A unas tres semanas de que entren en vigor las normas definitivas de la Sección 503/VEVRAA, los contratistas y subcontratistas federales siguen teniendo muchas preguntas sobre las nuevas obligaciones que imponen las normas y la mejor manera de cumplirlas. A medida que se acerca el 24 de marzo de 2014, la OFCCP sigue proporcionando orientación sobre la aplicación de las normas definitivas y aclarando las expectativas y los planes de la agencia para su cumplimiento. A continuación se ofrecen respuestas a algunas de las preguntas más frecuentes.
Cobertura e implementación
- ¿Tengo que cumplir con las normas definitivas? ¿Cuáles son los requisitos para la cobertura?
Con respecto a la Sección 503, los contratistas y subcontratistas federales que tengan un único contrato o subcontrato federal de 10 000 dólares o más deben cumplir con las subpartes A, B, D y E (es decir, las disposiciones sobre no discriminación, cumplimiento y mantenimiento de registros) de las normas de la Sección 503. Los contratistas y subcontratistas federales con 50 o más empleados en total en la empresa y un único contrato de 50 000 dólares o más también deben cumplir con la subparte C (es decir, las disposiciones del programa de acción afirmativa) de las normas de la sección 503.
En lo que respecta a la VEVRAA, los contratistas y subcontratistas federales que tengan un único contrato o subcontrato federal por valor de 100 000 dólares o más deben cumplir las subpartes A, B, D y E (es decir, las disposiciones sobre no discriminación, cumplimiento y mantenimiento de registros) de las normas de la VEVRAA. Los contratistas y subcontratistas federales con 50 o más empleados en total en la empresa y un único contrato de 100 000 dólares o más también deben cumplir con la subparte C (es decir, las disposiciones del programa de acción afirmativa) de las normas de la VEVRAA.
- Si tengo un contrato con una agencia gubernamental estatal o local, ¿tengo que cumplir con las normas definitivas?
Quizás. Los gobiernos estatales y locales están sujetos a las normas definitivas si cumplen los umbrales de cobertura mencionados anteriormente y si la agencia gubernamental estatal o local en cuestión participa «en trabajos relacionados con el contrato o subcontrato [federal]». Si la agencia gubernamental estatal o local con la que tiene un contrato es un contratista federal cubierto, entonces usted puede ser un subcontratista federal cubierto sujeto al cumplimiento de las normas definitivas (suponiendo que, del mismo modo, cumpla los umbrales de cobertura mencionados anteriormente).
- Las normas definitivas entrarán en vigor el 24 de marzo de 2014. ¿Tengo que cumplir todos los nuevos requisitos antes de esa fecha?
Los contratistas y subcontratistas federales deben cumplir con los nuevos requisitos establecidos en las subpartes A, B, D y E de las normas definitivas antes del 24 de marzo de 2014. Entre otras cosas, estas subpartes incluyen los siguientes nuevos requisitos: requisitos actualizados para la publicación de ofertas de empleo, eslóganes publicitarios actualizados que hagan referencia específica a los veteranos y las personas con discapacidad, inclusión de lenguaje específico en negrita en todos los subcontratistas y órdenes de compra, adaptaciones razonables para los solicitantes que utilicen sistemas de solicitud en línea y avisos a los sindicatos sobre las obligaciones de acción afirmativa del contratista o subcontratista en relación con los veteranos y las personas con discapacidad.
Por el contrario, los contratistas y subcontratistas federales deben cumplir con cualquier nuevo requisito establecido en la subparte C de las normas definitivas en el momento en que comiencen su primer ciclo del AAP posterior al 24 de marzo de 2014. Por lo tanto, los contratistas y subcontratistas con una fecha de plan de acción afirmativa del 1 de enero deben comenzar a cumplir con todos los nuevos requisitos de la subparte C el 1 de enero de 2015. Estos nuevos requisitos incluyen todos los nuevos requisitos del plan de acción afirmativa (por ejemplo, declaración actualizada de la política de acción afirmativa, referencia de veteranos, objetivo de utilización para personas con discapacidad, obligaciones adicionales de recopilación de datos y diversos requisitos de autoevaluación), el uso de nuevos formularios y procesos de autoidentificación, y los avisos obligatorios a los subcontratistas y proveedores. Con respecto a los nuevos requisitos del plan de acción afirmativa, la OFCCP ha indicado que considerará el primer plan de acción afirmativa de un contratista/subcontratista posterior al 24 de marzo de 2014 como un «AAP de transición» y no considerará que el AAP incumple los requisitos siempre que el contratista/subcontratista incluya la siguiente información en el AAP: (1) información sobre las obligaciones de cumplimiento que aún no ha cumplido; e (2) información sobre los esfuerzos que está realizando para cumplir con esas obligaciones en el futuro.
- ¿Dónde puedo obtener una copia de las normas definitivas?
Las copias de las normas definitivas pueden consultarse aquí: https://federalregister.gov/a/2013-21227 y https://federalregister.gov/a/2013-21228.
