¿Qué es el riesgo de las hojas de cálculo?
Las hojas de cálculo han sido durante mucho tiempo la base de empresas de todos los tamaños, ya que proporcionan un conjunto de herramientas potentes y adaptables que ayudan a las empresas a simplificar y gestionar procesos empresariales, proyectos e informes complejos. Las hojas de cálculo, que facilitan el funcionamiento diario y la gestión de proyectos de las empresas, son esenciales para permitir a estas impulsar la productividad, la eficiencia y un análisis de datos más eficaz, lo que garantiza una mejor gestión empresarial y un crecimiento más rápido de los ingresos.
Sin embargo, debido al formato sencillo y adaptable de las hojas de cálculo, las empresas han pasado a depender de ellas, utilizándolas a menudo para almacenar y realizar un seguimiento de información esencial de la empresa, como la elaboración de presupuestos, la facturación y el cálculo de ingresos. Debido a esta dependencia de las hojas de cálculo, estas pueden convertirse rápidamente en un único punto de fallo para las empresas si no se gestionan de forma eficaz. Por ello, es esencial que las empresas se aseguren de aplicar las medidas adecuadas para protegerse y evitar los posibles riesgos de las hojas de cálculo.
El riesgo de las hojas de cálculo es el impacto que tienen en una empresa los errores, fallos y omisiones no detectados en hojas de cálculo vitales de las que depende una empresa para aspectos como la gestión de costes. Dado que esto puede afectar directamente a los ingresos de una empresa, es fundamental que las empresas se protejan contrael riesgo de las hojas de cálculo.
Cinco ejemplos comunes de riesgos
Aunque las hojas de cálculo son herramientas de gestión muy valiosas debido a su flexibilidad y facilidad de uso, precisamente por eso representan un enorme potencial de pérdidas. Diversosestudioshan revelado que casi el 90 % de las hojas de cálculo contienen errores. Sin embargo, aunque este sigue siendo un riesgo frecuente para las empresas, se ha hecho muy poco para mitigar esta amenaza. Aunque la mayoría de los errores son consecuencia de fallos humanos, existen varias formas específicas en las que puede producirse el riesgo de las hojas de cálculo, como por ejemplo:
- Hojas de cálculo vinculadas que utilizan datos de una o más hojas de cálculo para calcular resultados en otra.
- Existen múltiples versiones de una hoja de cálculo en circulación dentro de una empresa y el control de versiones es inadecuado.
- Reciclar y copiar datos de hojas de cálculo antiguas: un error al cortar y pegarle costó a JP Morgan 6000 millones de dólaresen 2012.
- Hojas de cálculo que utilizan funciones complejas, macros o fórmulas para calcular resultados, ocultar hojas de trabajo, etc.
- Error humano al introducir datos.
Gestión del riesgo de las hojas de cálculo
A medida que las empresas dependen cada vez más de las hojas de cálculo, aumenta el riesgo de que se produzcan errores y de que estos pasen desapercibidos. Sin embargo, dado que la mayor parte del riesgo asociado a las hojas de cálculo se debe a su flexibilidad, resulta difícil detectar los cambios en la funcionalidad y los datos. Por lo tanto, para gestionar eficazmente este riesgo, debe identificar las hojas de cálculo más críticas para su empresa, establecer un marco de control EUC claro, implementar esta estructura y, a continuación, supervisarla constantemente para detectar cualquier cambio.
Preguntas prioritarias que hay que hacer
Al evaluar el riesgo de las hojas de cálculo de su empresa, hay una serie de preguntas clave que debe abordar para ayudar a reducir la amenaza potencial. Estas son:
- ¿Cuáles son las hojas de cálculo más importantes para su negocio y qué impacto tendría un posible error?
- ¿Las personas que crean y acceden a sus hojas de cálculo más importantes están debidamente capacitadas para crearlas, utilizarlas y gestionarlas?
- ¿Dispone de algún medio para supervisar si las hojas de cálculo que crea su empresa están cumpliendo eficazmente su propósito?
- ¿Cómo puede desarrollar métodos sostenibles y preparados para el futuro para gestionar el riesgo de sus hojas de cálculo dentro de su modelo de negocio interno?
Mitigar y minimizar el riesgo de las hojas de cálculo
Quizás la mejor manera de supervisar eficazmente el riesgo de las hojas de cálculo sea utilizar un sistema integral de gestión de hojas de cálculo que tenga en cuenta todos los riesgos potenciales. Sin embargo, también hay otras medidas que puede tomar para mitigar el riesgo de las hojas de cálculo en su empresa. A continuación se ofrecen algunos ejemplos de mitigación de riesgos:
1. Evaluar y priorizar: determine qué hojas de cálculo son más importantes para su negocio y cuál sería el impacto si se produjera algún error o problema.
