En una época en la que la Oficina Federal de Contratos y Programas de Cumplimiento (OFCCP) se ha vuelto más inquisitiva en cuanto a los procesos de contratación y selección de contratistas, es necesario crear más conciencia sobre la utilidad y los beneficios de utilizar solicitudes permanentes. Consideramos que existe una falta de orientación normativa sobre su uso y una necesidad de más recursos sobre cómo utilizarlas de manera eficaz para satisfacer las necesidades empresariales y de cumplimiento.
Aunque no seas un contratista federal, hay formas de utilizar eficazmente las solicitudes permanentes, y este artículo te proporcionará algunos consejos al respecto. Este artículo no pretende abordar todos los usos de las solicitudes permanentes ni su relación con las solicitudes de abastecimiento/trolling. Descubre los distintos usos de las solicitudes permanentes con nuestro seminario web gratuito bajo demanda «Uso eficaz de las solicitudes permanentes».
¿Qué son las solicitudes permanentes?
Las solicitudes permanentes proporcionan un grupo de candidatos para cubrir múltiples vacantes. A menudo se utilizan cuando las empresas tienen la capacidad de permitir múltiples contrataciones en una sola solicitud y no desean tener múltiples solicitudes en su sitio web, por ejemplo, 20 solicitudes de cajeros en Columbus, Ohio. Permiten a los candidatos presentar una sola solicitud para ser considerados para múltiples vacantes, por ejemplo, 20 vacantes de cajeros de banco en Columbus, Ohio. Estas solicitudes permiten un flujo constante de candidatos y suelen destinarse a puestos con un gran volumen y una alta rotación, en los que existe una necesidad continua. En este artículo, nos referimos a una solicitud permanente utilizada para cubrir múltiples vacantes para el mismo tipo de puesto, no a solicitudes de rastreo o búsqueda de candidatos, que pueden utilizarse para reunir candidatos para diferentes tipos y niveles de puestos de trabajo.
Las solicitudes permanentes reciben varios nombres, como solicitud «ficticia», solicitud «Z» o incluso solicitud «interminable». Para nuestros fines, nos quedaremos con el término solicitud «permanente».
Las solicitudes permanentes pueden ser extremadamente útiles. Sin embargo, si no se gestionan adecuadamente, pueden convertirse en un problema para la presentación de informes dentro y fuera de su organización. Una cosa muy importante que hay que tener en cuenta, especialmente si es usted un contratista federal, es que, en el caso de los puestos cubiertos, debe poder identificar exactamente a quién se ha tenido en cuenta para cada vacante utilizando la norma de la OFCCP sobre solicitantes por Internet. Esta información es necesaria para desarrollar un programa de acción afirmativa (AAP) que cumpla con la normativa.
La clave está en un contenido claro y conciso.
Al igual que con cualquier otra solicitud, los empleadores deben crear solicitudes permanentes que atraigan a candidatos cualificados a la empresa:
- Utilice palabras clave para que el anuncio se pueda encontrar fácilmente al utilizar la función de búsqueda por palabras.
- Sea específico en cuanto a la ubicación física del puesto, para no perder tiempo con candidatos que no estén interesados en determinadas ubicaciones.
- Describa la cultura de la empresa y detalle claramente las expectativas.
- Sea claro al definir los requisitos básicos frente a los requisitos preferentes.
- Considera la posibilidad de añadir una vista previa realista del trabajo (por ejemplo, vídeos, visitas online o presenciales).
Revisión y disposición (código fuera) A menudo
Es importante revisar periódicamente las solicitudes en las solicitudes permanentes para garantizar que aquellas que no cumplan con los requisitos básicos para el puesto sean descartadas (codificadas) y eliminadas del grupo de candidatos. Una revisión frecuente le ayudará en caso de una auditoría. Recuerde siempre que cuanto mayor sea el grupo de candidatos, mayor será la probabilidad de que haya diferencias estadísticamente significativas en las tasas de selección.
Ubicación, ubicación, ubicación
Si usted es un contratista federal, debe utilizar solicitudes permanentes para cubrir vacantes para el mismo puesto en la misma ubicación o ubicaciones dentro de la misma ciudad y/o AAP. Crear solicitudes permanentes que abarquen varios puestos y/o varias ciudades/estados puede confundir a los candidatos y dificultar un seguimiento preciso. La única excepción a la creación de solicitudes permanentes para varias ciudades/estados es si se trata de una ubicación remota en la que la contratación podría realizarse en cualquier lugar de los Estados Unidos.
