今年早些时候，我为《OFCCP 文摘》撰写了一篇文章，介绍了美国劳工部联邦合同合规项目办公室 (OFCCP) 对申请人和雇员人口信息调查的要求。 从那时起，劳工部发布了更多影响联邦承包商和分包商调查要求的信息。 鉴于了解 OFCCP 调查要求的重要性，以及新信息的发布所造成的混乱程度，我认为重新讨论这个话题可能会有所帮助。

在继续往下说之前，先说一下注意事项和术语说明。 注意事项如下：本文中的信息截至 2014 年 11 月 10 日是准确的。 OFCCP 有可能会发布更多信息，从而影响需要进行的调查。 这也是密切关注 OFCCP 网站http://www.dol.gov/ofccp 的原因之一。

关于术语的说明涉及我们在讨论调查时使用的术语。 OFCCP 的正式法规在收集申请人或雇员的人口统计信息时，实际上并没有在任何地方使用 "调查 "一词。 该机构有关少数群体和女性的规定提到了确定雇员的种族、民族和性别的义务，以及 "在可能的情况下 "确定申请人的种族、民族和性别的义务（见 41 CFR 60-1.12）。 (见 41 CFR 60-1.12(c)）。 该机构有关退伍军人和残疾人的规定提到了邀请申请人和雇员自我认定为受这些规定保护的个人的义务（见 41 CFR 60-300.12(c)）。 (见 41 CFR 60-300.42 和 41 CFR 60-741.42）。当我们谈论调查申请人和雇员时，我们真正讨论的是邀请申请人和雇员提供人口统计信息的要求。

征集种族/族裔和性别信息

• 种族/族裔类别
• 联邦承包商和分包商必须为申请人和雇员提供一个表明其种族/族裔和性别的机会。 OFCCP 条例中使用的种族/族裔类别如下：
  • 白色
  • 美国印第安人/阿拉斯加原住民
  • 亚洲/太平洋岛民（包括来自印度次大陆的人）
  • 黑人（非洲裔美国人）
  • 西裔

请注意，这些类别并非用于必须提交给平等就业机会委员会（EEOC）的 EEO-1 年度报告的类别。 EEOC 将太平洋岛民（包括夏威夷原住民）与亚洲人分开，并增加了一个属于两个或两个以上种族的类别。 平等就业机会委员会还将西班牙裔视为一个民族，而不是一个种族类别。

2014年10月1日，OFCCP发布了修订版的开启平权行动合规审查的信函（称为 "日程安排信函"），以及随附的合规审查开始时应向OFCCP提交的信息分项清单。 许多联邦承包商和分包商感到惊讶的是，分项清单中的第 18 项指出，公司必须使用上述五个种族/族裔类别而不是平等就业机会委员会使用的七个种族/族裔类别提交申请人、雇用、晋升和解雇数据。 然而，联邦公平竞争和消费者保护局从未改变其规定以与平等就业机会委员会的类别相一致，因此，分项清单恰当地遵循了联邦公平竞争和消费者保护局的正式规定。

虽然修订后的逐项清单使用了五个传统的种族/族裔类别，但 OFCCP 确实允许承包商使用 EEOC 使用的扩展种族/族裔定义。 2008 年，该机构发布了第 283 号指令（现已重新编号为第 2008-02 号指令），指出 OFCCP 不会因公司在收集申请人和雇员的人口信息时使用平等就业机会委员会的种族/族裔类别而对其进行处罚。 OFCCP 官员非正式地表示，联邦承包商和分包商在收集种族/族裔信息时可能会继续依赖第 283 号指令，尽管修订后的逐项列表中有明确的措辞。 OFCCP 很可能会在某个时候发布一个常见问题，或以其他方式正式承认第 283 号指令仍然有效。

• 关于向申请人索取种族/族裔和性别信息的指导原则

  与 OFCCP 针对退伍军人和残障人士的规定不同，该机构针对少数族裔和女性的规定几乎没有提供关于向申请人索取种族/族裔和性别信息的正式指导。 不过，我们从 OFCCP 合规审查的历史和 OFCCP 在各种论坛上提供的信息中了解到一些情况。