Requisitos del Plan de Acción Afirmativa para Veteranos/Personas con Discapacidad
- ¿Cuáles son los nuevos porcentajes objetivo exigidos para los veteranos y las personas con discapacidad, y qué ocurre si mi empresa no cumple esos objetivos?
Las normas definitivas establecen dos objetivos ambiciosos diferentes para los veteranos y las personas con discapacidad. En primer lugar, las nuevas normas de la VEVRAA exigen a los contratistas y subcontratistas federales afectados que establezcan un objetivo de contratación de veteranos equivalente al porcentaje nacional de veteranos en la población activa civil (actualmente, aproximadamente el 8 %) o un objetivo que el contratista establezca por su cuenta teniendo en cuenta cinco factores enumerados en las normas. En segundo lugar, las nuevas normas de la Sección 503 incluyen un «objetivo de utilización» del 7 % para las personas con discapacidad, que los contratistas y subcontratistas federales cubiertos deben aplicar por grupo de puestos de trabajo (para contratistas y subcontratistas con más de 100 empleados) o a la plantilla en su conjunto (para contratistas y subcontratistas con 100 empleados o menos). Es importante señalar que el punto de referencia objetivo y el objetivo de utilización no son cuotas y que el incumplimiento del punto de referencia para veteranos o del objetivo de utilización para personas con discapacidad no dará lugar a una infracción ni a una sanción. En cambio, al igual que con otros objetivos, se espera que el contratista o subcontratista evalúe sus procesos de personal para determinar si existen barreras para la igualdad en el empleo y/o para implementar (o modificar) los esfuerzos de buena fe necesarios para garantizar la igualdad de oportunidades de empleo para los veteranos y las personas con discapacidad.
- He oído que hay nuevos requisitos para la recopilación de datos. ¿Cuáles son esos requisitos?
A partir de la fecha de inicio del primer ciclo del plan de acción afirmativa del contratista/subcontratista posterior al 24 de marzo de 2014, las normas definitivas exigen a los contratistas y subcontratistas federales que recopilen los siguientes datos y los conserven durante tres años:
- Número de solicitantes que se identificaron como veteranos protegidos antes de la oferta o que se conocen como veteranos protegidos;
- Número de solicitantes que se identificaron como personas con discapacidad antes de la oferta o que se sabe que son personas con discapacidad.
- Número total de puestos vacantes;
- Número total de puestos cubiertos;
- Número total de solicitantes para todos los puestos de trabajo;
- Número de solicitantes veteranos protegidos contratados;
- Número de solicitantes discapacitados contratados; y
- Número total de candidatos contratados.
Otros requisitos
- Mi empresa ya publica todas sus ofertas de empleo en el sistema estatal de prestación de servicios de empleo (ESDS) correspondiente. ¿Qué cambios introducen las normas definitivas en este proceso?
Los contratistas y subcontratistas federales siguen estando obligados a publicar sus ofertas de empleo (salvo algunas excepciones) en el ESDS estatal. Las normas definitivas aclaran que la lista debe presentarse en un formato permitido por el ESDS. Además, las normas definitivas exigen que el contratista o subcontratista notifique al ESDS su deseo de que se le remitan de forma prioritaria a veteranos protegidos para sus ofertas de empleo y que facilite la información de contacto de la persona responsable de la contratación en cada lugar de contratación dentro del estado, así como la información de contacto de cualquier reclutador u organización externa que se utilice para ayudar al contratista/subcontratista en la contratación. Esta solicitud e información adicionales deben realizarse/proporcionarse con la primera lista de puestos de trabajo del contratista/subcontratista que se publique a partir del 24 de marzo de 2014 y, si la información de contacto cambia, con la siguiente lista de puestos de trabajo después del cambio.
- ¿Cómo cambiaron las normas definitivas el proceso de autoidentificación?
Las normas definitivas exigen ahora a los contratistas y subcontratistas que inviten a los solicitantes a identificarse como veteranos protegidos o personas con discapacidad durante la fase previa a la oferta, además de la invitación a identificarse que ya se exige en la fase posterior a la oferta. Las normas definitivas de la VEVRAA también exigen que se utilicen diferentes formularios de autoidentificación en las fases previa y posterior a la oferta. Durante la fase previa a la oferta, se debe invitar a los solicitantes a identificarse únicamente como «veteranos protegidos». Durante la fase posterior a la oferta, se debe invitar a las personas a identificarse como pertenecientes a una de las categorías específicas de veteranos protegidos (por ejemplo, veteranos recientemente separados del servicio, veteranos discapacitados, etc.). Por último, las normas definitivas de la Sección 503 exigen a los contratistas y subcontratistas federales que inviten a sus empleados a identificarse como personas con discapacidad durante el primer año de aplicación de las nuevas normas y, a partir de entonces, cada cinco años. Además, al menos una vez cada cinco años, los contratistas y subcontratistas federales deben recordar a sus empleados que pueden actualizar voluntariamente su estado de discapacidad en cualquier momento.
- ¿Se requieren nuevos formularios de autoidentificación?
