Utilización de pruebas en el proceso de contratación

¿Qué es una prueba?

Aunque normalmente pensamos en las pruebas como una serie de preguntas que hay que responder y puntuar o como un conjunto de acciones que hay que realizar y puntuar, desde la perspectiva de la igualdad de oportunidades en el empleo (EEO), la definición de prueba es mucho más amplia. Cualquier parte de un procedimiento de selección en la que se evalúa a los candidatos y se elige a algunos, mientras que otros no, está sujeta a las Directrices Uniformes sobre Procedimientos de Selección de Empleados (UGESP) (41 CFR 60-3) y, a todos los efectos, se considera una prueba. Esto incluye las entrevistas y las evaluaciones previas al empleo. Por ejemplo, si se le indica a una recepcionista que se asegure de que los candidatos puedan hablar inglés de forma comprensible y ella utiliza su criterio sobre la facilidad con la que los candidatos se comunican con ella para decidir que algunos pasarán a la siguiente fase del proceso de selección y otros no, esto es una prueba, incluso si la recepcionista no se considera a sí misma como la administradora de una prueba.

¿Cuál es la importancia de ser una prueba?

Es importante saber qué constituye una prueba, ya que las pruebas que descartan a los solicitantes por motivos de raza, color, religión, género u origen nacional (bases cubiertas por la Orden Ejecutiva 11246) deben ser validadas según lo exige la UGESP. La UGESP no se aplica a la sección 503 de la Ley de Rehabilitación, que prohíbe la discriminación por motivos de discapacidad, ni a la sección 4212 de la Ley de Asistencia para la Readaptación de los Veteranos de la Era de Vietnam (VEVRAA), que prohíbe la discriminación por motivos de condición de veterano protegido. En los casos de la Orden Ejecutiva 11246, el cumplimiento de la UGESP es la única forma de demostrar que una prueba está relacionada con el trabajo y es coherente con las necesidades de la empresa. No es necesario demostrar que la prueba se diseñó o administró con la intención de discriminar. Basta con demostrar que excluye de manera desproporcionada a la clase afectada en niveles estadísticamente significativos y que no cumple los requisitos de validación de la UGESP.

¿Por qué la OFCCP rechaza algunos estudios de validación?

Todas las pruebas de validación de las pruebas se envían a la Oficina Nacional para que las examinen los expertos en pruebas de la OFCCP. La validación que respalda la prueba debe cumplir con los requisitos de la UGESP. A continuación se enumeran una serie de defectos que han dado lugar al rechazo de los estudios de validación de las pruebas.