  • 根据 OFCCP 的互联网申请人规定，必须向所有被视为互联网申请人的个人提供自我认同邀请。 重要的是要记住，互联网申请人条例提供了 OFCCP 认为可行候选人的定义，这些条例并不仅仅是指个人用来表达对空缺职位的兴趣的方式。 联邦承包商和分包商可以对不属于互联网申请人的个人进行种族/族裔和性别调查，但调查必须提供给符合互联网申请人定义的候选人。
  • 在遴选过程的面试阶段之前，必须邀请申请人进行自我身份验证。
  • 联邦承包商必须将申请人的自我身份验证表与申请人的其他申请材料分开保存。
  • 联邦承包商和分包商应警惕猜测未见过的申请人的种族/族裔或性别。 这些申请人应在申请人跟踪系统中显示为种族/族裔和/或性别未知。 联邦公平竞争和消费者保护局的合规官员经常指出，如果申请人是亲自面谈，承包商应目测识别申请人的种族/族裔和性别，联邦公平竞争和消费者保护局有时也指示公司根据姓名猜测申请人的种族/族裔或性别。 2004 年，OFCCP 发布了一项指令，指示公司避免猜测申请人的种族/族裔或性别，但该指令已于 2013 年底废止。 公司必须决定对未能自我认同的申请人采取何种行动。
  • 联邦承包商和分包商通常需要将从申请人处收到的自我身份验证表保留两年。 小型雇主可能只需保留一年的自我身份验证表。

• 关于向员工索取种族/族裔和性别信息的指导原则

  与申请人一样，OFCCP 针对少数族裔和女性的法规几乎没有提供关于向雇员索取种族/族裔和性别信息的正式指导。 以下是我们知道的一些情况。

  • 联邦承包商和分包商必须向所有新雇员提供一份表格，让他们确认自己的种族/族裔和性别。
  • 自我鉴定表必须注明填写本表属自愿性质。
  • 如果雇员拒绝表明自己的种族/族裔或性别，联邦承包商和分包商应目测雇员的种族/族裔和性别。 年度 EEO-1 报告和平权行动计划都需要所有雇员的种族/族裔和性别数据。 与申请人不同，OFCCP（或 EEOC）法规中没有任何规定允许公司将雇员的种族/族裔或性别显示为未知。

征求退伍军人身份信息

去年，有关收集退伍军人身份人口数据的要求发生了巨大变化。 这些要求仍在继续演变，我们很可能会在来年看到 OFCCP 在这方面提供更多指导。

• 受保护的退伍军人类别

  只有某些类型的退伍军人受到联邦平等权利行动条例的保护。 现在被列为受保护退伍军人的退伍军人类别如下：

  • 伤残退伍军人
  • 新近退伍的退伍军人（即退伍后三年内的人员）
  • 获得武装部队服务勋章的退伍军人
  • 战时或战役徽章现役退伍军人

  现役战时或竞选徽章退伍军人 "分类是以前使用的 "其他受保护退伍军人 "分类的新名称。 OFCCP 采用 "现役战时或竞选徽章退伍军人 "这一名称，是为了避免在 "其他受保护退伍军人 "的构成方面经常出现的混淆。

  公司不再需要征求有关越战时期退伍军人身份或特殊伤残退伍军人身份的信息。 "伤残退伍军人 "基本上取代了 "特殊伤残退伍军人"，而越战时期退伍军人本身也不再享有任何特殊保障。 (越战时期的退伍军人如果属于上述四类之一，仍将被视为受保护的退伍军人）。

• 关于向申请人索取退伍军人信息的指导原则

  联邦承包商和分包商必须在遴选过程的出价前阶段向申请人征询有关退伍军人身份的信息。 这是 OFCCP 修订后的退伍军人法规中的一项新要求。 公司必须在下一次更新其退伍军人平权行动计划时开始邀请申请人提供有关退伍军人身份的信息。 如果平权行动计划 (AAP) 在 2014 年 3 月 24 日之后已经更新，那么公司应该已经开始邀请申请人提供有关退伍军人身份的信息。