2. Capacite a todos los usuarios finales: asegúrese de que las personas que crean, utilizan y gestionan sus hojas de cálculo críticas hayan recibido una formación eficaz sobre su uso.
3. Determinar la mejor herramienta: las hojas de cálculo suelen ser la herramienta más utilizada, pero ¿habría otra aplicación más adecuada para este fin?
4. La simplicidad es clave:mantenga sus fórmulas breves y sencillas para evitar posibles problemas y no codifique los resultados en una hoja de cálculo.
5. Concéntrese en los resultados: tenga siempre presente su objetivo final. Comprenda los resultados que necesita obtener de una hoja de cálculo para determinar cómo funcionarán entre sí los datos, las fórmulas y los resultados.
6. Mantenga su proceso: mantenga la coherencia para facilitar la detección de errores.
7. Prueba y mejora: pide a los usuarios que prueben tus hojas de cálculo y solicita sus comentarios para identificar cualquier amenaza potencial que, de otro modo, podría pasarse por alto.
8. Control de versiones: mantenga un control de versiones y una convención de nomenclatura coherentes, y retire las hojas de cálculo una vez que estén obsoletas o sean sustituidas.
9. Proteja las celdas clave: bloquee cualquier celda que no desee que se modifique para evitar que los usuarios la sustituyan involuntariamente y, por lo tanto, afecten a los datos.
10. Realice copias de seguridad de los datos: identifique y haga copias de seguridad de las hojas de cálculo más importantes de su empresa. Esto le ayudará a reducir el riesgo y facilitará la recuperación de los datos empresariales en el futuro.
Las consecuencias reales de los errores en las hojas de cálculo
El riesgo asociado a las hojas de cálculo puede tener consecuencias muy reales, como se desprende de varios casos. Sin embargo, a pesar del potencial de pérdidas financieras y de reputación que presentan los errores en las hojas de cálculo, se trata de una amenaza que a menudo se pasa por alto.
- El Ayuntamiento de Kensington y Chelsea fue multado con 120 000 £ después de queun error en una tabla dinámica provocarala filtración de los datos de cientos de propietarios. Además de la pérdida económica que supuso la multa, la naturaleza de este error también ha provocado un considerable daño a la reputación del ayuntamiento.
- La Oficina del Sheriff del condado de Clallum se vio afectada pordos errores en hojas de cálculocreados al copiar y pegar datos salariales entre hojas de trabajo. Aunque parecía un error menor, este error le costó al condado un total de 494 157 dólares y provocó una reducción del 12 % en el presupuesto de personal.
- Un error en una hoja de cálculo en Conviviality contribuyó a que la empresa entrara en administración judicial. La empresa atribuyó la advertencia sobre los beneficios a unerror aritméticocometido en una hoja de cálculo por su equipo financiero, con discrepancias importantes en las previsiones financieras que afectaron directamente a la elaboración del presupuesto y, por lo tanto, contribuyeron a su caída.
Es evidente que los errores en las hojas de cálculo tienen consecuencias muy tangibles en el mundo real, ya que contribuyen auna mala gestión financieraque resulta costosa de remediar posteriormente y que, a menudo, provoca una pérdida de reputación al tener quereconocer públicamentey corregir dichos errores.
Las hojas de cálculo son una herramienta única, valiosa y flexible que ayuda a las empresas a optimizar los procesos comerciales y gestionar mejor conjuntos de datos complejos. Sin embargo, es precisamente debido a la naturaleza adaptable de las hojas de cálculo que se han convertido en un único punto de fallo para las empresas que dependen cada vez más de ellas para obtener información crítica.
Debido a la amenaza que esto supone para el crecimiento empresarial, es más importante que nunca que las organizaciones se aseguren de gestionar eficazmente el riesgo asociado a las hojas de cálculo. Si no se gestiona y mitiga adecuadamente, el riesgo asociado a las hojas de cálculo puede convertirse rápidamente en un problema costoso para las empresas, por lo que es esencial que estas evalúen y gestionen este riesgo antes de que sea demasiado tarde.
Una de las formas más eficaces de controlar los riesgos de las hojas de cálculo es utilizar un sistema de gestión de hojas de cálculo que tenga en cuenta todos los riesgos potenciales, lo que le permitirá confiar plenamente en la exactitud de los datos empresariales críticos. Póngase en contacto con nosotros hoy mismo para obtener más información sobre cómo ClusterSeven puede ayudar a su empresa a controlar y transparentar sus hojas de cálculo clave, lo que le permitirá desarrollarse y crecer.
