既要遵循正确的招聘程序，又要促进公平性和包容性，这两者之间的细微差别需要一位经验丰富的人力资源专业人士，他不仅要了解当今世界招聘的细微差别，还要具备确保 I-9 表格合规的法律思维。
I-9 表的合规性在招聘过程中起着重要作用，它可以确保所有员工都获得在美国合法工作的授权。然而，遵守这些法规固然重要，雇主在此过程中保持警惕避免歧视也同样重要。
人力资源领导者如何才能更好地把握这条界线？ 让我们一起来探讨。
了解 I-9 表格的合规性
I-9 表的合规性是招聘流程的一个关键环节，有助于确保就业公平。该表格由美国公民及移民服务局（USCIS）签发，用于核实受雇在美国工作的个人的身份和就业授权。
正确填写 I-9 表格对雇主避免罚款和处罚至关重要，但它在防止招聘过程中的歧视方面也起着至关重要的作用。通过要求所有新员工填写此表，雇主可以为每个人建立公平和平等的待遇，无论其原籍或移民身份如何。
为避免歧视，同时确保 I-9 表合规，雇主必须遵循某些最佳做法。其中包括
提供明确的指示
雇主应明确告知填写 I-9 表格时可接受哪些文件，并解释针对雇员特殊情况的任何具体要求。
平等对待所有申请人
在要求求职者提供文件时，采用一致的程序非常重要，这样就不会让任何人感到被孤立或成为不公平的目标。
培训人力资源工作人员
负责审查填写表格的人力资源人员必须接受有关正确程序的培训，以尽量减少错误和防止无意偏差。
进行内部审计
定期审核自己的 I-9 表记录有助于发现合规方面的任何系统性问题或可能发生歧视的潜在领域。
在确保遵守 I-9 表格要求的同时，优先考虑就业公平，企业就能降低与违规相关的法律风险，同时促进重视包容性的多元化员工队伍。
始终努力创造一个维护公平和非歧视的工作场所，同时遵守 I-9 表格的规定。
雇主在填写 I-9 表格时常犯的错误
在确保 I-9 表格合规方面，雇主经常会犯一些常见错误，而这些错误可能会造成严重后果。最常见的错误之一就是没有填写表格。这看似是一个小疏忽，但漏填一栏就可能导致处罚和潜在的歧视索赔。
雇主经常犯的另一个错误是接受不适当的文件作为就业资格证明。必须严格遵守美国公民及移民服务局（USCIS）提供的可接受文件清单，以避免任何歧视指控。
此外，雇主有时未能核实需要工作许可的员工的过期工作许可。如果员工的工作许可过期而雇主没有通知或采取任何措施，这种疏忽可能会导致严重的法律后果。
有时，雇主在审核过程中会无意中歧视某些人。例如，根据联邦法律，基于申请人的民族血统或公民身份而要求其提供特定文件被视为歧视。
此外，许多雇主都忽视了对已填写表格的妥善保管和保留。如果未能在规定期限内保存这些记录，可能会在政府审计或调查时被处以罚款。
为防止出现这些错误并确保就业公平，同时保持 I-9 表的合规性，雇主必须制定有关文件验证的明确政策和程序。应定期举办培训课程，教育员工正确填写表格并遵守美国公民与移民服务局（USCIS）规定的保留准则。
通过教育和严格遵守准则来主动解决这些常见错误，雇主可以降低与不合规相关的风险，同时促进整个招聘流程的公平性。
歧视与合法商业理由
在做出雇佣决定时，雇主必须保持警惕，避免任何形式的歧视。了解合法商业理由与歧视性做法之间的区别非常重要。
合法的商业理由是指雇主基于非歧视因素而采取的行动的合理解释。这些因素可以包括个人的资格、经验、技能或工作表现。例如，如果雇主因为应聘者不具备担任特定职位的资格而选择不聘用他，那么这一决定就属于合法商业理由。
另一方面，当雇主基于受保护的特征（如种族、性别、年龄、宗教或民族血统）而区别对待个人时，就会发生歧视。歧视可能发生在招聘过程的任何阶段--从发布招聘广告、面试应聘者到做出最终的招聘决定。
为避免歧视，同时确保在招聘过程中符合 I-9 表格的规定，雇主应制定明确的候选人评估标准，并将这些标准一致适用于所有申请人。这有助于消除偏见，确保公平对待所有潜在员工。
雇主对参与招聘流程的员工进行反歧视法律和政策培训至关重要。通过教育员工哪些行为构成非法歧视，并在组织内部推广包容性做法，您就能在就业中培养一种公平文化。
此外，保持准确的记录对于证明符合 I-9 表格要求和反歧视法律至关重要。雇主应将与每位申请人资格审核相关的记录与其他人事档案分开保存，同时确保政府授权机构可应要求查阅这些记录。
请记住：遵守 I-9 表格的要求与促进就业公平并行不悖！
如何避免招聘过程中的歧视
歧视可能发生在招聘的任何阶段，从发布招聘信息到面试及其他。要避免歧视，雇主必须积极主动、有的放矢。
必须审查和更新职位说明，以消除任何偏见或歧视性语言。这包括避免使用可能排斥某些群体的特定性别术语或要求。相反，应将重点放在职位所需的技能和资格上。
其次，雇主应采用与工作要求相关的标准化面试问题。通过提出一致的问题，可以根据候选人的能力而不是个人偏见对其进行公平评估。此外，为招聘经理举办培训课程有助于提高他们对无意识偏见的认识，并提供克服偏见的技巧。
在遴选过程中，应尽可能让多元化的面试官小组参与进来。多角度的视角可以使决策更加客观，减少歧视的可能性。
此外，还可考虑实施简历盲审，在初审时隐藏姓名、年龄或种族等个人识别信息。这种方法有助于防止无意识的偏见影响候选人的选择。
通过在整个招聘过程中遵循这些最佳做法，雇主可以在确保遵守 I-9 表格规定的同时，表明他们对就业公平的承诺。请记住：营造公平的工作环境始于有意识的行动！
优先考虑公平，同时遵守 Tracker I-9 和 Mitratech 的规定
雇主在确保遵守 I-9 表格要求的同时，需要优先考虑就业公平。招聘过程中不能有歧视，雇主必须努力做到公平、平等地对待所有申请人。
I-9 表的合规性可能很复杂，但通过了解雇主常犯的错误并实施最佳做法，您可以在履行移民法规定的义务的同时避免歧视。
切记定期审查和更新您的 I-9 表格政策，以便及时了解法规的任何变化。对人力资源员工进行培训，使其掌握正确填写和保存 I-9 表格的程序。定期进行内部审核，以发现任何错误或需要改进的地方。
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