  • 确认退伍军人身份的邀请函必须包含某些语言。 其中包括公司是联邦承包商或分包商、填写任何调查表都是自愿的，以及任何调查表中的信息都将被保密。
  • 自我鉴定邀请函必须包括有关四种受保护退伍军人分类的信息。 然后，邀请函应询问申请人是否属于这四种分类之一。 最佳做法是让申请人有机会表明他或她不属于这四种分类之一，并让申请人有机会表明他或她不想回答这个问题。
  • 修订后的退伍军人条例没有提及对申请人进行退伍军人身份调查的时间。 但是，条例的前言和 OFCCP 的几个常见问题表明，公司可以在调查种族/性别和族裔的同时调查申请人的退伍军人身份。 虽然 OFCCP 没有将其互联网申请人规则的规定完全引入有关退伍军人的修订法规，但该机构表示，它将允许公司将有关退伍军人身份的人口调查限制在那些被视为互联网申请人的个人。
  • 联邦承包商和分包商似乎被要求将从申请人处收到的自我鉴定表保留两年（尽管较小的雇主可能只被要求保留一年）。 修订后的退伍军人法规的某些部分包括三年保留要求，一些 OFCCP 合规官员可能会将三年保留要求解释为适用于向申请人征求退伍军人身份。

  修订后的退伍军人条例包括邀请预录取申请人自我认定为受保护退伍军人的建议格式。

• 关于征求新员工退伍军人身份的指导原则

  联邦承包商和分包商还被要求在遴选过程的出价后阶段向申请人征集有关退伍军人身份的信息。 虽然这并不是一项新要求，但征求该信息的一些参数已经发生了变化。 事实上，这是 OFCCP 要求不断发展的领域之一。

  OFCCP 修订后的退伍军人法规指出，联邦承包商和分包商必须根据 41 CFR 61-300 中的类别征集退伍军人信息。 联邦法规汇编》第 41 卷第 63-100 条规定了必须向退伍军人就业和培训服务局 (VETS) 提交的年度报告。 直到最近，这些法规还要求就上述四类退伍军人分别提交报告。 然而，在 2014 年 9 月，VETS 发布了新的规定，要求公司提供有关新员工和一般类别 "受保护退伍军人 "员工的信息。 "受保护的退伍军人 "是指属于上述四个类别之一的退伍军人。

  对提交给 VETS 的报告（以前称作 VETS-100A 报告，现在称作 VETS-4212 报告）的这一修改，可能要求对在遴选过程的录用后阶段向个人发出的身份确认邀请进行修改。 在明年的某个时间点，联邦承包商和分包商将被允许向发薪后申请人（即新员工）索取信息，其基本方式与向发薪前申请人索取信息的方式相同。 公司基本上会询问一个关于受保护退伍军人身份的 "是 "或 "否 "问题，而不是询问每个受保护退伍军人类别。 但是，VETS-4212 的更改有两个未决问题。

  • 公司何时必须采用这种新格式向新员工征集退伍军人信息？ OFCCP 并未规定必须立即做出这一改变。 该机构可能会发布一个常见问题来回答这个问题。
  • 公司是否可以邀请新员工提供每个退伍军人类别的信息？ 公司只能在 VETS-4212 报告中报告新员工和雇员是否属于受保护退伍军人的一般类别。 但是，不清楚公司是否被禁止调查个别退伍军人分类。 我们再次希望 OFCCP 能就这一点作出澄清。

  关于邀请员工确认退伍军人身份的问题，邀请函本身的措辞与邀请申请人的措辞基本相同（即邀请函必须说明公司是联邦承包商或分包商，填写调查表是自愿的，等等）。 录用后邀请函必须在个人开始正式工作前的一段时间内提供给他们。 因此，可以在新员工入职培训期间或入职第一天的其他时间提供，只要个人尚未开始履行其工作职责即可。

  修订后的退伍军人条例包括邀请新员工自我认定为受保护退伍军人的建议格式，但考虑到与退伍军人就业和培训计划报告修订相关的变化，该格式可能已经过时。

征求有关残疾状况的信息

与收集退伍军人身份人口信息的要求一样，收集残疾身份人口信息的要求在去年也发生了巨大变化，特别是在收集申请人信息方面。

• 关于向申请人索取残疾信息的指南

  联邦承包商和分包商必须在遴选过程的出价前阶段向申请人征询有关残疾状况的信息。 这是 OFCCP 修订条例中针对残疾人的一项新要求。 由于平等就业机会委员会（EEOC）的《美国残疾人法案》（Americans with Disabilities Act）规定中明确禁止收集此类数据，因此在遴选过程的出价前阶段收集残疾人口信息的要求引起了联邦承包商和分包商的极大关注。 然而，OFCCP 收到了 EEOC 的一封信，信中表示可以接受收集残疾信息，因为这是联邦法律所要求的。 非联邦承包商或分包商的公司请注意：对于不需要满足联邦残障人士平权法案规定的公司而言，在遴选过程的录用前阶段禁止收集求职者残障信息的禁令尚未解除。

