Admisión de nuevas empresas
Cuando Justin Hectus, director de informática y responsable de seguridad de la información de Keesal, Young & Logan, se propuso organizar el proceso de admisión de nuevos trabajos de la empresa como un centro que recopilara datos de otros sistemas internos, eligió TAP como herramienta de automatización de flujos de trabajo jurídicos para ayudarle a ponerlo en marcha.
Descubrió que TAP funcionaba perfectamente como parte de una arquitectura en la que se conectaban múltiples silos de datos, incluyendo eDiscovery, gestión de conflictos de intereses, firma electrónica, CRM, presupuestación y fijación de precios, contabilidad y facturación, registro de expedientes y otros.
Desafío
Automatizar el proceso de admisión de nuevos negocios para bufetes de abogados y departamentos de operaciones legales.
Solución
- Mediante un portal en línea de autoservicio y formularios estandarizados, se puede guiar a los usuarios a través del proceso de admisión con un mínimo de errores o retrasos.
- Los documentos de admisión pueden diseñarse a medida o utilizar las plantillas preformateadas de TAP.
- Un repositorio completo de plantillas almacena plantillas para hacer frente a cualquier contingencia.
- Los formularios, notificaciones y otros documentos o alertas relacionados con la admisión se envían al personal interno adecuado.
- Los flujos de trabajo se pueden integrar con múltiples sistemas externos y bases de datos, tales como presupuestación, contabilidad y facturación, gestión de conflictos de intereses, registro de expedientes y otros.
- Los requisitos de autoridad de firma se integran en el flujo de trabajo y pueden aprovechar herramientas seguras de firma electrónica.
- El control del estado en tiempo real permite supervisar el proceso.
- Las notificaciones y alertas pueden enviarse a las partes interesadas en puntos predeterminados a lo largo del proceso de admisión.
Beneficios
- El proceso de admisión de nuevos negocios puede ser mucho más rápido y eficiente, por lo que los servicios facturables pueden iniciarse antes.
- Los formularios de admisión estandarizados están disponibles en cualquier momento y en cualquier lugar, sin necesidad de costosas creaciones internas ni revisiones por parte del personal jurídico, lo que reduce los costes.
- Los flujos de trabajo se guardan automáticamente en un archivo seguro en la nube y son fácilmente accesibles para fines de auditoría, gobernanza y cumplimiento normativo.
- La integración de la firma electrónica normaliza las aprobaciones seguras.
