A menudo nos contactan empleadores que, mucho después de la fecha límite de presentación, se dan cuenta de que no han presentado el informe anual EEO-1 a la Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC) / Comité Conjunto de Informes. A veces, el empleador lleva varios años sin presentar el informe EEO-1, o quizá nunca lo haya hecho. La primera pregunta que suele hacer un avergonzado director de recursos humanos es cuáles pueden ser las consecuencias de no presentar el informe EEO-1.
Si bien existen consecuencias legales y reglamentarias específicas, esas «medidas coercitivas» son bastante débiles contra un empleador que no presenta un informe EEO-1. Quizás la consecuencia más real y significativa sea la práctica de no tener un informe EEO-1 para presentar a petición de una agencia federal: por ejemplo, durante una auditoría de cumplimiento de un contratista federal o durante la investigación de una denuncia por discriminación de un empleado o ex empleado.
¿Cómo ocurre esto?
A pesar de la gran publicidad que se le ha dado al programa nacional de presentación de informes EEO-1, cada año algunas organizaciones siguen sin completar el informe EEO-1. Algunos empleadores simplemente no son conscientes de que tienen la obligación de presentar un informe anual. Esto es especialmente cierto en el caso de las pequeñas empresas que superan ligeramente el umbral de cobertura basado en el número de empleados. Otras veces se produce una rotación entre los miembros del departamento de recursos humanos que se han encargado de preparar y presentar el informe EEO-1 del empleador. Es posible que un nuevo empleado de RR. HH. ni siquiera sepa en qué consiste el programa de informes EEO-1.
Hace varios años, muchos empleadores no presentaron su informe EEO-1 cuando el Comité Conjunto de Informes implementó por primera vez su sistema de presentación basado en la web y comenzó a aceptar el envío en línea de los formularios EEO-1. A partir de ese momento, la EEOC eliminó gradualmente los informes en papel. Como resultado, algunos gerentes de recursos humanos o propietarios de empresas esperaron años a que les llegara por correo un formulario EEO-1 en papel (que nunca llegó) y les recordara la presentación del informe anual. Prácticamente todos los informes EEO-1 se presentan ahora en línea a través de la presentación electrónica (www.eeoc.gov/employers/eeo1survey), a menos que un empleador presente una solicitud a la EEOC alegando dificultades indebidas para presentar el informe electrónicamente. Sea como sea, los profesionales de recursos humanos se preguntan cuál será la posible sanción por este descuido.
Volviendo a lo básico: ¿Qué empleadores deben presentar un informe EEO-1?
En primer lugar, ¿está usted obligado a presentar un informe EEO-1? El programa de informes EEO-1 existe desde hace unos 50 años. Todos los empleadores con al menos 100 empleados están obligados a presentar un informe EEO-1 anual. Quedan excluidos los gobiernos estatales y locales, los sistemas de escuelas públicas, las instituciones de educación superior y los sindicatos locales, cada uno de los cuales tiene un tipo de formulario de informe y un calendario de presentación distintos. Los contratistas y subcontratistas federales con al menos 50 empleados y un contrato o subcontrato federal de al menos 50 000 dólares también están obligados a presentar un informe EEO-1 anual. Por último, también deben hacerlo las instituciones financieras que son depositarias de fondos del gobierno federal o que tienen un contrato federal.
A pesar de la reciente controversia, la presentación de datos no ha cambiado.
Si está obligado a presentar un EEO-1, ¿qué debe incluir? La información que debe incluirse en un informe EEO-1 ha completado un ciclo, y el resultado neto actual no ha cambiado con respecto a lo que ha sido durante décadas. En febrero de 2016, la EEOC propuso exigir a los empleadores afectados que ampliaran considerablemente la cantidad de datos que debían comunicar. La EEOC propuso que, además de la raza/etnia y el género, todos los trabajadores se clasificaran en «cuadrículas» de rangos salariales. Esto habría supuesto un formulario complejo con hasta 1680 celdas de datos que medían la ocupación, el género, la raza y las bandas salariales, así como el total de horas trabajadas. Esa propuesta se detuvo en agosto de 2017, cuando la Oficina de Gestión y Presupuesto (OMB) determinó que esos datos adicionales violaban la Ley de Reducción de Trámites. En resumen, la OMB concluyó que la propuesta de la EEOC sobre la información salarial era excesivamente onerosa y que los datos sobre los salarios y las horas trabajadas por los empleados carecían de la utilidad práctica suficiente para permitir a la EEOC y a la Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP) del Departamento de Trabajo de los Estados Unidos identificar pruebas de discriminación salarial. Como resultado, los datos que se incluyen hoy en el informe EEO-1 no han cambiado con respecto a las últimas décadas.
A pesar de todo este debate, el único cambio significativo es que la «instantánea» de la plantilla y la fecha límite han cambiado y ahora se mide la plantilla de un empleador entre octubre y diciembre de cualquier año, con una fecha límite para la presentación del informe el 31 de marzo del año siguiente.
¿Qué es la solución por falta de presentación?
La sección 709 (c) del título VII de la Ley de Derechos Civiles de 1964 establece que un tribunal puede obligar a completar cualquier informe requerido por la EEOC. Esto se refleja en una normativa de la EEOC que especifica las consecuencias para un empleador que no presente un informe EEO-1:
- Cualquier empleador que incumpla o se niegue a presentar el informe EEO-1 cuando sea obligatorio hacerlo podrá ser obligado a presentarlo por orden de un tribunal de distrito de los Estados Unidos, previa solicitud de la Comisión.