• Antigüedad del estudio: es poco probable que un estudio de validación demasiado antiguo satisfaga a la Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales. Por ejemplo, es poco probable que una prueba de hace 20 años se considere suficiente. Es probable que no haya tenido en cuenta los cambios en la forma de realizar el trabajo a lo largo de esos años. Es probable que no haya considerado alternativas menos discriminatorias que han surgido en los años transcurridos desde la validación.
• Sin estándar de puntuación: un estudio de validación que no establezca un estándar de puntuación o una prueba que se administre sin utilizar el estándar de puntuación o en contra de él probablemente no superará la evaluación de la UGESP. El objetivo de la puntuación es ayudar a la empresa a determinar si el examinando domina la materia evaluada o, al menos, muestra una mayor probabilidad de desempeñar con éxito el trabajo para el que se realiza la prueba. Si las puntuaciones son objeto de ajustes caprichosos o improvisados, la prueba no será un indicador fiable de si el examinando posee los atributos, conocimientos o habilidades que la prueba pretende detectar.
• Sin análisis del puesto: un estudio de validación debe estar relacionado con el puesto para el que se utiliza. La OFCCP no suele aceptar pruebas y estudios de validación «predefinidos», ya que no se han creado para determinar la probabilidad de éxito en el puesto concreto que se está evaluando. Las validaciones generalizadas no son bien vistas. Es mucho más probable que un estudio de validación sea aceptado si la prueba y su validación se han creado tras examinar el puesto concreto para el que se va a utilizar la prueba. La razón es que la OFCCP solo revisa la validación de la prueba si esta descarta de manera desproporcionada a un grupo concreto. La validación es la única forma de demostrar que la prueba está relacionada con el puesto de trabajo y es coherente con las necesidades de la empresa, es decir, que está relacionada de manera significativa con la determinación del rendimiento satisfactorio en el puesto. Cuanto más se fijen los diseñadores de la prueba en los requisitos del puesto de trabajo concreto, más probable será que la prueba mida esos atributos y no otras características ajenas al mismo.
• La prueba se utiliza de forma inconsistente con los términos del estudio de validación. Por ejemplo, se puede preparar un estudio de validación para una prueba de tres partes. Si el empleador solo realiza una o dos partes de la prueba y basa su selección en el resultado, el estudio de validación no satisfará la norma UGESP, ya que validó la prueba cuando se realizaron las tres partes, no solo una o dos.
• La prueba se utiliza para un trabajo distinto al que se validó: a veces, una empresa valida una prueba para un trabajo específico y luego la utiliza para un trabajo diferente, pensando que, dado que se validó, debe ser adecuado utilizarla. Esto es problemático porque combina los defectos de no analizar el trabajo concreto para el que se utiliza la prueba y el defecto de administrar la prueba para un fin para el que no se validó.
• Prueba más allá de lo que requiere el puesto: a veces, un contratista administrará una prueba para un puesto de nivel inicial que evalúa la capacidad para desempeñar un puesto de posible promoción. La validez de este tipo de prueba depende de la relación entre el puesto de nivel inicial y el puesto de posible promoción. Este tipo de pruebas no se han considerado debidamente validadas cuando la tasa de rotación del puesto de nivel inicial era tal que muy pocos empleados de nivel inicial se enfrentaban a desempeñar el puesto de promoción. Cuanto menor sea la probabilidad de que la persona de nivel inicial tenga que desempeñar el puesto de nivel superior, menor será la probabilidad de que la agencia considere aceptable ese método de selección. Como regla general, una prueba debe evaluar la aptitud para desempeñar el puesto que se busca, no algún puesto posterior.
• No se buscan alternativas menos discriminatorias: parte del requisito de validación es que la empresa busque alternativas a la prueba que satisfagan las necesidades legítimas del contratista, pero que no excluyan de manera desproporcionada a la clase afectada o, al menos, la excluyan en menor medida. El contratista debe poder describir qué esfuerzos ha realizado para determinar que no existen alternativas menos discriminatorias a la prueba que pretende administrar. Esto puede implicar determinar si existen otras pruebas que tengan un impacto menos adverso en el colectivo afectado, o si los requisitos de experiencia podrían sustituir al requisito de la prueba u otras alternativas.

¿Qué ocurre si no se dispone de un estudio de validación?

Un estudio de validación es la única forma de demostrar que una prueba con impacto adverso está relacionada con el trabajo y es coherente con las necesidades empresariales y, por lo tanto, no es discriminatoria. Por lo general, si una empresa ha elaborado una prueba y no la ha validado, se encontrará en una situación muy complicada si dicha prueba tiene un impacto adverso. Las empresas crean pruebas. A veces lo hacen de forma deliberada; en otras palabras, se dedican deliberadamente a lo que saben que es la creación de una prueba. En un caso, una empresa de ambulancias creó una prueba para determinar si los candidatos podían subir a los pacientes a la ambulancia de forma segura. Básicamente, pidieron a sus trabajadores de ambulancia cualificados que elaboraran una prueba de rendimiento y no la validaron. Otras veces, debido a que los contratistas no tienen claro qué es una prueba, crean inadvertidamente una prueba que no validan porque no la reconocen como tal. Por ejemplo, se puede formar un comité para fomentar la movilidad del talento dentro de una organización y los miembros del comité pueden elaborar criterios para seleccionar a los candidatos cualificados para el programa. Puntúan a los candidatos según los criterios y seleccionan a algunos para oportunidades de movilidad ascendente. Este comité ha creado una prueba, pero como no se perciben a sí mismos como creadores de una prueba, no perciben la necesidad de validarla. A continuación, proceden a utilizar el procedimiento de selección sin validarlo. En ambos casos, ya sea una prueba intencionada o no, la ausencia de un estudio de validación supondrá un serio obstáculo si la prueba excluye de forma desproporcionada a una clase afectada.