Si un empleador desea crear una solicitud para cubrir vacantes en varias ubicaciones dentro de la misma ciudad, hay un par de opciones que se pueden considerar. Para realizar un seguimiento eficaz de quiénes fueron considerados para cada puesto, se puede considerar la posibilidad de crear varias solicitudes permanentes divididas en cuadrantes de la ciudad, por ejemplo:
Si debe utilizar la solicitud para cubrir el mismo puesto en varias ciudades (no recomendado) y su sistema de seguimiento de candidatos (ATS) lo permite, puede enumerar las distintas ubicaciones dentro de la solicitud permanente y, a continuación, pedir al candidato que marque una casilla o identifique cuál de las ubicaciones le interesa. Esto facilitará el seguimiento a efectos de cumplimiento y ayudará al reclutador a la hora de considerar a los candidatos para los puestos vacantes.
No olvide que, por motivos de cumplimiento normativo, debe conservar los registros de todas las personas que cumplían los requisitos básicos y fueron consideradas para el puesto.
Las solicitudes permanentes no son eternas.
Las solicitudes permanentes deben estar abiertas durante un tiempo limitado, dependiendo en parte del número de solicitantes y de la rapidez con la que se cubran las vacantes. Cuanto mayor sea el número de solicitantes y la tasa de cobertura de puestos, más rápidamente deberá el empleador considerar cerrar la solicitud permanente y publicar una nueva. Recomendamos que las solicitudes permanentes se cierren mensualmente o trimestralmente y, si es posible, no deben cruzar los años fiscales o de acción afirmativa. ¿Por qué? Si usted es un contratista federal, será extremadamente difícil cumplir con sus obligaciones de seguimiento si sus solicitudes permanentes cruzan los años del plan AAP.
Los empleadores deben considerar incluir una cláusula de exención de responsabilidad en la solicitud indicando la fecha límite de la misma e informando a los solicitantes que, si no han recibido notificación sobre el puesto antes de esa fecha, deberán volver a presentar su solicitud.
Limitar el tiempo que permanece abierta una solicitud reducirá el número de personas en la bolsa, aumentará su capacidad para supervisar y realizar un seguimiento eficaz de los candidatos y las contrataciones y, por lo tanto, reducirá su riesgo.
Inconvenientes y consideraciones para las solicitudes permanentes
Hay muchas formas de gestionar las solicitudes permanentes. En todos los casos, es fundamental revisar las solicitudes con frecuencia para descartar a los candidatos que no reúnen los requisitos, reduciendo así el número de solicitantes.
Veamos algunos casos habituales.
Escenario: Supongamos que crea una solicitud permanente para puestos de asociado de relaciones con los clientes (CRA) y necesita cubrir diez vacantes antes de finales de enero de 2020.
Opción 1: Su ATS permite múltiples contrataciones a partir de una sola solicitud. Debería crear una solicitud «real» para las diez vacantes. Podría trasladar a todos los candidatos que cumplan los requisitos básicos a las solicitudes reales para su posterior tramitación. Esto representará su bolsa de candidatos. Alternativamente, si la solicitud permanente contiene más candidatos que cumplen los requisitos básicos de los que puede tramitar, utilice una técnica de gestión de datos (DMT), como trasladar a los 50 primeros (o cualquier otro número basado en el número que pueda tramitar de forma realista) en función de la fecha de solicitud (es decir, los 50 primeros que hayan presentado su solicitud). Todos aquellos que no sean considerados para estas diez vacantes permanecerán en la solicitud para su futura consideración. Los candidatos que no cumplan los requisitos básicos serán codificados como tales y quedarán excluidos de la consideración para cualquier puesto futuro que se cubra a partir de esa solicitud permanente. No olvide que, si es un contratista federal, debe mantener los registros de todas las personas que hayan expresado su interés.
