Herramientas para su caja de herramientas - Una visión general de la compensación simplificada

Sí, lo has visto bien. Un análisis de tu remuneración mientras realizas una autoauditoría, al menos una visión general tal y como se suele hacer en una auditoría documental de la Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP), puede ser relativamente sencillo. Esto no se debe a que la agencia carezca de las habilidades necesarias para realizar análisis complejos de la remuneración, sino a que el gran número de auditorías que investiga cada año hace que sea poco práctico realizar análisis complejos de la remuneración o de regresión en cada auditoría documental.

Si bien es imprescindible garantizar que la remuneración de una empresa sea no discriminatoria en todos los aspectos, sobrevivir a una auditoría, como puede confirmar cualquiera que haya pasado por este proceso, a menudo requiere un paso preliminar adicional. Se trata de abordar su autoanálisis de la misma manera que lo haría un responsable de cumplimiento de la OFCCP. Este paso es fundamental, pero no es nada difícil. Le permite ver exactamente lo que probablemente verá el responsable de cumplimiento, tomar medidas correctivas con antelación y presentar la información de la manera más favorable para su empresa.

¿Por qué es esto importante, si su análisis demostrará en última instancia que su empresa está pagando a sus empleados de forma justa? Porque ayuda a evitar llegar a un punto en el que tenga que dar explicaciones a la OFCCP. Siempre es mejor estar a la ofensiva que a la defensiva. Todo el mundo sabe que los equipos más exitosos conocen y comprenden a sus oponentes en un esfuerzo por predecir su comportamiento y ganar el partido. Aunque no se trata de un juego, el sentido común sugiere que la misma práctica aumentará las probabilidades de éxito en una auditoría.

Asumir que todo irá bien porque se tiene la certeza de que la empresa no discrimina es un error que se repite una y otra vez, y del que a menudo se aprovecha la OFCCP. Cuando un contratista adopta esa postura defensiva, la agencia ya ha invertido tiempo y recursos en la auditoría, por lo que es mucho menos probable que deje pasar el asunto.

Por lo tanto, es fundamental pensar en todos los análisis desde la perspectiva de un responsable de cumplimiento de la OFCCP, incluso antes de que comience la auditoría. Al hacerlo, hay algunos aspectos importantes que hay que tener en cuenta. Es posible que el auditor sepa mucho, pero lo más probable es que sepa muy poco sobre su empresa y aún menos sobre su sistema de remuneración. Los auditores investigan una amplia variedad de sectores, como la fabricación, la ingeniería, la tecnología, las finanzas y el transporte, por nombrar solo algunos.

Puede resultar complicado comprender cómo funcionan los sistemas salariales entre el personal de nivel inicial, como los empleados del servicio de asistencia informática o los representantes de los centros de atención telefónica. Comprender los puestos complejos y de mayor nivel, como los ingenieros mecánicos sénior, los gestores de proyectos certificados o el personal de ventas a comisión, suele ser muy complicado para la agencia, incluso entre el personal con experiencia, sobre todo porque los sistemas salariales varían mucho de una empresa a otra.

Muéstrele a la OFCCP lo que quiere que vea y proporciónele lo que necesita para cerrar su auditoría.

Los responsables de cumplimiento normativo que realizan auditorías rutinarias a menudo no saben mucho sobre su empresa en particular o su estructura salarial específica, a menos que usted se lo comunique, y además no suelen estar especializados en el análisis de remuneraciones. Recuerde que investigan una amplia variedad de sectores para verificar el cumplimiento de numerosas leyes y normativas, además de las remuneraciones, por lo que es poco probable que un generalista se convierta en experto en un área concreta.

Además, los datos que la OFCCP tiene en respuesta a la carta de programación son muy limitados. No incluyen mucho más que datos salariales anualizados o reales, género, raza/etnia, fecha de contratación, cargo, categoría EEO-1 y grupo laboral. Por lo tanto, aproveche la oportunidad para realizar una auditoría interna y presentar sus datos de la forma más favorable para su empresa. Muestre a la OFCCP lo que quiere que vean y proporcióneles lo que necesitan para cerrar su auditoría.

