Durante la última semana de julio de 2018, la Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP) del Departamento de Trabajo experimentó un cambio en su dirección. El director Ondray Harris dimitió tras un breve mandato en la agencia, y el asesor sénior Craig Leen fue nombrado director en funciones de la OFCCP. Desde entonces, el director en funciones Leen ha puesto en marcha una serie de prioridades e iniciativas para la agencia.
Durante su primera semana completa en su nuevo cargo, el director interino Leen habló en la Conferencia Nacional del Grupo de Enlace con la Industria (ILG) de 2018. La Conferencia Nacional del ILG se celebró en Anaheim, California, del 31 de julio al 3 de agosto. La conferencia ofrece a los empleadores la oportunidad de debatir sobre la igualdad de oportunidades, la acción afirmativa y las cuestiones relacionadas con la diversidad entre ellos y con los representantes de las agencias reguladoras federales que supervisan las iniciativas en estos ámbitos. Tradicionalmente, el director de la OFCCP tiene la oportunidad de intervenir en la sesión inaugural de la conferencia, y el Sr. Leen aprovechó esa oportunidad para exponer sus expectativas respecto a la OFCCP y a las organizaciones que deben cumplir las leyes que esta organismo se encarga de hacer cumplir. En una iniciativa inesperada, el Sr. Leen también participó en una sesión sobre las mejores prácticas en relación con las personas con discapacidad y, a continuación, clausuró la conferencia de 2018 con unas observaciones sobre lo que había observado durante la misma.
En su discurso inaugural el día de la apertura de la conferencia, el Sr. Leen expuso su visión de una colaboración entre la OFCCP y la comunidad de contratistas federales. Expresó su convicción de que los contratistas desean cumplir con las leyes y reglamentos que aplica la OFCCP, y que esta tiene la responsabilidad de dejar claro lo que espera de los contratistas y subcontratistas federales. Afirmó que la agencia tiene la responsabilidad de ayudar a la comunidad de contratistas a alcanzar el 100 % de cumplimiento y que debe llevar a cabo su labor de manera razonable. También destacó que una alianza debe ser recíproca. Un aspecto de esta colaboración es que los contratistas y subcontratistas federales que cumplen los umbrales jurisdiccionales pertinentes deben preparar sus planes anuales de acción afirmativa. Los contratistas y subcontratistas también deben cumplir sus obligaciones en materia de divulgación a candidatos diversos durante el proceso de selección, y deben evitar la discriminación laboral por motivos de raza, sexo, color, origen nacional, religión, orientación sexual, identidad de género, condición de veterano protegido y discapacidad.
El Sr. Leen afirmó que las medidas que la agencia está tomando o tomará se basan en uno de los siguientes principios fundamentales: transparencia, certeza, eficiencia y reconocimiento. Estos principios se basan en parte en una serie de recomendaciones emitidas por la Oficina de Contabilidad del Gobierno (GAO) en septiembre de 2016. La OFCCP celebró sesiones de escucha en varias ciudades para evaluar las reacciones al informe de la GAO y está tratando de incorporar las recomendaciones de la GAO en su misión general.
Principio 1: Transparencia
El director interino Leen dejó claro que la OFCCP tiene la intención de hacer más transparentes los motivos de las decisiones y acciones de la agencia. En relación con este tema de la transparencia, el Sr. Leen comentó lo siguiente:
- La OFCCP emitió una directiva en febrero de 2018 sobre el uso de avisos de predeterminación (PDN). Los PDN son emitidos por la OFCCP para informar a las organizaciones de la conclusión inicial de la agencia sobre la existencia de discriminación laboral durante una revisión del cumplimiento de la acción afirmativa. La directiva exige la emisión de PDN en todos los casos en los que la agencia considere que ha descubierto discriminación individual y/o sistémica. Esto permite a la organización responder a las conclusiones de la agencia antes de que se inicien los procedimientos formales de ejecución.
- En abril de 2018, la OFCCP publicó la metodología utilizada para elaborar su lista más reciente de organizaciones que se someterían a revisiones de cumplimiento de la acción afirmativa. La OFCCP nunca había publicado esta información anteriormente. El documento proporcionado por la OFCCP detallaba los pasos que seguiría la agencia para determinar qué establecimientos podrían someterse a una revisión de cumplimiento.
- Durante la estancia del Sr. Leen en Anaheim, la OFCCP publicó un documento titulado «Qué pueden esperar los contratistas». Este documento ofrece a los contratistas y subcontratistas federales una idea de cómo deben ser sus interacciones con la OFCCP. El director en funciones Leen se refirió repetidamente a este documento como la «Carta de derechos del contratista» durante la conferencia.
