Tres errores en los paneles de bufetes de abogados y cómo evitarlos

Este artículo es una versión resumida de un texto publicado en Legal Evolution titulado «Las cuatro fallas fatales de los paneles de bufetes de abogados».

Para los clientes corporativos, los paneles de proveedores preferidos de bufetes de abogados ofrecen la promesa de mejorar la calidad y la capacidad de respuesta, al tiempo que reducen los costes. Las ventajas potenciales son atractivas: una lista reducida de bufetes de abogados aportará un servicio proactivo, equipos consistentes de atención al cliente, tarifas fijas durante varios años y grandes descuentos por volumen. Los paneles de bufetes de abogados se han convertido en algo omnipresente.

Pero, como han descubierto muchos asesores jurídicos y directores de operaciones legales, los paneles son realmente difíciles de llevar a cabo con éxito. Muchos nunca llegan a ponerse en marcha; otros se ponen en marcha, pero nunca llegan a tener éxito. ¿Por qué es tan difícil elaborar una lista de proveedores preferentes? En parte porque «elaborar una lista» es mucho más difícil de lo que parece, pero sobre todo porque es solo una pequeña parte de un proceso mucho más amplio.

En AdvanceLaw tenemos una visión privilegiada de los acuerdos de panel; vemos cómo tienen éxito y cómo fracasan. A continuación, describimos tres de los errores más comunes en los acuerdos de panel y sugerimos soluciones.

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Error n.º 1: los clientes no aportan suficiente valor. Muchas solicitudes de información reciben una respuesta tibia (o ninguna) por parte de los bufetes de abogados. Los directores jurídicos suelen sorprenderse cuando esto ocurre, pero a menudo se debe a que no han puesto suficiente trabajo sobre la mesa. Esto ocurre incluso cuando la empresa tiene un gasto legal considerable; el equipo ha optado por elaborar una solicitud de información que abarca muy pocas áreas de práctica o que no es clara sobre la duración del acuerdo propuesto.

Las empresas exitosas están muy ocupadas y son rentables, mientras que el crecimiento de los bufetes de abogados es difícil y arriesgado. Por lo tanto, los líderes de las empresas deben ver un potencial de crecimiento a largo plazo si queremos que respondan con entusiasmo a una solicitud de información.

Solución: Ser más ambiciosos. Los clientes deben recopilar sus necesidades legales en tantas áreas de práctica como sea posible, durante un período definido de 2 a 3 años, y poner todo ese trabajo sobre la mesa de una sola vez. Esto maximiza el valor que las firmas pueden ver y las motiva no solo a responder a la solicitud de información, sino también a dar seguimiento y garantizar que el cliente reciba un buen servicio durante toda la vigencia del acuerdo.

Error n.º 2: Los clientes crean el panel y luego no lo utilizan. El éxito de un panel depende principalmente de la energía y la calidad del seguimiento después de que se haya seleccionado. Pero, dado que crear el panel es un trabajo agotador, el proyecto tiende a perder fuerza después de que se anuncia el panel, es decir, pierde fuerza justo cuando se supone que deben comenzar los cambios que promete. Como resultado, la colaboración con las nuevas empresas es limitada, las prácticas de gestión acordadas no se llevan a cabo y el cliente nunca se beneficia de todo el trabajo de crear el panel.

En el caso de los bufetes de abogados, aquellos que trabajaron tan duro para entrar en el panel ven poco o ningún aumento en el volumen de trabajo. De hecho, conocemos un bufete de Chicago que dejó de prestar servicios a un cliente existente con el fin de eliminar conflictos y poder entrar en un panel de proveedores preferentes. Consiguieron entrar en el panel y, dos años después, el «nuevo cliente» aún no había llamado.

Solución: Planifica una maratón y luego corre. Los equipos internos deben planificar todo el proyecto, lo que incluye promocionar el panel internamente después de su creación, implementar controles financieros y de procesos para ponerlo en práctica e informar periódicamente sobre los éxitos del panel y las áreas de oportunidad. Los acuerdos del panel deben defenderse de forma coherente y clara a nivel de la dirección general, con mensajes periódicos desde la cúpula que articulen cómo todos, incluidos los bufetes de abogados, se benefician del cambio.

Error n.º 3: La solicitud de información (RFI) es una «solicitud de inundación». En realidad, este es el error más común y el más letal. Las RFI suelen solicitar tanta información que todo el proceso se ve inundado por las respuestas de los bufetes de abogados. A menos que la RFI se redacte cuidadosamente para evitarlo, la respuesta de cada bufete será de entre 20 y 30 páginas o más de texto denso. Una vez que cinco o diez bufetes de abogados han respondido, el equipo del cliente se encuentra con cientos de páginas que leer solo para empezar a decidir a quién contratar. Muchos proyectos de selección de paneles se prolongan durante meses antes de ser abandonados en favor de otras prioridades internas.

Solución: Limite las respuestas a lo que pueda leer (cinco o diez veces). Los clientes deben formular preguntas específicas y pensar críticamente sobre cuántas páginas de texto recibirán como respuesta. Si existe alguna duda sobre la capacidad del equipo para asimilar toda la información, las respuestas deben reducirse a un formato más breve. Los bufetes de abogados siempre estarán encantados de proporcionar más detalles si se les solicita.

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La implementación de un panel de bufetes de abogados puede ser un proyecto de gestión del cambio transformador si se diseña bien y se lleva a cabo con energía constante durante un período de dos a tres años. Por supuesto, ese tipo de esfuerzo sostenido requiere un compromiso claro por parte del director jurídico. También requiere una práctica de medición y comunicación de los beneficios del panel para motivar a todas las partes interesadas a impulsar el cambio y cumplir la promesa del panel.

(Imagen cortesía de Legal Evolution)