Las normas revisadas emitidas por la Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP) del Departamento de Trabajo de los Estados Unidos con respecto a los veteranos protegidos y las personas con discapacidades ya están en vigor. Las empresas debían implementar algunos de los puntos de estas normas revisadas antes del 24 de marzo de 2014. Hay otros requisitos en las normas revisadas que deben implementarse cuando las empresas actualicen sus planes de acción afirmativa para veteranos y personas con discapacidades.
Uno de los conjuntos de cambios más importantes en las regulaciones revisadas son los cambios relacionados con las encuestas. Hay revisiones importantes que los contratistas y subcontratistas federales deben realizar en la forma en que encuestan a los solicitantes y empleados para obtener información sobre su condición de veteranos y discapacitados. Si bien las empresas pueden realizar estos cambios a partir del 24 de marzo de 2014, DEBEN realizar algunos de estos cambios a más tardar en la fecha en que se actualicen los AAP.
Subpartes dentro de las regulaciones revisadas
Vale la pena dedicar un momento a revisar la estructura de las normas revisadas. Las normas revisadas para veteranos protegidos y personas con discapacidades se dividen en cinco partes principales.
- La subparte A contiene la cláusula de igualdad de oportunidades, que incluye determinadas disposiciones que debían haberse aplicado antes del 24 de marzo de 2014.
- La subparte B contiene información sobre la discriminación y determinadas acciones que están prohibidas por la normativa. La subparte B también contiene algunas disposiciones que debían haberse aplicado antes del 24 de marzo.
- La subparte C contiene disposiciones relativas al programa de acción afirmativa de una empresa. La subparte C incluye las métricas de datos, los requisitos de encuesta y muchas otras disposiciones que son de gran interés para los contratistas y subcontratistas federales. Estas son las disposiciones que deben implementarse en el momento en que se actualicen los planes de acción afirmativa de una empresa.
- La subparte D contiene información sobre la aplicación de las normas y los procedimientos de reclamación.
- La subparte E contiene diversos asuntos complementarios, incluida información sobre el mantenimiento de registros y el derecho de la OFCCP a acceder a ellos.
Algunas empresas pueden estar sujetas a las subpartes A, B, D y E de la normativa revisada, pero no a la subparte C. Por ejemplo, las empresas más pequeñas y aquellas que tienen contratos federales muy pequeños pueden no estar sujetas a la subparte C. El artículo que escribimos en enero de 2014 para The OFCCP Digest contiene información más completa sobre los umbrales asociados a las distintas subpartes de la normativa revisada.
Requisitos de inspección para nuevos empleados
Desde hace algún tiempo, los contratistas y subcontratistas federales están obligados a realizar encuestas a los nuevos empleados sobre su condición de veteranos y discapacitados. Este requisito no ha cambiado con la revisión de la normativa. Sin embargo, hay una serie de nuevos requisitos relativos a la encuesta a los empleados. Estos nuevos requisitos entran en vigor en la fecha en que está prevista la actualización de los planes de acción afirmativa de una empresa. Por lo tanto, si una empresa tiene planes de acción afirmativa que comienzan el 1 de enero, los requisitos de la normativa revisada relativos a la encuesta a los nuevos empleados deben aplicarse a más tardar el 1 de enero de 2015.
- Encuesta a veteranos
La encuesta a los empleados sobre su condición de veteranos debe incluir determinados términos. Por ejemplo, la encuesta debe indicar que la empresa es un empleador que aplica medidas de acción afirmativa, que la participación en la encuesta es voluntaria y que la información recabada en la misma se mantendrá confidencial. La normativa revisada para veteranos incluye un formato sugerido para esta encuesta.
Las normas revisadas dejan claro que las empresas deben realizar encuestas para cada una de las clasificaciones actuales de veteranos protegidos. Las clasificaciones de veteranos protegidos que se encuentran en las normas revisadas son las siguientes:
- Veterano discapacitado
- Veterano recientemente separado (es decir, una persona que lleva menos de tres años separada del servicio militar).