Si una prueba no ha sido validada antes de su administración, es posible validarla a posteriori. Sin embargo, esto es mucho más difícil que validar la prueba antes de su administración. Si la prueba se valida y luego se administra, los administradores y usuarios de la prueba saben cuáles son las normas que deben seguir para garantizar que la prueba cumpla con los requisitos de la UGESP. Uno de los retos de la validación a posteriori es que el estudio de validación tiene que validar la prueba tal y como se administró en el momento en que se observó la disparidad de selección. Esta situación puede ser difícil de recrear cuando se revisa la prueba. Las empresas no suelen ponerse deliberadamente en esta situación, pero se ha dado el caso. Si se dispone de puestos paralelos en otros lugares para los que se ha realizado un estudio de validación y si el estándar de la prueba era coherente con la administración de la prueba en el centro objeto de revisión, es posible demostrar que la prueba es válida; sin embargo, las diferencias en las circunstancias y los estándares de administración o en las funciones del puesto pueden dificultar, si no imposibilitar, el establecimiento de esta defensa. Es muy improbable que una prueba creada por personal de la empresa que no sea creador profesional de pruebas pueda defenderse con éxito mediante un estudio de validación a posteriori.

Si está administrando una prueba que no ha sido sometida a un estudio de validación y no tiene programada una revisión, le recomiendo que valide su prueba. Tanto las pruebas con lápiz y papel (pruebas de preguntas y respuestas) como las pruebas de demostración física (pruebas de rendimiento) requieren validación. Puede ponerse en contacto con las universidades locales para que le recomienden expertos cualificados para validar su prueba. Asegúrese de que los expertos que contrate estén dispuestos a observar el trabajo, evaluar los criterios de puntuación y cumplir los requisitos de la UGESP. No espere a una revisión de cumplimiento para dar este paso. Aunque sería útil, la OFCCP no le dará un sello de aprobación a su prueba o validación fuera del proceso de revisión de cumplimiento. Algunas investigaciones sobre estudios de validación que han sido rechazados por la OFCCP pueden ser útiles a la hora de elegir un experto. Pueden darle una idea de lo que debe evitar en los estudios de validación.

¿Qué ocurre si ya no utiliza la prueba objeto de revisión?

La OFCCP investigará una prueba que haya tenido un impacto adverso durante el período de revisión, incluso si la empresa ya no utiliza la prueba en el momento en que se programa la revisión. El hecho de que ya no utilice la prueba tiende a socavar el argumento de que la prueba estaba relacionada con el trabajo y era coherente con las necesidades empresariales. Además, si ha sustituido la prueba por otra nueva que no tiene un impacto adverso, esto puede demostrar que existía una alternativa menos discriminatoria que podría haber utilizado en lugar de la prueba que causó el impacto adverso. Si adoptó la nueva prueba porque buscaba una alternativa menos discriminatoria, asegúrese de documentar este hecho. Lo mejor es actualizar sus procedimientos de prueba pasando de una prueba válida a otra aún mejor, también válida.

¿Cómo se le notifica que una prueba es problemática?

