que todos entendemos los mismos términos, a continuación defino los dos tipos de puestos a efectos de este artículo. Además, tenga en cuenta que me referiré a puestos, empleos, vacantes y/o solicitudes de forma sinónima.
- Una posición Evergreen es una solicitud abierta para un puesto de trabajo que no está vinculado a una vacante específica.
- Una posición abierta es una solicitud abierta para un puesto de trabajo vacante o una vacante real.
Los puestos de trabajo permanentes suelen definirse como puestos siempre disponibles. Reciben este nombre por los árboles de hoja perenne, que son verdes durante todo el año. Los puestos permanentes suelen utilizarse para la búsqueda de candidatos y no para la contratación; sin embargo, a continuación verá cómo los puestos permanentes pueden convertirse en puestos vacantes en cualquier momento. También aprenderá a gestionar las solicitudes permanentes cuando se convierten en solicitudes vacantes.
Hay muchos argumentos a favor de mantener posiciones abiertas de forma permanente, tales como:
- Crear una reserva de talento mediante la búsqueda continua de personal altamente cualificado, especialmente para puestos difíciles de cubrir.
- No querer perder frente a alguien que está buscando trabajo en un momento diferente al que tú tienes una vacante real; en otras palabras, cuando la búsqueda de empleo y la vacante no coinciden en el tiempo.
- Para evitar perder candidatos de segundo o tercer nivel que no son seleccionados debido a la falta de vacantes.
- Para satisfacer la necesidad de contrataciones rápidas durante los periodos de crecimiento acelerado o las licitaciones/adjudicaciones de contratos; y
- Para cubrir rápidamente puestos con alta rotación.
Evaluemos en qué se diferencian los puestos de trabajo permanentes de los puestos vacantes y analicemos cómo pueden generar problemas de cumplimiento normativo. El objetivo de crear puestos de trabajo permanentes es garantizar que los puestos estén vacantes para que sea posible localizar y contratar candidatos en cualquier momento. Al encontrar un buen candidato, algunas empresas pueden crear un nuevo puesto u ofrecer asignaciones temporales hasta que se abra una vacante. Más adelante en el artículo, abordaré las preocupaciones sobre esta primera práctica. Muchos reclutadores y gerentes consideran que los puestos de trabajo permanentes pueden mejorar sus posibilidades de reclutar a los mejores talentos, en lugar de limitar la búsqueda a los talentos disponibles en el mercado en un momento dado.
Desde el punto de vista del cumplimiento normativo, ¿suponen estos trabajos permanentes un problema?
Yo diría que ambas son puestos abiertos y no plantean ningún problema de cumplimiento, a menos que se traten de forma diferente, hasta el punto de la recopilación de datos de la AAP. Ambos puestos requieren las siguientes actividades para garantizar el cumplimiento de la Orden Ejecutiva 11246, la VEVRAA y la Sección 503.
- Incluir la oferta en el sistema estatal ESDS del estado en el que se encuentra la vacante. Según la ley VEVRAA, esto es obligatorio para los puestos por debajo del nivel ejecutivo que permanecen vacantes durante más de tres días y no se cubren con personal interno de la organización.
- Llevar a cabo actividades de divulgación sobre la diversidad.
- Mantener un registro preciso de todos los solicitantes de empleo y candidatos.
- Realizar un seguimiento adecuado del estado/etapa y disposición del solicitante de empleo para ayudar a identificar a los candidatos que deben incluirse en los datos del AAP.
- Realizar un análisis del índice de impacto en la actividad de contratación.
¿Cómo gestionaría de forma diferente las actividades de cumplimiento mencionadas anteriormente en el caso de las solicitudes permanentes?
En primer lugar, en lo que respecta a las listas de puestos de trabajo estatales, en el caso de los puestos permanentes puede resultar difícil determinar el estado en el que se ubicará el puesto hasta después de que se haya realizado la contratación. Tenga en cuenta que no tendrá que demostrar a la OFCCP la lista de puestos permanentes que no se han cubierto realmente. Sugeriría incluir en la lista el estado en el que se lleva a cabo la función de contratación o la ubicación de la sede central. En segundo lugar, no sería necesario realizar el análisis de la ratio de impacto para los puestos permanentes sin cubrir.
Dado que lo que propongo puede ser diferente de lo que otros hayan sugerido, creo que sería útil comprender el flujo de una solicitud permanente en comparación con el flujo de una solicitud abierta. Piense en el proceso de la posición permanente como una línea de tiempo que siempre termina después de tres meses o cuando se cubre la posición, lo que ocurra primero. Esto es para ayudar a gestionar y limitar el tamaño del grupo de solicitantes para cuando se cubra una posición.