- La agencia está considerando crear un puesto de defensor del pueblo para proporcionar una revisión por parte de un tercero de las inquietudes que las organizaciones puedan plantear sobre sus interacciones con la OFCCP.
Principio 2: Certeza
El director interino Leen habló sobre el compromiso de la agencia de proporcionar más certeza en cuanto a los resultados de sus revisiones normativas. En relación con el tema de la certeza, el Sr. Leen abordó los siguientes puntos:
- La agencia está revisando la Directiva 2013-03 (antes conocida como Directiva 307), que da instrucciones a los responsables de cumplimiento sobre cómo evaluar los sistemas, políticas y decisiones de remuneración de una organización. La directiva actual da a la OFCCP amplia libertad para realizar análisis de remuneración según lo consideren oportuno en función de las circunstancias de cada revisión de cumplimiento. Esta discrecionalidad es tan amplia que la OFCCP tiene derecho a agrupar puestos de trabajo que parecen diferentes para determinar si existen disparidades en la remuneración. El director en funciones, Leen, afirmó que la OFCCP debe ayudar a las organizaciones a comprender cómo evalúa la remuneración, de modo que estas puedan realizar análisis similares a los que llevará a cabo la agencia. Por ejemplo, la agencia debe proporcionar más orientación sobre cómo se agrupan los puestos, de modo que las organizaciones puedan replicar los resultados de los análisis de la OFCCP.
- La agencia está considerando la emisión de cartas de opinión, similares a las emitidas por otras agencias gubernamentales. Las cartas de opinión permitirían a la OFCCP proporcionar públicamente orientación a la comunidad de contratistas basándose en un conjunto específico de hechos o en una parte específica de la normativa federal.
- El Sr. Leen afirmó que la directiva del PDN mencionada anteriormente formaba parte del esfuerzo de la agencia por proporcionar certeza a los contratistas y subcontratistas federales que pudieran enfrentarse a una evaluación por discriminación laboral.
Principio 3: Eficiencia
El director interino Leen declaró que desea que la OFCCP sea más eficiente. Indicó que la agencia tiene un número significativo de «casos antiguos» y que no es aceptable que las revisiones de cumplimiento se prolonguen durante varios años. En relación con el tema de la eficiencia, el Sr. Leen comentó lo siguiente:
- El Sr. Leen afirmó que la agencia estaba trabajando para cerrar las revisiones de cumplimiento que llevaban abiertas muchos años y en las que no se había tomado ninguna medida reciente por parte de la agencia. Afirmó que los casos que no presentaban indicios de discriminación debían cerrarse rápidamente.
- El objetivo del Sr. Leen para la agencia es que la parte de auditoría documental de las revisiones de cumplimiento se complete en un plazo de 45 días a partir de la fecha en que el contratista o subcontratista federal presente la información. El Sr. Leen afirmó que la agencia colaborará con las organizaciones para avanzar en los casos y que espera que incluso los casos más difíciles se resuelvan en el plazo de un año.
- En cuanto al tema de la eficiencia, el Sr. Leen expresó su frustración por las situaciones en las que se ha denegado a la OFCCP el acceso a información que puede solicitar en virtud de la normativa federal sobre acción afirmativa. Indicó que la OFCCP será razonable en sus solicitudes de información adicional, pero que las organizaciones no pueden denegar el acceso a la información que la OFCCP tiene derecho a revisar. Si una organización considera que la OFCCP ha realizado una solicitud poco razonable, debe ponerse en contacto con la oficina regional o de distrito correspondiente para comunicar sus inquietudes a la agencia.
Principio 4: Reconocimiento
El director interino Leen declaró que la OFCCP está buscando implementar programas que reconozcan a los contratistas y subcontratistas federales por sus esfuerzos ejemplares en la aplicación de las leyes federales de acción afirmativa. Afirmó que la agencia podría considerar la posibilidad de restablecer los programas que la OFCCP utilizaba anteriormente para reconocer a los contratistas y subcontratistas federales. Este reconocimiento podría implicar la exención de futuras revisiones de cumplimiento en los lugares que sean reconocidos. El Sr. Leen también afirmó que la agencia quiere promover el uso de programas de aprendizaje y reconocer a aquellas organizaciones que cuentan con programas de aprendizaje eficaces.
Para hacer frente a este problema de los «aprovechados», la agencia está considerando un proceso en el que se exigiría a las organizaciones que certificaran que están cumpliendo sus planes de acción afirmativa de forma anual. 
