什么是企业内容管理？

企业内容管理的重要性

企业内容管理建立在 "内容管理 "的概念之上，即对企业生成的、用于所有渠道和媒介的众多文档和内容资产进行发布、收集、归档和其他管理。

企业内容管理通过为内容开发、审核和发布创建统一的全系统流程，以及为已获批准的内容创建"单一真相源 "中央存储库，将企业内容管理提升到了一个新的高度。简而言之，企业内容管理系统就是围绕整个企业或业务部门的运营需求、政策和流程而建立的内容管理系统。

在任何企业中，用户都必须能够访问文档或记录的正确版本，即最新版本或经过批准的版本，这是所有人的福音。对于监管或法律合规性非常重要的内容，即使很少被访问，也需要进行安全存储。

有效的企业内容管理工具可帮助企业处理手头成千上万或数百万份文件，并对所有文件进行适当的组织和控制。

内容爆炸的成本

每天都有大量的内容和信息产生，尤其是在企业中。在一个典型的企业中，这些内容可能存储在从优盘到台式机再到磁盘的各种位置和介质中。仅文件丢失或遗失一项，企业就会损失 巨额金额：

• 库珀-莱布蓝德国际会计公司（Coopers & Lybrand）的一项研究曾声称，仅在美国就有 4 万亿份纸质文件，每年增长 22%--这 还是 在数字时代真正到来之前 的 2004 年 。
• 根据《福布斯》ASAP 的统计，一个典型的经理人每年要浪费 150 个小时（将近一整个月）来寻找丢失的内容或信息。如果他们的年薪为 50,000 美元，那么每年就是 3,842美元。
• 普华永道会计师事务所（PricewaterhouseCoopers）称，一个办公室平均每归档一份文件要花费 20 美元，每搜索一份错误归档的文件要花费 120 美元 ，每丢失20 份文件中就有一份丢失，每丢失一份文件要花费25 个小时 重新制作。
• 根据 Gartner 的数据，这可能相当于公司收入的 7-12%。

企业内容管理软件有哪些功能？

企业内容管理系统是用于采集、管理、存储和控制企业范围内内容的技术。而内容现在不仅包括纸质文档，还包括图像、电子邮件、文本信息、社交媒体信息、视频等。 所有这些内容都是为了在其有效生命周期内支持组织流程。

• ECM 软件可以管理这些内容，其中一项重要功能是确保符合从萨班斯-奥克斯利法案和 HIPPA 到 GDPR 和 CCPA 等各种法规。
• 企业内容管理超越了文档管理和网络内容管理，发展到了一个更全面的层面，侧重于更广泛、更有效的治理、协作、安全和风险缓解。

企业内容管理软件如何运行？

企业内容管理系统的工作原理是将各种不同来源的信息整合在一起，并通过一个单一的集中枢纽提供给用户。该技术旨在跟踪令人难以置信的各种不同内容，实现流程自动化，使时间紧迫的团队能够更轻松地工作。

企业内容管理软件有许多不同的好处。该软件可以最大限度地提高团队效率，减少管理日常流程所需的时间。效率的提高很快就能节约成本，同时还能腾出时间让团队成员从事更复杂的工作。

通过使用专业软件，可以迅速降低内容管理流程中人为错误的风险，从而大大降低企业的潜在成本。借助量身定制的内容管理系统整理内容，企业还能限制利润丰厚的内容丢失所带来的风险。

有效的企业内容管理解决方案的特点

最有效的企业内容管理系统是那些与企业正在使用的其他软件平台完全集成，并可供所有相关团队访问的系统。企业内容管理系统可以实现许多不同的功能。最有效的系统能覆盖各种不同的流程，为整个企业的团队带来真正的好处。

要使企业内容管理系统真正有效，它必须完全能够以安全的方式保存和存储内容，而且所有部门都可以依赖这种方式。该系统应能让所有团队成员随时随地轻松访问所需的数据和信息。该系统应大大提高整个企业的效率，帮助团队成员提高工作效率。

一个好的企业内容管理系统所能处理的文件类型不应有限制。所有最好的系统都能轻松保存和存储任何文件类型，并确保文件保存在正确的位置，以便团队将来能够访问。

企业内容管理为何至关重要？

公司通常是在意识到纸张处理量过大，或手头有大量非结构化、未整理的内容， 造成瓶颈和效率低下 后，才 决定需要企业内容管理（ECM）解决方案 。 或者，由于内容丢失或处理不当，他们已经受到了监管处罚 或 负面的法律后果。

有了可靠的企业内容管理软件解决方案，这些采用者就能享受到：

• 更高效、更具成本效益的内容管理和控制。
• 通过更好地遵守政府和行业法规来降低风险。
• 对内容和敏感数据的访问管理更加安全。
• 通过将以前的人工流程自动化、减少存储和邮寄需求以及减少罚款，降低成本。
• 通过使用卓越的 SaaS 解决方案，最大限度地减少对 IT 的依赖。