29 C.F.R. §1602.9.
Como se puede imaginar, con los recortes presupuestarios federales, la escasez de personal y la asignación de recursos para hacer cumplir la ley a prioridades más importantes, la probabilidad de que la EEOC utilice a su personal encargado de litigios para obligar a un empleador a presentar un informe EEO-1 es probablemente mínima. Por lo tanto, aunque las consecuencias se establecen claramente en el Título VII y en las normas de aplicación de la EEOC, es probable que la capacidad de hacer cumplir la ley en este caso sea débil y remota.
Otra falsificación sería que un contratista federal marcara «No» en la casilla C.3. del formulario EEO-1, indicando así que no es un contratista federal (para permanecer fuera de la base de datos del sistema de selección de auditorías de la OFCCP). 
Además, el propio informe EEO-1 exige una certificación de exactitud y veracidad, similar a la certificación del empleador en el formulario I-9. Un ejemplo de falsificación del EEO-1 podría ser el caso de un empleador que cambia la autoidentificación racial/étnica de los empleados con el fin de inflar el número de minorías en su plantilla. Otra falsificación sería que un contratista federal marcara «No» en la casilla C.3. del EEO-1, indicando así que no es un contratista federal (para permanecer fuera de la base de datos del sistema de selección de auditorías de la OFCCP). Según la legislación federal y las normas de la EEOC, la sanción por realizar una declaración falsa de forma deliberada en un informe EEO-1 es una multa, una pena de prisión de hasta 5 años, o ambas (29 C.F.R. §1602.8, según lo autorizado por 18 U.S.C. §1001). Una vez más, la probabilidad de que una agencia federal encargada de hacer cumplir la ley descubra una declaración falsa y, a continuación, inicie procedimientos penales o de ejecución para demostrar la intencionalidad, es probablemente remota.
Consecuencias prácticas de no presentar la declaración
La consecuencia más práctica y realista de no presentar un informe EEO-1 durante uno o más años es que el empleador no podrá cumplir con las medidas de cumplimiento de las agencias federales y, por lo tanto, perderá credibilidad en una investigación. Para los contratistas o subcontratistas del gobierno federal seleccionados para una auditoría de cumplimiento por parte de la OFCCP, el incumplimiento de la presentación del informe EEO-1 puede ser significativo. En cada auditoría de cumplimiento, la OFCCP emitirá una Notificación de auditoría documental acompañada de una «Lista detallada» que especifica una gran cantidad de información y documentos que deben presentarse al gobierno federal. La lista detallada n.º 15 solicita específicamente copias de los informes EEO-1 recientes de los contratistas/subcontratistas federales («Copias de su informe de información del empleador EEO-1 (formulario estándar 100 Rev.) de los últimos tres años»). El hecho de no mantener y presentar los informes EEO-1 de los últimos tres años probablemente dará lugar a un acuerdo de conciliación como consecuencia de la infracción técnica de las normas de la OFCCP. Y la firma de un acuerdo de conciliación puede aumentar las probabilidades de que la OFCCP inicie otra revisión de cumplimiento en el futuro.
Quizás lo más importante es que creará una impresión negativa en la mente del responsable de cumplimiento de la OFCCP. En otras palabras, si el contratista auditado no ha cumplido con su obligación de presentar el informe EEO-1, es posible que también haya incumplido otras obligaciones en materia de no discriminación e igualdad de oportunidades en el empleo. Esta impresión puede influir en la percepción que el responsable de cumplimiento tiene del empleador en otros aspectos más significativos de la auditoría de cumplimiento, como durante la búsqueda por parte de la OFCCP de pruebas de impacto adverso contra las mujeres y/o las minorías en la contratación, promoción, despido y remuneración de los trabajadores del contratista.
Para los contratistas no federales, las consecuencias de no presentar un informe EEO-1 también pueden ser significativas. En muchos casos de discriminación individual investigados por la EEOC (y en jurisdicciones con una agencia estatal encargada de hacer cumplir la ley contra la discriminación), la EEOC puede solicitar un informe EEO-1 reciente para determinar la composición demográfica general de la organización. Si la denuncia por discriminación incluye acusaciones de discriminación por motivos de género o raza (que se relacionan con los datos incluidos en un informe EEO-1), será difícil para un empleador argumentar que la información del informe EEO-1 es irrelevante para la investigación. Si el empleador se ve obligado a admitir que no dispone de un informe EEO-1, es probable que la EEOC (o la agencia estatal) tenga una opinión negativa sobre la filosofía y la política no discriminatoria del empleador, lo que influirá en la evaluación subjetiva del investigador sobre las acusaciones de discriminación.
Conclusión
El Título VII y las regulaciones de la EEOC establecen consecuencias por no presentar un informe EEO-1. Sin embargo, obligar a completar un informe EEO-1 es complicado y poco práctico para que el gobierno federal lo haga cumplir en los tribunales. La «sanción» práctica consiste en caer en desgracia ante la OFCCP o la EEOC durante una auditoría de cumplimiento o una investigación por discriminación al tener que admitir el incumplimiento de la presentación. Y la «sanción» práctica es probablemente una consecuencia más grave para un contratista u otro empleador.
El autor, Gary Chamberlin, es presidente del grupo de práctica de Acción Afirmativa y Contratistas Gubernamentales de Miller Johnson. Si tiene alguna pregunta sobre este artículo, o sobre la OFCCP/acción afirmativa y cuestiones de cumplimiento de los contratistas gubernamentales, póngase en contacto con Gary directamente en [email protected] o en el (616) 831-1709. Hay otros recursos disponibles en el sitio web de Miller Johnson (www.millerjohnson.com).
La información contenida en este artículo ha sido preparada únicamente con fines informativos. No constituye asesoramiento jurídico ni pretende crear o constituir una relación abogado-cliente. Antes de actuar basándose en cualquier información o material, los lectores que tengan preguntas o problemas específicos deben consultar a su abogado.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
