Los datos son la base y una necesidad para todo lo relacionado con el cumplimiento de la ley AA. Pueden ser algo que se obtiene fácilmente o pueden convertirse en la pesadilla de su existencia AA. ¿Cuál es la diferencia entre obtener esos datos fácilmente y que se conviertan en una lucha? La tecnología. No me refiero a que tenga que disponer de sistemas de última generación con todas las funciones posibles, sino a que debe comprender las capacidades de los sistemas que tiene y crear procesos para el resto. Empecemos por los dos grandes sistemas que tienen la mayoría de las empresas, HRIS/HRMS y ATS: Sistemas de Información de Recursos Humanos/Sistemas de Gestión de Recursos Humanos y Sistemas de Seguimiento de Candidatos. Estos dos sistemas contienen datos de todos sus empleados potenciales, actuales y anteriores. Este artículo se centrará en los datos de su HRIS/HRMS, y la próxima entrega se centrará en los datos de su ATS.
¿Qué información almacena su HRIS/HRMS?
LO BÁSICO
Puede ser tan básico como la información más reciente de sus empleados, incluyendo nombre, raza, sexo, condición de veterano, condición de discapacitado, cargo, fecha de contratación, fecha de despido, departamento y salario. Esta es la información típica que contiene un sistema basado únicamente en nóminas. No se almacena información histórica como salarios anteriores, cargos, etc. Cuando este es el estado de su HRIS, es importante contar con sistemas manuales para recopilar datos históricos sobre sus actividades de promoción, despido y contratación. Esto suele significar mantener una hoja de cálculo de Excel que contenga cada actividad laboral del año del plan.
También es importante extraer los informes de su sistema lo más cerca posible de la fecha de entrada en vigor de su AAP, con el fin de obtener los datos más precisos. A medida que su organización crezca, recopilar todos los datos necesarios le llevará cada vez más tiempo. Mantener al día la introducción de datos tanto en su HRIS como en la hoja de cálculo en tiempo real le ayudará a distribuir el trabajo y a no perder tanto tiempo cuando actualice su AAP.
ME DA LO QUE NECESITO
Puedo obtener lo que necesito: información actual y pasada de los empleados, junto con todas las transacciones de los empleados. Si este es el estado de su HRIS, recopilar los datos básicos necesarios para su AAP no es una tarea tan abrumadora ni manual. Pero aún puede haber elementos que se almacenan fuera del sistema para crear su AAP. Estos pueden incluir códigos EEO, códigos censales y grupos de trabajo AA. Normalmente, se crea una hoja de cálculo de Excel en la que se asignan estos códigos adicionales por puesto de trabajo y esa tabla se carga en su software AAP o se utiliza como tabla de referencia al completar su AAP. Puede que valga la pena preguntar a su proveedor de HRIS si estos son campos que se pueden añadir a la tabla de puestos de trabajo de su sistema HRIS, de modo que tenga un paso menos para completar su AAP. Además, si está en medio de una actualización o buscando opciones para un nuevo HRIS, tenga en cuenta estos campos y lea a continuación para conocer algunos campos y funciones adicionales.
LO GUARDA TODO
Así que todos los datos que necesita para crear su AAP provienen directamente de su HRIS/HRMS sin necesidad de mantener tablas externas. Aquí es donde comienza la diversión. Obtener los datos para su AAP es fácil; ahora empiece a pensar en los extras que le facilitarán el análisis detallado de sus datos. Piense en lo fácil que sería el análisis de la remuneración si pudiera extraer directamente de su sistema no solo el tiempo en el puesto actual, sino también el tiempo en el puesto anterior y la experiencia externa antes de empezar en su empresa. Piense también en qué factores influyen en la remuneración de sus puestos. ¿Es la formación? ¿Son las certificaciones? ¿Es la experiencia? Bueno, todos esos son factores de regresión que utilizaría para explicar las diferencias salariales. ¿Por qué no tener esa información al alcance de la mano en su HRIS/HRMS?
Siguiendo con el tema de la remuneración, la OFCCP propuso una norma para recopilar datos W-2 y el total de horas trabajadas en un formato EEO-1. Para muchas empresas, esto supondría extraer datos de múltiples sistemas, por lo que cabe preguntarse si su sistema actual permite extraer los datos necesarios. No olvidemos tampoco que el AAP no es el final del camino. Si su organización también tiene un plan de diversidad, es posible que tenga que procesar los datos de forma ligeramente diferente a como lo hace para su AAP. Puede que su AAP se base en la ubicación, pero usted desglosa los datos por división o función con fines de diversidad.
Por último, cuando haya maximizado su HRIS/HRMS, puede que sea el momento de hablar de la integración con otros sistemas: gestión del rendimiento, sistema de seguimiento de candidatos, incorporación y nóminas/tiempo y asistencia. Todos estos sistemas pueden tener datos que son importantes para su AAP, la próxima auditoría o un análisis más profundo de sus datos. Su HRIS/HRMS sería un mejor aliado si lo tuviera todo y se integrara bien con los demás.
En este punto, puede parecer que he hecho más preguntas que respuestas. Ese era el objetivo: hacerte pensar en lo que tu sistema es capaz de hacer hoy, descubrir lo que tu sistema será capaz de hacer mañana y, en cuanto a las deficiencias, asegurarte de crear una solución alternativa que funcione para tu organización. Piensa en convertir tu HRIS/HRMS de enemigo a amigo haciendo estas preguntas, descubriendo las respuestas y sacando el máximo partido a tu sistema.
Para compensar todas las preguntas, aquí hay algunos consejos generales sobre sus datos de AAP:
- Si se introducen datos correctos, se obtienen informes precisos. Si se introducen datos incorrectos, se obtienen informes poco fiables. Mantener los datos limpios y actualizados es importante para establecer con precisión sus objetivos y analizar su actividad laboral.
- Para obtener datos precisos, es necesario partir de datos fiables, pero también hay que saber qué hay detrás de todos los informes que se extraen. Averigüe qué categoría de empleados se está extrayendo. Averigüe si el registro de contrataciones extrae el cargo a la fecha de contratación o el cargo actual. Esto es importante si alguien ha sido ascendido desde que fue contratado. ¿Cómo está programado el registro de ascensos para extraer los datos? ¿Coincide con la definición de ascenso de su organización?
- Muchas de las preguntas que usted tiene sobre su AAP, otras personas también las han planteado. Por lo tanto, puede resultar muy útil visitar el sitio web de la OFCCP y consultar las preguntas frecuentes. A continuación, se incluyen algunas que afectan al tipo de datos que tiene en su HRIS/HRMS y AAP.
- Sistemas electrónicos de archivo: http://www.dol.gov/ofccp/regs/compliance/faqs/dir279faqs.htm
- Relación empleador-empleado (quién entra en su plan): http://www.dol.gov/ofccp/regs/compliance/faqs/Employer-Employee_Relationship.html
- Guía de compensación: http://www.dol.gov/ofccp/regs/compliance/faqs/CompGuidance_faq.htm
Reflexión final: aunque los miembros de AA se encarguen de recopilar los datos, analizarlos y crear el AAP, no nos ocupamos de mantener los datos, programar los informes ni gestionar el sistema. Por lo tanto, es importante entablar una buena relación con el departamento de HRIS y asegurarse de que comprenda sus necesidades, así como formar a los socios de RR. HH. sobre la importancia de introducir datos en el sistema para obtener datos más precisos.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