- Medalla al servicio de las fuerzas armadas para veteranos
- Insignia de veterano en servicio activo en tiempo de guerra o campaña
La clasificación «veterano activo en tiempo de guerra o con insignia de campaña» es un nuevo nombre para la clasificación «otro veterano protegido». La OFCCP adoptó la nomenclatura «veterano activo en tiempo de guerra o con insignia de campaña» con el fin de evitar la confusión que se producía con frecuencia sobre lo que constituía un «otro veterano protegido».
Las empresas ya no están obligadas a realizar encuestas específicas sobre la condición de veterano de la guerra de Vietnam o la condición de veterano discapacitado especial. El término «veterano discapacitado» ha sustituido básicamente al de «veterano discapacitado especial», y ya no existe ninguna cobertura especial para los veteranos de la guerra de Vietnam como tal.
Si bien la mayoría de las preguntas de la encuesta sobre la condición de veterano deben ser preguntas de «sí» o «no», cualquier pregunta sobre la condición de veterano recientemente separado del servicio debe solicitar la fecha de separación. Cada veterano llegará a un punto en el que habrán pasado más de tres años desde su fecha de separación del servicio. En ese momento, ya no deben aparecer en ningún informe como veteranos recientemente separados del servicio.
- Encuesta sobre discapacidad
Las empresas tienen cierta discreción en cuanto al lenguaje que deben utilizar en la encuesta sobre veteranos para los nuevos empleados. No se puede decir lo mismo de la encuesta sobre discapacidad. Los contratistas y subcontratistas federales DEBEN utilizar un formulario elaborado por la OFCCP para realizar la encuesta sobre discapacidad. El formulario se puede encontrar en el sitio web de la OFCCP. El formulario de la encuesta sobre discapacidad tiene dos páginas y NO SE PUEDE modificar de forma significativa. Aunque las empresas pueden crear una versión del formulario que se pueda rellenar electrónicamente, el formulario electrónico debe conservar todo el lenguaje proporcionado por la OFCCP. Una de las preguntas frecuentes de la OFCCP establece que la versión electrónica de la encuesta sobre discapacidad debe:
- Mostrar el número OMB y la fecha de caducidad.
- Incluya el texto del formulario sin modificaciones.
- Utilice una fuente sans-serif, como Calibri o Arial; y
- Utilice un tamaño de fuente de al menos 11 puntos (a excepción de las notas al pie y la declaración de responsabilidad, que deben tener un tamaño mínimo de 10 puntos).
Las empresas pueden proporcionar un prefacio u otros materiales explicativos junto con la encuesta sobre discapacidad, pero la encuesta en sí no puede modificarse.
- Momento de la encuesta
La OFCCP ha dejado claro que las empresas están obligadas a encuestar a los nuevos empleados en la fase «posterior a la oferta y previa a la contratación» del proceso de selección. En el pasado, muchas empresas encuestaban a los nuevos empleados sobre su condición de veteranos y discapacitados durante la orientación para nuevos empleados. Las empresas pueden seguir realizando encuestas de esta manera siempre que la orientación para nuevos empleados se lleve a cabo antes de que el empleado comience a desempeñar sus funciones. Las empresas también pueden encuestar a las personas a las que se les ha ofrecido un puesto en un momento anterior al momento en que la persona se convierte formalmente en empleado. Por ejemplo, esta encuesta puede realizarse cuando se le pide a una persona que complete un contrato de trabajo o que se someta a un examen físico previo al empleo.
Requisitos de inspección para los solicitantes
Si bien los contratistas y subcontratistas federales han tenido la obligación de encuestar a los solicitantes sobre su raza/etnia y género durante algún tiempo, no existía el requisito de encuestar a los solicitantes sobre su condición de veterano o discapacidad hasta que entraron en vigor las regulaciones revisadas. Ahora, las empresas deberán comenzar a encuestar a los solicitantes sobre su condición de veterano y discapacidad a más tardar en la fecha en que esté prevista la próxima actualización de los AAP de la empresa. Volviendo al ejemplo anterior, si una empresa tiene planes de acción afirmativa que comienzan el 1 de enero, los requisitos relativos a la encuesta a los solicitantes deben aplicarse a más tardar el 1 de enero de 2015.