Sí, se requieren tres nuevos formularios de autoidentificación: invitación previa a la oferta para autoidentificarse como veterano protegido, invitación posterior a la oferta para autoidentificarse como veterano protegido e invitación para autoidentificarse como persona con discapacidad.
- ¿Tengo que utilizar los nuevos formularios de autoidentificación publicados por la OFCCP?
Los contratistas y subcontratistas federales deben utilizar el formulario de autoidentificación aprobado por la OFCCP para personas con discapacidades (que se encuentra en http://www.dol.gov/ofccp/regs/compliance/sec503/Voluntary_Self-Identification_of_Disability_CC-305_SD_Edit1.24.14.pdf). Aunque los contratistas pueden convertir el formulario a formato electrónico, el texto, el número OMB y la fecha de caducidad, así como el tipo y tamaño de la fuente, deben mantenerse iguales. El formulario aprobado por la OFCCP debe utilizarse para los cuatro fines requeridos: autoidentificación previa a la oferta, autoidentificación posterior a la oferta, encuesta a los empleados durante el primer año y nueva encuesta a los empleados al cabo de cinco años.
Los contratistas y subcontratistas federales no están obligados a utilizar los formularios de autoidentificación recomendados por la OFCCP para los veteranos (que se encuentran en el apéndice B de las nuevas regulaciones de la VEVRAA). Sin embargo, los contratistas y subcontratistas que creen sus propios formularios deben asegurarse de que estos incluyan todo el contenido requerido, incluyendo lo siguiente: (1) la presentación de toda la información es voluntaria y no afectará negativamente a ninguna decisión de empleo; (2) la información proporcionada es confidencial y no se utilizará de manera incompatible con la VEVRAA; (3) el contratista es un contratista federal obligado a tomar medidas afirmativas en nombre de los veteranos protegidos; y (4) un resumen de las partes pertinentes de la VEVRAA (incluidas las definiciones) y el programa de medidas afirmativas del contratista/subcontratista. Además, los contratistas/subcontratistas que elaboren sus propios formularios deben asegurarse de crear formularios previos y posteriores a la oferta que soliciten la información permitida en cada etapa.
- ¿Ha cambiado el texto de la cláusula de igualdad de oportunidades en el empleo (EEO) requerido para los subcontratos y las órdenes de compra? ¿Puedo seguir incorporándolo en mis subcontratos y órdenes de compra por referencia?
Sí, según las normas definitivas, el texto completo de la cláusula de igualdad de oportunidades en el empleo (EEO) puede seguir incorporándose por referencia en todos los subcontratos y órdenes de compra. Sin embargo, la referencia incorporada debe citar ahora explícitamente las normas de la Sección 503 y la VEVRAA (41 CFR 60-300.5(a) y 41 CFR 60-741.5(a)) y debe incluir texto específico en negrita en todos los subcontratos y órdenes de compra. Según la OFCCP, los contratistas/subcontratistas pueden combinar todas las cláusulas de igualdad de oportunidades en el empleo (EEO) requeridas en una única cláusula de «incorporación por referencia», siempre que toda la cláusula esté en negrita y se incluya en ella el texto requerido (relacionado tanto con los veteranos como con las personas con discapacidad). Las preguntas frecuentes de la OFCCP proporcionan ejemplos específicos de texto que puede utilizarse para cumplir el requisito de incorporación de la cláusula de igualdad de oportunidades en el empleo (EEO).
- ¿Qué cambios en los eslóganes publicitarios exigen las normas definitivas?
Las normas definitivas exigen a los contratistas y subcontratistas federales que hagan referencia específica a los veteranos y las personas con discapacidad en las ofertas de empleo, los materiales de solicitud y otros anuncios. Aunque las normas definitivas no especifican ningún formato concreto para esta referencia, la OFCCP considera que, aunque los contratistas y subcontratistas pueden utilizar abreviaturas en sus eslóganes publicitarios, el uso de «D» para «discapacitado» y «V» para «veterano» es insuficiente. La OFCCP recomienda que, como mínimo, los contratistas utilicen «vet» y «disabled» si utilizan abreviaturas. Por lo tanto, una opción para un eslogan breve aceptado por la OFCCP podría ser «EEO/AA Employer/Vet/Disabled» (Empleador que cumple con la igualdad de oportunidades en el empleo/acción afirmativa/veteranos/discapacitados). También se permiten anuncios publicitarios más largos, sin abreviaturas, siempre que se haga referencia específica a los veteranos y las personas con discapacidad.
Puede encontrar información adicional sobre las respuestas de la OFCCP a las preguntas frecuentes en http://www.dol.gov/ofccp/regs/compliance/faqs/503_faq.htm (para la Sección 503) y enahttp://www.dol.gov/ofccp/regs/compliance/faqs/VEVRAA_faq.htm (para la VEVRAA). No obstante, asegúrese de consultar periódicamente las actualizaciones, ya que se siguen añadiendo nuevas preguntas y respuestas y se modifican las respuestas existentes.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
