Resista la tentación de trasladar a los candidatos de una solicitud a otra

Este artículo analiza la tendencia de los sistemas electrónicos de seguimiento de candidatos a permitir a los reclutadores una mayor flexibilidad a la hora de trasladar a los candidatos, que han presentado su solicitud en una oferta de empleo, a otra oferta diferente, de modo que el candidato pueda ser considerado para el mismo puesto en una fecha posterior o para otros puestos además del que solicitó. No estamos a favor de esta tendencia en el caso de los contratistas del gobierno sujetos a la jurisdicción de la OFCCP, ya que hemos visto cómo esa flexibilidad para los reclutadores ha tenido consecuencias negativas en las revisiones de cumplimiento de la OFCCP durante la administración Obama. El hecho de que otros empleadores quieran esta función y elogien su flexibilidad no significa que los contratistas del gobierno deban adoptar esta práctica. Las razones por las que no estamos a favor de esta práctica son las siguientes:
 

• Los contratistas del gobierno están obligados a solicitar la raza y el género de los solicitantes, lo que permite a la OFCCP evaluar las decisiones de selección del empleador en cada etapa del proceso de contratación.
• Los contratistas del Gobierno deben preparar análisis anuales del impacto que su proceso de selección tiene en los diferentes géneros y razas, y cuando el empleador duplica una y otra vez a los solicitantes, trasladándolos de una solicitud a otra, aumenta la probabilidad de producir un impacto adverso estadísticamente significativo en la contratación; y
• Los contratistas del gobierno deben utilizar la definición de «solicitante por Internet» de la OFCCP, pero también se espera que clasifiquen a todos los solicitantes que realmente fueron considerados para un puesto vacante, de modo que el empleador pueda identificar qué solicitantes superaron cada fase del proceso de contratación.

Dado que los contratistas no gubernamentales no están sujetos a las regulaciones de la OFCCP ni a su jurisdicción, tienen más flexibilidad en su proceso de contratación. Tienen el lujo de evaluar a los candidatos para ver dónde encajarían mejor. El puesto solicitado puede ser diferente del puesto contratado.

Los reclutadores de contratistas gubernamentales no tienen ese lujo. Cuanto más trasladen los reclutadores de los contratistas gubernamentales a los candidatos entre distintas solicitudes, mayor será el riesgo de que la OFCCP considere el proceso de contratación como un único grupo continuo de solicitantes. Por el contrario, cuando los solicitantes solo se tienen en cuenta dentro de la solicitud a la que se han presentado, y en ninguna otra, los grupos de solicitantes tienen más posibilidades de ser evaluados en silos para garantizar la igualdad de oportunidades. Estos silos cobran importancia cuando la composición racial y de género de los grupos de solicitantes es muy diferente, aunque sea por casualidad.

Mismo puesto de trabajo que el contratado, mismo superior: menos problemático.

En este escenario, el empleador tiene un proceso de contratación en curso para un puesto de trabajo común: representante de atención al cliente en un centro de llamadas. Una vez que el reclutador ha seleccionado a los candidatos en función de sus cualificaciones básicas, el mismo responsable de contratación evalúa a los candidatos para el puesto vacante. Cuando el empleador establece sus ecuaciones matemáticas para evaluar la igualdad de oportunidades en el proceso de contratación, el hecho de que un solicitante haya presentado su candidatura para una vacante, pero haya sido trasladado a otra vacante para el mismo puesto, puede tenerse en cuenta matemáticamente, pero solo si el reclutador ha hecho su trabajo de clasificar al candidato correctamente. Es relativamente fácil rastrear la vacante a la que se presentó la candidatura y la vacante para la que se contrató al candidato. Lo más recomendable sería clasificar al solicitante en ambas solicitudes. En la solicitud 1, suponiendo que la persona no fuera realmente considerada para el puesto, la clasificación podría ser «trasladado a otra solicitud» o «no considerado», y en la solicitud 2, donde presumiblemente el candidato fue realmente considerado para el puesto, la clasificación sería algo más sustantivo, como «no cualificado» o «cualificado pero no entrevistado» o «entrevistado pero no contratado» o «contratado». Hay muchas otras formas de transmitir la fase a la que llegó el candidato en la segunda solicitud y el resultado de esa fase. Cuando el mismo responsable de contratación toma las decisiones para el mismo puesto y el reclutador ha hecho un buen trabajo asignando disposiciones que cumplen con la normativa sobre solicitantes por Internet, sigue siendo relativamente fácil desarrollar análisis matemáticos que modelen el proceso de selección del empleador sin inflar en exceso el número de solicitantes.