Para clasificar las miles de auditorías que realiza la agencia cada año, la OFCCP necesita contar con algún tipo de enfoque sistemático o práctico, a pesar de que las empresas auditadas son muy diferentes entre sí. Deben comenzar por algún punto en materia de remuneración y, por lo general, lo hacen con una visión general. Si bien, por supuesto, no hay forma de predecir exactamente lo que hará un funcionario de cumplimiento en cada caso, la naturaleza humana tiende a tomar el camino más fácil, y esto no es diferente para un empleado del gobierno. Por lo tanto, realice la misma prueba al examinar una visión general de su remuneración en una autoauditoría que la que suele realizar un responsable de cumplimiento normativo en una auditoría documental. Este sencillo método es el que utiliza la OFCCP para detectar a primera vista las diferencias salariales. La OFCCP define qué es una diferencia en sus preguntas frecuentes:
 

Así que veamos los pasos para analizar y presentar su remuneración desde una perspectiva práctica, teniendo en cuenta la definición de la agencia de lo que constituye una «diferencia cuantificable más pruebas suficientes» susceptible de ser objeto de acciones legales. Utilizando los datos de que dispone el responsable de cumplimiento, comience a comparar los salarios medios entre los grupos salariales adecuados en función de la raza, el origen étnico y el género (hablaremos de los grupos salariales adecuados en un momento). Al hacerlo, podrá ver quiénes cobran por encima y por debajo de la media en cada grupo, con una diferencia del 2 % o de 2000 dólares, una «diferencia cuantificable» que la agencia utiliza a menudo en las auditorías documentales. A continuación, puede comenzar su investigación para comprender por qué ese empleado o esos empleados pueden cobrar más o menos que la media. Veamos un ejemplo. Si analiza a todos sus profesionales por género, sumaría los salarios de los hombres de este grupo de trabajo y los dividiría por el número de empleados masculinos de este grupo, y luego haría lo mismo por separado con las mujeres. ¿Existe una diferencia que incumpla la norma de la OFCCP (2 % o 2000 dólares)? En el caso de los profesionales, probablemente sí.

Hay varias cosas que hay que tener en cuenta en este punto. ¿Cuáles son las agrupaciones probables que utilizará la agencia? ¿Deberían considerar a todos sus profesionales juntos? En este momento, todo lo que la OFCCP tiene para desarrollar agrupaciones salariales son los títulos de los puestos, los grupos de puestos y las categorías EEO-1. En cualquier caso, al utilizar una diferencia tan pequeña como comparador, es probable que haya diferencias del 2 % o de 2000 dólares en algún lugar de su plantilla. La primera pregunta que hay que hacerse al analizar un indicador es si los grupos comparativos deben analizarse juntos en primer lugar. Si no es así, ¿por qué no? ¿Cómo puede presentar mejor estos datos a la agencia para que estos empleados no se agrupen juntos? Podría revisar sus agrupaciones de puestos o títulos de puestos. Además, observe los patrones en sus datos. Si, independientemente del puesto, un grupo siempre gana un 2 % o 2000 dólares más, es posible que haya un problema con la remuneración que deba solucionarse, independientemente de cómo se agrupen los empleados. Sin embargo, si solo hay un problema cuando los empleados se agrupan de una manera determinada, busque una razón que justifique por qué estos empleados no deben compararse entre sí. Es decir, es probable que haya una razón no discriminatoria para la diferencia en la remuneración.

La segunda pregunta que hay que plantearse, si las agrupaciones son adecuadas, tiene dos partes. ¿Cuál es la razón no discriminatoria del impacto dentro de ese grupo y podrá la OFCCP encontrarla en su presentación? Cuando realice su análisis y encuentre una disparidad salarial del 2 % o 2000 dólares, examine los valores atípicos y averigüe por qué están por encima o por debajo del límite de la OFCCP. Este es el análisis de cohortes de la OFCCP.