- Encuesta a veteranos
Las normas revisadas exigen que las encuestas a los solicitantes sobre su condición de veterano contengan un lenguaje similar al de la encuesta para los empleados. Una vez más, la encuesta debe indicar que la empresa es un empleador que aplica la acción afirmativa, que la cumplimentación de la encuesta es voluntaria y que la información de la encuesta se mantendrá confidencial. Sin embargo, las empresas NO están obligadas a preguntar a los solicitantes sobre clasificaciones específicas de veteranos. En su lugar, las empresas deben describir las cuatro clasificaciones de veteranos protegidos y, a continuación, preguntar a los solicitantes si pertenecen a alguna de estas clasificaciones con una pregunta de «sí» o «no». Las empresas pueden realizar encuestas sobre todas las clasificaciones de veteranos protegidos, pero el requisito formal es determinar si un solicitante pertenece, en general, a la categoría de veterano protegido.
- Encuesta sobre discapacidad
Uno de los cambios más significativos asociados con la revisión de la normativa es el requisito de realizar una encuesta sobre discapacidad a los solicitantes en la fase previa a la oferta. Durante años se ha informado a las empresas de que la Ley de Estadounidenses con Discapacidades impide realizar encuestas sobre discapacidad a los solicitantes antes de la oferta. Sin embargo, la OFCCP ha recibido orientación de la Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC) en la que se establece que los contratistas y subcontratistas federales pueden estar obligados a realizar dicha encuesta.
Al igual que en el caso de la encuesta para nuevos empleados, los contratistas y subcontratistas federales DEBEN utilizar el formulario elaborado por la OFCCP para encuestar a los solicitantes sobre su situación de discapacidad. Una vez más, el formulario NO PUEDE modificarse de forma significativa. Las empresas pueden recopilar información sobre la discapacidad de los solicitantes por vía electrónica, pero también en este caso deben cumplirse los requisitos mencionados anteriormente en relación con el uso electrónico del formulario.
- Momento de la encuesta
Las propias normas revisadas no mencionan el momento en que debe realizarse la encuesta a los solicitantes sobre su condición de veterano o discapacitado. Sin embargo, el preámbulo de la normativa y varias preguntas frecuentes de la OFCCP indican que las empresas pueden encuestar a los solicitantes sobre su condición de veterano y discapacidad al mismo tiempo que les preguntan sobre su raza, género y origen étnico. Aunque la OFCCP no ha incorporado íntegramente las disposiciones de su norma sobre solicitantes por Internet en la normativa revisada sobre veteranos y personas con discapacidad, la agencia ha indicado que permitirá a las empresas limitar las encuestas demográficas sobre la condición de veterano y discapacidad a aquellas personas que se consideren «solicitantes por Internet».
Nueva encuesta a toda la plantilla
Además de encuestar a los solicitantes y a los nuevos empleados, la normativa revisada establece un requisito adicional en materia de encuestas. Durante el primer año tras la actualización de los planes de acción afirmativa de una empresa, esta debe realizar una nueva encuesta a toda su plantilla para recabar información sobre la situación de discapacidad. Siguiendo con el ejemplo que hemos estado utilizando, esto significa que una empresa con planes de acción afirmativa a partir del 1 de enero debe volver a encuestar a toda su plantilla en algún momento antes del 31 de diciembre de 2015. Una empresa con planes de acción afirmativa a partir del 1 de julio debe volver a encuestar a toda su plantilla en algún momento antes del 30 de junio de 2015.