Proceso de solicitud permanente
Proceso de solicitud abierto
Hay algunos contratistas que pueden pensar que el mejor enfoque es mantener siempre abierta la solicitud permanente. Cuando quieren contratar a alguien que ha solicitado la solicitud permanente, abren una nueva solicitud y la incluyen en ella. Aunque este método limitaría el tamaño del grupo de solicitantes, por las siguientes razones, no recomendaría este enfoque.
- Se obtiene una proporción de contratación de uno a uno, lo que podría considerarse una señal de alerta para la OFCCP, especialmente si hay numerosas solicitudes cubiertas de esta manera; y
- La lista de puestos de trabajo estatales en el momento de la apertura no se ha completado.
A continuación se presentan algunos escenarios típicos que ilustran los diferentes resultados que se obtienen en función de cómo se gestione la solicitud permanente. Los escenarios uno y dos siguen mis recomendaciones anteriores.
Escenario uno: solicitud no completada, cerrada tras tres meses y apertura de una nueva solicitud permanente.
- 1 de enero: apertura de la solicitud permanente.
- 1 de enero –31 de marzo: se presentan 200 candidatos.
- 31 de marzo: se cierra la solicitud y ninguno de los 200 candidatos se tiene en cuenta en los datos del AAP, independientemente de si cumplen la definición de solicitante por Internet.
Resultado final: no se contabiliza ningún solicitante en los datos del AAP.
Escenario dos: solicitud completada en un plazo de tres meses, cerrada y apertura de una nueva solicitud permanente.
- 1 de enero: apertura de la solicitud permanente.
- 1 de marzo: puesto cubierto y solicitud cerrada. Se presentan 125 candidatos, 20 cumplen la definición de solicitante por Internet y se contabilizan en los datos del AAP.
Resultado final: se contabilizan 20 solicitantes en los datos del AAP.
Escenario tres: la solicitud permanece abierta durante todo el año del AAP (no recomendado).
- 1 de enero: apertura de la solicitud permanente.
- 1 de marzo: puesto cubierto y solicitud abierta. Se presentan 125 candidatos, 20 cumplen la definición de solicitante por Internet y se contabilizan en los datos del AAP.
- 1 de agosto: puesto cubierto y solicitud abierta. Se presentan 200 candidatos, 50 cumplen la definición de solicitante por Internet y se contabilizan en los datos del AAP.
- 1 de diciembre: puesto cubierto y solicitud abierta hasta finales de año. Se presentan 225 candidatos, 70 cumplen la definición de solicitante por Internet y se contabilizan en los datos del AAP.
Resultado final: se contabilizan 140 solicitantes en los datos del AAP.
Como se puede ver en la ilustración anterior, mantener abierta la solicitud permanente durante todo el año AAP sin duda dará lugar a un mayor número de solicitantes con los que medir el impacto adverso. No creo que esta sea la situación ideal para la mayoría de los contratistas.
¿Qué se debe hacer si se desea considerar a algunos de los candidatos de un puesto permanente cerrado para futuras vacantes o nuevas solicitudes permanentes?
Huelga decir que esto complica el proceso; sin embargo, no es nada inusual y concuerda con algunas de las razones por las que se desea tener solicitudes permanentes en primer lugar. La mejor práctica es ponerse en contacto con el solicitante de empleo y pedirle que vuelva a presentar su solicitud a la nueva solicitud permanente si sigue interesado. El otro proceso, quizá menos conforme con la normativa pero más práctico, consiste en trasladar manualmente a esos candidatos a la nueva solicitud. Puede optar por este segundo enfoque para evitar tener que pedir al candidato que vuelva a presentar su solicitud continuamente a las nuevas solicitudes.
Sin embargo, si sigue añadiéndolos manualmente a una nueva solicitud sin conocer plenamente su nivel de interés, es posible que acabe aumentando su número de candidatos. Para rectificar esto, si la solicitud permanente se convierte en un puesto vacante real, puede ponerse en contacto con el candidato para determinar su interés. Si, en ese momento, manifiesta su falta de interés, se retirará por sí mismo del proceso de selección y, por lo tanto, no se le considerará candidato por Internet a efectos del AAP.
Espero haber captado su atención y que se abstenga de mantener una posición permanente abierta indefinidamente. Otros consejos útiles y recordatorios incluyen:
- Cada solicitud permanente debe corresponder a un puesto concreto; sin embargo, se puede abrir más de una solicitud permanente al mismo tiempo para diferentes puestos.
- Para mantener los datos limpios, se deben crear solicitudes permanentes distintas para los trabajos dentro del mismo AAP.
- Las solicitudes permanentes no deben permanecer abiertas durante más de tres meses. Si la posición permanente se convierte en una posición abierta y se cubre antes de que finalicen los tres meses, cierre esa solicitud y abra una nueva solicitud permanente.
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Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