El reclutador puede copiar los candidatos de la primera solicitud y añadirlos a una nueva solicitud sin que tengan que volver a presentar su candidatura, pero, de nuevo, es fundamental que el reclutador los clasifique correctamente en la solicitud a la que se han presentado y en la solicitud para la que han sido contratados.

Sin embargo, las disposiciones en el requisito 1, como «requisito cumplido» o «se ha seleccionado a un candidato más cualificado», son problemáticas, ya que no queda claro si realmente se ha tenido en cuenta a la persona en el requisito uno o no. El reclutador debe indicar con una disposición si el candidato fue considerado o no en la solicitud 1. Para cualquier candidato que haya sido realmente considerado en la solicitud 1, el reclutador también debe registrar el resultado sustantivo del proceso de revisión del empleador en esa solicitud.

Si el proceso de contratación no es continuo y el responsable de contratación toma decisiones de contratación discretas y separadas en fechas muy diferentes, y los reclutadores tienen la flexibilidad de volver a una solicitud antigua y trasladar a los candidatos a una nueva solicitud, sin que el candidato tenga que volver a presentar su solicitud, se confunde el segundo grupo de solicitantes. Es probable que la OFCCP evalúe los datos de contratación del empleador afirmando que todos los candidatos del primer grupo de solicitudes que no fueron considerados para la vacante deberían haber sido considerados para la segunda vacante. Los solicitantes que presentaron su candidatura en el plazo posterior obviamente no fueron considerados para la vacante anterior, pero si no se mantiene la separación del proceso de solicitud, el segundo grupo acabará siendo mucho más grande que el primero. Si algunos candidatos de la solicitud anterior son trasladados (por el empleador) a la segunda vacante, recaerá sobre el empleador la responsabilidad de explicar por qué no se trasladó a todos los candidatos no contratados de la primera solicitud.

El mismo puesto de trabajo solicitado y contratado, pero con un responsable de contratación diferente.

En este escenario, hay un reclutador común que examina las expresiones de interés, pero las deriva en diferentes direcciones para que las consideren diferentes gerentes de contratación. El candidato se presentó a una solicitud, pero no era el candidato más cualificado y quizá fue muy convincente en la entrevista. En lugar de empezar desde cero con un grupo de candidatos completamente nuevo, el reclutador toma los candidatos cualificados del gerente 1 y duplica la información en la solicitud 2, enviándolos al gerente 2 para que los considere para una entrevista. Será importante que el candidato sea evaluado en cada una de las solicitudes.

Matemáticamente, sigue siendo relativamente sencillo saber cuántas personas fueron contratadas para este puesto y cuántas veces se consideró a cada candidato para cada vacante. Al conciliar estos datos de los candidatos, es importante utilizar una combinación de la fecha de solicitud, la fecha de solicitud, el nombre del responsable y la disposición a la hora de evaluar a los candidatos para detectar duplicados auténticos.

Sin embargo, el empleador ha destruido la independencia de las solicitudes y la OFCCP ahora tiene pruebas de que existe un único grupo de contratación continuo.

Diferente título del puesto solicitado frente al puesto contratado, pero dentro del mismo grupo de puestos AAP.

En este caso, el empleador tiene puestos similares, pero los reclutadores buscan diferentes títulos de trabajo. La candidata solicitó el puesto de auxiliar de cuentas por pagar, que corresponde al grupo de trabajo 5A de AAP, pero no era adecuada para este puesto porque no cumplía los requisitos mínimos para este puesto en particular. Sin embargo, cuando el reclutador la preseleccionó, se enteró de que la candidata era veterana. Poco después de ser descartada por «no cualificada» para el puesto de empleada de cuentas por pagar, se abre una vacante de especialista financiero y, sin que la solicitante haya presentado su candidatura para este puesto, el reclutador traslada a la candidata al segundo puesto y envía su solicitud al responsable de contratación. El reclutador cree que está haciendo lo correcto por la veterana al buscarle otras oportunidades en el lugar de trabajo a las que podría tener derecho.