Hay varias características importantes en esta nueva encuesta sobre la plantilla. En primer lugar, la OFCCP solo exige una nueva encuesta sobre la plantilla en lo que respecta a la situación de discapacidad. Las empresas no están obligadas a volver a realizar encuestas sobre la condición de veterano u otra información demográfica. En segundo lugar, las empresas DEBEN volver a utilizar el formulario de encuesta prescrito por la OFCCP para recopilar información sobre la discapacidad. Si bien se permite a las empresas incluir materiales introductorios o explicativos con la encuesta, el formulario de encuesta debe utilizarse en su totalidad. Si la encuesta se realiza por vía electrónica, se aplican nuevamente las disposiciones mencionadas anteriormente.
Tras esta primera reevaluación de la plantilla, las empresas están obligadas a realizar una nueva reevaluación de la situación de discapacidad de los empleados al menos una vez cada cinco años. Al menos una vez durante los años intermedios, los empleados deben recibir un recordatorio formal de que pueden actualizar la información sobre su situación de discapacidad en los sistemas de recursos humanos de la empresa.
Preparación para los nuevos requisitos de la encuesta
¿Qué tipo de medidas deben tomar los contratistas y subcontratistas federales para prepararse para todas las nuevas inspecciones exigidas por la normativa revisada? Tenemos las siguientes sugerencias.
- Establezca un calendario. Aunque los requisitos de la normativa revisada relativos a los nuevos empleados y solicitantes pueden aplicarse en cualquier momento, DEBEN aplicarse antes de la fecha en que deban actualizarse los planes de acción afirmativa (AAP) de la empresa. Las empresas deben establecer un calendario para la aplicación de las medidas que les permitan cumplir los nuevos requisitos.
- Determinar los pasos necesarios para implementar los nuevos requisitos. Las empresas deberán actualizar los formularios de encuesta para solicitantes y empleados y encontrar la manera de integrar la encuesta sobre discapacidad de la OFCCP en sus procesos.
- Coordinarse con las personas responsables de los sistemas de información de RR. HH. y los sistemas de seguimiento de candidatos. Los sistemas de información de RR. HH. y los sistemas de seguimiento de candidatos deberán poder aceptar los datos de los formularios de encuesta revisados y deberán poder generar informes sobre estos datos. Si las empresas van a utilizar una encuesta electrónica para recopilar datos demográficos, los sistemas deberán actualizarse con la encuesta sobre discapacidad de la OFCCP.
- Proporcione información a los empleados y solicitantes sobre las nuevas encuestas. Se debe informar a los empleados sobre el motivo de la nueva encuesta a la plantilla cuando esta se realice. Se debe informar a los solicitantes y nuevos empleados sobre los motivos por los que la empresa solicita información sobre la situación de discapacidad y el resto de datos demográficos que las empresas están obligadas a recopilar.
- Considere la posibilidad de realizar una nueva encuesta demográfica más completa de toda la plantilla. En lugar de limitarse a recabar información sobre la discapacidad, las empresas deberían considerar la posibilidad de recabar también otros datos demográficos. Hay empresas que actualmente disponen de información inexacta sobre la condición de veterano y la discapacidad de sus empleados, y algunas empresas tienen información inexacta sobre la raza, el origen étnico y otros tipos de datos demográficos. Una nueva encuesta más exhaustiva de la plantilla reduce la atención prestada a la solicitud de información sobre la discapacidad y puede proporcionar a la empresa información más precisa en diversos ámbitos.
Es probable que la OFCCP continúe proporcionando más información sobre las encuestas a medida que las regulaciones revisadas entren en vigor. Los contratistas y subcontratistas federales deben consultar periódicamente el sitio web de la OFCCP, http://www.dol.gov/ofccp, para obtener información actualizada de la agencia. El formulario prescrito por la agencia para recopilar datos sobre discapacidades está disponible en el sitio web de la OFCCP.
Para obtener más información sobre las normas revisadas de la OFCCP relativas a los veteranos protegidos y las personas con discapacidad, póngase en contacto con Bill Osterndorf en [email protected].
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