Recuerde que la ausencia de pruebas es, muy a menudo, «prueba suficiente» de discriminación.

Veamos algunos ejemplos comunes. Algunas industrias tienen grandes oleadas de despidos y recontrataciones, y podría ser beneficioso diferenciar a estos empleados en la presentación, ya que los recontratados suelen empezar con un salario más alto que los nuevos contratados. Las autorizaciones de seguridad son otro ejemplo. A menudo se buscan personas que ya cuentan con ciertas autorizaciones por su experiencia en el ejército o en las fuerzas del orden. Tal vez se trate de una certificación especial, una habilidad, horas extras, la ubicación o que la persona haya sido ascendida recientemente desde otro puesto. Lo que a menudo resulta difícil de demostrar es que se necesitaba un salario inicial elevado para atraer a una persona concreta de su último trabajo o para evitar que fuera contratada por otra empresa. ¿Es necesario hacer un seguimiento del salario anterior de sus empleados? Quizás. ¿Y los aumentos por rendimiento? Piense en los registros que la OFCCP querría ver para justificar las diferencias salariales en los expedientes del personal. La clave definitiva es si existe un respaldo no discriminatorio para las diferencias salariales de todos los empleados, es decir, no solo por qué un empleado concreto tiene derecho a un salario más alto, sino por qué sus compañeros no. Recuerde que la ausencia de pruebas es muy a menudo «prueba suficiente» de discriminación.

Los ejemplos anteriores son solo algunos de los problemas comunes que se presentan en el trabajo del responsable de cumplimiento normativo y que pueden explicarse fácilmente. Quizás, si los tiene en cuenta en su autoevaluación, pueda presentar los hechos a la agencia para que el auditor pueda hacerse una idea clara y precisa de por qué se paga a las personas de la forma en que se les paga en su organización. Aunque a menudo no se recomienda proporcionar a la agencia más información de la que ha solicitado, podría ser conveniente facilitar algunos datos para separar a un determinado grupo o explicar las diferencias salariales desde el principio, con el fin de evitar preguntas adicionales más allá de la auditoría documental. Por supuesto, en algunas situaciones, las solicitudes adicionales son inevitables y la OFCCP puede retroceder en los datos o ponerse en contacto con usted para solicitarle información adicional, independientemente de lo bien preparado que esté.

Es importante señalar que gran parte del éxito que ha tenido la OFCCP en la identificación de casos sistémicos o individuales de discriminación salarial ha sido realmente una cuestión de colocaciones frente a una discrepancia real entre los salarios. Por ejemplo, las mujeres eran «canalizadas» hacia puestos de trabajo peor remunerados, pero se les pagaba adecuadamente por ese trabajo. Esto queda fuera del alcance de este artículo. Sin embargo, cuando realice su análisis de remuneración de la manera descrita en este artículo, debería poder ver patrones evidentes de canalización en su organización, si es que existen. ¿Hay comparadores, personas de ambos sexos o de diferentes razas/etnias, en la agrupación? Si no es así, es muy posible que haya un problema de asignación. No necesariamente, pero sin duda es algo que hay que tener en cuenta.

Al realizar una autoauditoría, antes de recibir la carta de programación, habrá comparado los salarios medios por raza, etnia y género de los grupos apropiados de su plantilla, y habrá identificado y solucionado cualquier problema de conformidad con las leyes y normativas aplicadas por la agencia. Al principio puede parecer abrumador, pero si lo hace paso a paso y lo piensa de forma práctica desde una perspectiva humana, esta tarea debería simplificarse. Sabrá quiénes son los casos atípicos en sus datos de remuneración y, por supuesto, tendrá preparadas las pruebas que respaldan sus decisiones en materia de remuneración. Esta preparación ofrece una buena visión general del estado de la remuneración en su organización y le muestra lo que probablemente vería la OFCCP en una auditoría, lo que situará a su empresa por delante de muchas otras.

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Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.