El problema ahora es que, a ojos de la OFCCP, todos los candidatos originales al puesto de auxiliar de contabilidad deberían haber sido considerados para el puesto de especialista financiero. ¿Por qué el reclutador seleccionó a este candidato en concreto? ¿Había otros candidatos veteranos en la solicitud de auxiliar de contabilidad que también estuvieran cualificados para el puesto de especialista financiero? ¿Cómo sabe el reclutador quién es veterano y quién no? ¿Son visibles los datos de autoidentificación?

Además, el empleador aún debe modelar matemáticamente el proceso de selección para evaluarlo en términos de igualdad de oportunidades. El puesto contratado y el puesto solicitado no coinciden. Las contrataciones se incluyen en el numerador, pero en el caso del puesto «especialista financiero», ¿qué se incluye en la mitad inferior? ¿Solo la solicitud que el reclutador seleccionó de la primera solicitud? ¿Todo el grupo de empleados de contabilidad?

Matemáticamente, la OFCCP querrá afirmar que el grupo de candidatos para el puesto de especialista financiero no es solo la persona que el reclutador trasladó a ese puesto más los que se presentaron directamente al puesto de especialista financiero. Es todo el mundo en el puesto de especialista financiero más todos los candidatos del puesto de empleado de cuentas por pagar, porque el empleador ejerció su discreción para trasladar a una persona que no se presentó a ese puesto. La solicitud reflejará que el candidato se presentó a la vacante de Contable, pero fue contratado para un puesto de Especialista financiero, por lo que ahora hay una discrepancia.

Si el empleador no hubiera trasladado al candidato, sino que hubiera insistido en que este presentara su solicitud para el puesto requerido (de modo que hubiera pruebas de dos solicitudes separadas para el candidato: una para el puesto de empleado de cuentas por pagar y otra para el de especialista financiero), entonces la OFCCP no tendría motivos para insistir en ampliar el grupo de candidatos para el puesto de especialista financiero con todos los candidatos a cuentas por pagar. Habría una solicitud del candidato para el puesto de especialista financiero y una contratación para el puesto de especialista financiero. El puesto solicitado y el puesto contratado coinciden. Una persona podría ser un candidato duplicado para los dos puestos diferentes, pero no se duplicaría todo el grupo de candidatos.

Diferente cargo en un grupo profesional diferente

En este caso, el empleador no sabe hasta que comienza a entrevistar al candidato si este posee las cualificaciones necesarias para los diferentes niveles de puestos de trabajo, que se corresponden con diferentes grupos de puestos de trabajo del AAP. Por ejemplo, la persona presenta una solicitud y «marca» que desea ser considerada para «cualquier» puesto de trabajo. No solicita un puesto de trabajo específico.

El empleador revisa la solicitud y, basándose en su experiencia laboral como maquinista, lo invita a una entrevista. El empleador tiene vacantes tanto para el puesto de maquinista como para el de ayudante de maquinista. El empleador no puede determinar cuál de los dos puestos es el más adecuado sobre el papel (a partir de la solicitud) hasta que hable con él en profundidad sobre su experiencia laboral real. Lo que este empleador considera un trabajo de maquinista puede requerir un nivel de habilidad más avanzado que el que esta persona ha tenido en el pasado, por lo que quizá el puesto de ayudante de maquinista sea más adecuado para él.

El empleador tiene dos grupos de puestos diferentes: trabajadores cualificados y ayudantes. Si no se exige al solicitante que identifique con precisión los puestos a los que opta, el empleador no podrá refutar los esfuerzos de la OFCCP por tomar todo el conjunto de solicitantes de todo el ciclo del AAP y duplicarlo en ambos conjuntos de análisis de contratación por grupos de puestos. Si el grupo de puestos que incluye a los maquinistas también incluye a los soldadores, ¿significa eso que todos los solicitantes auxiliares serán considerados como si también hubieran solicitado puestos de soldador? Sí, si el empleador tiene la facultad de considerar a los solicitantes que han solicitado «cualquier» puesto también para puestos de soldador.