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Usted utiliza un DMT y considera a las primeras 50 personas que presentaron su solicitud y cumplieron los requisitos básicos para estos 10 puestos: las 50 personas pasarían de Evergreen a una solicitud formal (o infantil). |
Opción 2: Su ATS solo permite una contratación por solicitud y no permite el traslado de candidatos de una solicitud a otra. Supongamos que contrata con frecuencia a asociados de relaciones con los clientes (CRA) de nivel I. Podría abrir una solicitud permanente para representantes de servicio al cliente de nivel I en Atlanta, Georgia. De este modo, los requisitos básicos y la ubicación para todas las vacantes serían los mismos. Supongamos que necesita contratar a 8 personas en un periodo de 3 meses a partir de una solicitud que contiene 500 candidatos. Utilizando un (DMT), considera a los primeros 150 candidatos de la solicitud permanente. Realiza una selección telefónica de 100 que cumplen los requisitos básicos e identifica a 50 para las entrevistas con el responsable de contratación. El responsable de contratación selecciona a 25 y los 25 candidatos aceptan las ofertas.
La preocupación al utilizar los evergreens de esta manera es que, de alguna manera, habría que hacer un seguimiento de las 100 personas que cumplían los requisitos básicos y fueron consideradas para esos ocho puestos. Esto puede hacerse de forma manual o puede encontrar otra forma sistemática de hacer el seguimiento, ya que no es posible trasladarlas a cada una de las solicitudes. Si no es capaz de hacer el seguimiento y es un contratista federal, esto se convertirá en un problema durante una auditoría si hay indicadores de impacto adverso.
Riesgo más alto – Opción 3: Abres una solicitud permanente para representantes de servicio al cliente y permites que los solicitantes de empleo se postulen para múltiples niveles y ubicaciones. Quizás la oferta de empleo especifique los requisitos básicos para los niveles 1 y 2 e indique que hay vacantes en Atlanta y St. Louis. Usted procesa a los solicitantes de empleo de esta solicitud y contrata a representantes de atención al cliente de nivel 1 y 2 para puestos de trabajo en Atlanta y St. Louis. Al procesar a los solicitantes de empleo, es posible que se tenga que informar del mismo grupo de candidatos para ambos puestos y ambas ubicaciones, aunque es posible que no todos estén interesados o cumplan los requisitos básicos para cualquiera de los niveles o ambas ubicaciones.
Si usted es un contratista federal, le recomendamos que no utilice este método o que busque soluciones que permitan a los candidatos optar por ser considerados solo para ubicaciones y puestos específicos. Hemos visto situaciones como esta en auditorías y son una pesadilla a la hora de realizar el seguimiento. Es extremadamente difícil determinar qué candidatos fueron considerados para qué puestos y en qué ubicación.
Un ejemplo sería una solicitud permanente que se abrió el 1 de enero y no se cerró hasta el 31 de marzo. Tenías 8 puestos disponibles, 1 en enero, 2 en febrero y 5 en marzo. Si hubiera 500 personas en la solicitud permanente:
- ¿Has tenido en cuenta a los 500 que figuraban en la solicitud para los 8 puestos de trabajo?
- ¿De verdad volviste a contactar con los que enviaron su solicitud en enero y los tuviste en cuenta para la contratación de marzo?
- ¿Puede decir con certeza qué solicitantes fueron considerados para el nivel 1 y cuáles para el nivel 2?
- ¿Puedes afirmar con certeza que la dirección particular es un identificador del lugar donde una persona quiere trabajar? ¿Qué ocurre si los candidatos desean trasladarse a alguna de las otras ubicaciones publicadas? ¿Cómo sabrías que debes tenerlos en cuenta?
En resumen
Hay muchas formas de utilizar las solicitudes permanentes. Solo hemos cubierto algunas de ellas. Las solicitudes permanentes no tienen por qué ser el villano del cumplimiento normativo si se utilizan correctamente. La mejor manera de gestionar las solicitudes permanentes es asegurarse de que la solicitud se aplica al mismo puesto de trabajo en la misma ubicación o ciudad (el mismo AAP si se trata de un contratista federal). Sea claro sobre las cualificaciones básicas frente a las preferidas y encuentre una forma de realizar un seguimiento exacto de quiénes son los candidatos para cada puesto vacante.
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Rosemary Cox es consultora sénior en DCI Consulting Group. Rosemary ofrece asesoramiento específico sobre leyes y normativas relacionadas con la igualdad de oportunidades en el empleo y la acción afirmativa. Si desea obtener más información, póngase en contacto con DCI Consulting Group en el (202) 828-6900 o visite su sitio web.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