Si está supervisando su proceso de evaluación, sus procedimientos de auditoría interna deberían alertarle de cualquier problema en las tasas de aprobados de la prueba. Si eso no le alerta, su primera pista podría ser la solicitud de estudios de validación por parte de la OFCCP. La OFCCP solo debería solicitar pruebas de validación si la prueba descarta de manera desproporcionada a un grupo de personas afectadas. Si no hay un impacto adverso o desigual desproporcionado, no es necesario defender la prueba.

Oficialmente, se le puede notificar una infracción en las pruebas mediante una Notificación de Predeterminación (PDN) o una Notificación de Infracción (NOV). Las oficinas regionales y distritales recibirán una evaluación por escrito de las pruebas de validación de la Oficina Nacional. Por lo general, este documento no se transmite al contratista. El contratista suele recibir una explicación resumida de los problemas que se han identificado con las pruebas de validación presentadas. Es muy común que el contratista solicite una reunión para que su experto en pruebas pueda hablar con el experto en pruebas de la OFCCP. Estas reuniones se pueden organizar. En esta reunión, el contratista puede preguntar con más detalle sobre los fundamentos de las conclusiones de la OFCCP. A veces, el contratista descubre que el resultado de la OFCCP puede reevaluarse si se proporciona más información. Si este es el caso, se presenta la información adicional y la OFCCP vuelve a examinar la cuestión de la validación. Las oficinas regionales y distritales se remiten a los expertos en pruebas de la OFCCP en lo que respecta a la validación de las pruebas, por lo que solicitar esta reunión beneficia más al contratista que le perjudica. Cualquiera que sea la conclusión a la que llegue finalmente el experto sobre la validación de la prueba, será adoptada por el campo.

Si está administrando una prueba discriminatoria en una instalación, asegúrese de que las instalaciones que no están siendo evaluadas no utilicen dicha prueba. Se considerará más grave si usted sabía que una prueba era potencialmente problemática y continuó utilizándola para los mismos puestos de trabajo en otras partes de su organización, en caso de que dicha prueba volviera a producir un impacto adverso.

¿Qué ocurre si el estudio de validación satisface a la UGESP?

Si la prueba está respaldada por un estudio de validación que cumple con la UGESP, puede seguir utilizándola a pesar del impacto adverso o desigual que tenga en la clase afectada. Sin embargo, su uso continuado debe ser el uso que se validó, y no cualquier otro fin.

Resumen

Las pruebas pueden ser una forma útil e imparcial de determinar quién es el mejor candidato para un puesto determinado, pero solo si funcionan de manera que evalúen con precisión los atributos, habilidades y conocimientos que predicen el éxito en el trabajo. El objetivo de los estudios de validación es garantizar que así sea. A continuación, se incluyen algunos recordatorios y consejos que le ayudarán a utilizar las pruebas con éxito.

• Formar a todo el personal que participe en los procesos de selección de personal (de cualquier tipo) sobre qué es una prueba y cómo debe tratarse.
• Validar todas las pruebas, incluyendo la exploración de alternativas menos discriminatorias. (La UGESP incluye disposiciones para validar pruebas puntuadas y no puntuadas).
• Supervisar las tasas de aprobados en los exámenes para determinar si existe un impacto desigual o adverso.
• Asegúrese de que sus proveedores de pruebas estén familiarizados con los requisitos de la OFCCP y la UGESP.
• Desconfíe de las pruebas «predefinidas» y de las afirmaciones de validación general para puestos de trabajo sin ningún conocimiento de primera mano ni observación del puesto en cuestión.
• Actualice periódicamente la validación de sus pruebas de acuerdo con las recomendaciones de los expertos del sector.
• Aproveche la oportunidad de debatir posibles infracciones con los expertos de la OFCCP.
• Asegúrese de que una prueba considerada discriminatoria en un centro no se esté aplicando en ningún otro lugar de su organización.

Seguir cuidadosamente los requisitos de la UGESP garantizará que sus pruebas cumplan con los fines comerciales legítimos para los que fueron diseñadas, sin llevarlo a cometer una infracción por discriminación que nunca hubiera previsto.

Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.