Si el empleador no exige al candidato que solicite un puesto específico, y mucho menos una solicitud específica, también corre el riesgo de que la OFCCP examine la colocación de estas personas. ¿Está el empleador aceptando a solicitantes de una raza (negros) y orientándolos hacia puestos de ayudantes, y aceptando a solicitantes de otra raza (blancos) y orientándolos hacia puestos de trabajadores cualificados mejor remunerados?

Si el candidato no selecciona el puesto al que se postula y los reclutadores o gerentes de contratación del empleador mueven a los candidatos a su discreción, la reclamación por colocación se vuelve más difícil de defender.

Diferentes puestos de trabajo, en diferentes grupos profesionales, a lo largo de múltiples ciclos AAP.

Por lo general, el empleador agrega los datos de los contratados y los solicitantes utilizando la misma estructura del plan de acción afirmativa que desarrolló para su análisis de utilización u objetivos, lo que significa que, en la mayoría de los casos, el empleador evalúa estos datos por grupo de trabajo de acción afirmativa. Si el empleador es seleccionado para una revisión de cumplimiento de la OFCCP en los primeros seis meses de su año de plan, normalmente presenta datos de 12 meses. Si el empleador es seleccionado en los últimos seis meses de su año de planificación, normalmente presenta datos de 18 a 23 meses. Si la OFCCP calcula un patrón y una práctica de discriminación estadísticamente significativos en la contratación a partir de la presentación de la auditoría inicial en un grupo de trabajo concreto a partir de los primeros 12 meses de datos, puede solicitar un año adicional de datos del año anterior.
 

Si los contratistas del gobierno no dividen su proceso de selección en grupos de solicitudes separados y los reclutadores pueden trasladar a los candidatos que presentaron su solicitud a finales de 2017 a los grupos de solicitantes de 2018, la OFCCP los gestionará conjuntamente, a lo largo de un periodo de dos años. La OFCCP dará por sentado que todos los solicitantes han sido considerados para todos los puestos vacantes que se han producido después de que el candidato presentara su solicitud. Si el candidato presentó su solicitud en marzo de 2017 para una vacante que fue cubierta en abril de 2017 por otra persona, y los reclutadores tienen la autoridad y la capacidad de trasladar a los candidatos de un grupo de solicitantes a otro sin que el candidato tenga que volver a presentar su solicitud, cuando se produjo otra oportunidad de empleo en junio de 2017, la OFCCP presumiría que todos los candidatos no seleccionados del grupo de solicitantes de marzo deberían haber sido considerados para la vacante de mayo. Ese principio se aplica a lo largo de todo el periodo de datos de dos años. Un gran grupo de solicitantes, en el que se presume que todos y cada uno de los solicitantes han sido considerados y cualificados para cada vacante posterior.

Resumen

Algunos empleadores contratistas del gobierno seguirán permitiendo que los reclutadores trasladen a los solicitantes de una solicitud a otra sin que el candidato tenga que volver a presentar su solicitud, ya que consideran que los riesgos asociados con ser demasiado rígidos y poco flexibles en el proceso de contratación superan el posible perjuicio que podría suponer una revisión de cumplimiento de la OFCCP. Seguirán sancionando esta práctica hasta que sean auditados. Otros empleadores, que se encuentran en medio de una revisión de cumplimiento de la OFCCP o que han tenido que responder a las acusaciones de la OFCCP de un patrón y práctica de trato desigual en una revisión de cumplimiento, apreciarán la importancia de preservar la defensa de las solicitudes aisladas. La OFCCP no va a emprender una acción coercitiva alegando un patrón y una práctica de discriminación en la contratación utilizando un conjunto de datos de dos años si el empleador ha tomado todas las precauciones para aislar a los solicitantes en un sistema basado en solicitudes y ha prohibido a sus reclutadores mover a los solicitantes que no han solicitado cada puesto.

Puede que sea rígido y requiera mucho tiempo, pero es, con diferencia, la mejor práctica para los contratistas del gobierno, teniendo en cuenta cómo la OFCCP ha aplicado su norma sobre solicitantes por Internet.

Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.