Certificación, revisiones específicas e iniciativas para personas con discapacidad
Durante su presentación inicial y las presentaciones posteriores, el Sr. Leen dejó claro que la agencia espera llegar a la comunidad de contratistas. Sin embargo, el Sr. Leen también dejó claro que la agencia espera un cumplimiento del 100 % de las leyes federales de acción afirmativa, especialmente en lo que respecta a la preparación de los planes anuales de acción afirmativa de las organizaciones. Expresó su preocupación por el hecho de que hay demasiados «aprovechados» que se benefician de la incapacidad de la agencia para llevar a cabo revisiones de cumplimiento de todos los contratistas y subcontratistas federales, preparando planes de acción afirmativa (AAP) solo cuando son contactados por la OFCCP. Para hacer frente a este problema de los «aprovechados», la agencia está considerando un proceso en el que se exigiría a las organizaciones que certificaran que están completando sus planes de acción afirmativa anualmente. Esta certificación podría ser tan simple como marcar una casilla en un formulario presentado a la OFCCP, o podría implicar la presentación anual de ciertos componentes de los AAP de una organización.
El Sr. Leen también afirmó que la agencia tiene previsto realizar revisiones específicas en las que la OFCCP solo revisará el cumplimiento de una de las leyes que la agencia aplica. Por ejemplo, la agencia podría revisar únicamente el cumplimiento de las normas que implementan la Sección 503 de la Ley de Rehabilitación, centrándose exclusivamente en cuestiones relacionadas con la discapacidad. La agencia espera que estas revisiones específicas incluyan un componente in situ en el que un responsable de cumplimiento pueda obtener más información sobre los esfuerzos y los resultados de una organización.
Durante su participación en la Conferencia Nacional del ILG, el director interino Leen habló sobre su interés en los programas relacionados con las personas con discapacidad. El Sr. Leen ha participado en la supervisión de programas relacionados con personas con discapacidades en diversos contextos a lo largo de su carrera, y señaló que la aplicación de las normas de la OFCCP relativas a las personas con discapacidades sería un área de interés importante. Expresó su preocupación por el hecho de que las personas no traten con respeto a las personas con discapacidades. En concreto, animó a los empleadores a encontrar formas de aumentar la autoinformación por parte de las personas con discapacidades.
Resumen
Las presentaciones de Craig Leen en la Conferencia Nacional de ILG 2018 recibieron un apoyo abrumador por parte de los asistentes. La participación del Sr. Leen en la conferencia proporcionó una imagen clara de la naturaleza cambiante de la OFCCP y de lo que esta espera. Algunas de las conclusiones clave son:
- La idea de que la OFCCP y la comunidad de contratistas deben trabajar juntos como socios supuso un cambio refrescante con respecto a la idea de la administración anterior de que la OFCCP debía encontrar la supuesta discriminación rampante que se estaba produciendo entre los contratistas y subcontratistas federales.
- La OFCCP ya ha realizado esfuerzos para ser más transparente en cuanto a sus decisiones e iniciativas, y parece dispuesta a poner aún más información a disposición de la comunidad de contratistas.
- La OFCCP tiene la intención de trabajar para cerrar los casos de una manera más eficiente y estar abierta a las preocupaciones de los empleadores sobre las solicitudes de información que suponen una carga.
- Los contratistas y subcontratistas federales deben ser conscientes de que la OFCCP espera una colaboración en la que las organizaciones se esfuercen por cumplir al 100 % las leyes y normativas de acción afirmativa. Es probable que se pida a las organizaciones que certifiquen que así es, y aquellas que no lo hagan o que no tomen medidas tras la certificación probablemente se encontrarán en una situación difícil.
- La OFCCP tiene la intención de realizar solicitudes razonables de información y espera que las organizaciones proporcionen a la agencia acceso a dicha información cuando se les solicite.
Cabe señalar que, desde la Conferencia Nacional de ILG de 2018, la OFCCP ha publicado una serie de documentos importantes que se corresponden con la visión del Sr. Leen para la agencia. Durante la conferencia, la OFCCP publicó su documento «Qué pueden esperar los contratistas federales». Posteriormente, la OFCCP publicó una directiva sobre revisiones específicas en la que se analiza la intención de la agencia de seguir adelante con este tipo de revisiones a partir del año fiscal federal 2019 (que comienza en octubre de 2018). Estos documentos están disponibles en el sitio web de la OFCCP, https://www.dol.gov/ofccp/regs/compliance/directives/dirindex.htm.
La nueva OFCCP del director interino Craig Leen será una versión modificada de la agencia. La OFCCP será más receptiva a las aportaciones y preocupaciones de las organizaciones que supervisa y ofrecerá más incentivos para ayudar a estas organizaciones a avanzar hacia el cumplimiento normativo. Sin embargo, la OFCCP también tiene expectativas para los contratistas y subcontratistas federales que pueden resultar problemáticas para las organizaciones que no cumplan con sus requisitos normativos básicos.
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Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