  公司必须在下一次更新残障人士平权行动计划时，开始邀请申请人提供有关残障状况的信息。 如果 AAP 在 2014 年 3 月 24 日之后进行了更新，那么公司应该已经开始邀请申请人提供有关残疾状况的信息。

  虽然公司对邀请函中必须使用的退伍军人身份识别语言有一定的自由裁量权，但对残疾身份识别邀请函却不能这样做。 联邦承包商和分包商必须使用 OFCCP 为上述目的制定的表格。 该表格可在 OFCCP 的网站上找到。 残疾调查表长达两页，不得做任何重大修改。 虽然公司可以制作电子版表格，但电子版表格必须保留 OFCCP 提供的所有语言。 OFCCP 的常见问题之一指出，电子版的残疾调查表必须

  • 显示 OMB 编号和有效期；
  • 包含未经修改的表格文本；
  • 使用无衬线字体，如 Calibri 或 Arial；以及
  • 字体大小至少使用 11 号距（脚注和负担声明除外，必须至少使用 10 号距）。

  公司可以在残疾调查表中提供前言或其他解释性材料，但调查表本身不得更改。 与退伍军人法规一样，残疾法规的序言和 OFCCP 的一些常见问题表明，公司可以在对申请人进行种族/性别和族裔调查的同时，对其残疾状况进行调查。

  联邦承包商和分包商似乎必须将从申请人处收到的残疾状况自我鉴定表保留两年（但较小的雇主可能只需保留一年）。 与修订后的退伍军人法规一样，修订后的残疾人法规的某些部分包括三年保留要求，一些 OFCCP 合规官员可能会将此三年保留要求解释为适用于向申请人征求残疾状况的要求。

• 关于向新员工征询残疾状况的指导原则

  联邦承包商和分包商还必须在遴选过程的出价后阶段向申请人索取有关残疾状况的信息。 虽然这并不是一项新的要求，但征集该信息的一些参数已经发生了变化。

  • 最重要的是，公司必须使用 OFCCP 制定的残疾调查表。 这意味着新员工将在相对较短的时间内两次获得该表格：一次是在遴选过程的录用前阶段，另一次是在录用后阶段。
  • 与确认退伍军人身份的邀请一样，聘用后的残疾邀请必须在个人开始履行工作职责之前发出。
  • 从新员工调查中收集的信息不得保存在员工的人事或医疗档案中。 OFCCP 的常见问题表明，只要信息保密，这些信息可以保存在人力资源信息系统中。
  • 公司可以随残疾调查表提供前言或其他解释材料，但调查表本身不能更改。

• 关于向全体员工征求残疾意见的指导原则

  在公司残疾人平权行动计划更新后的第一年，公司必须对其全体员工进行一次重新调查，以收集有关残疾状况的信息。 这意味着，在 1 月 1 日实施平权行动计划的公司必须在 2015 年 12 月 31 日之前的某个时间重新调查全体员工。 制定了 7 月 1 日平权行动计划的公司必须在 2015 年 6 月 30 日之前的某个时间重新对全体员工进行调查。

  这次对劳动力的重新调查有几个重要特点。

  • OFCCP 只要求重新调查员工的残疾状况。 公司不需要重新调查退伍军人状况或其他人口统计信息。
  • 公司必须再次使用 OFCCP 规定的调查表来收集有关残疾的信息。 虽然公司可以在调查表中附上介绍或说明材料，但调查表必须完整使用。 如果调查是以电子方式进行的，则上述有关以电子方式使用 OFCCP 表格的规定仍然有效。

  在对员工进行第一次重新调查之后，公司必须至少每五年对员工的残疾状况进行一次重新调查。 在此期间，员工必须至少收到一次正式提醒，允许他们在公司的人力资源系统中更新有关其残疾状况的信息。

结论

联邦承包商和分包商要跟上 OFCCP 的平权行动法规所要求的所有调查工作，将面临挑战。 公司需要对 OFCCP 可能继续对其调查要求做出的更改保持警惕。 公司还需要确保尽最大努力执行所有新的和持续的调查要求。 由于自我认同邀请是公司平权行动计划中大部分统计报告的基础，因此适当收集和保留尽可能多的此类信息非常重要。

请注意：本文中的任何内容都不能作为法律建议，也不能替代有关贵组织具体情况的任何专业建议。

编者按：本文最初发表于 Circaworks.com。2023 年 4 月，Mitratech 收购了包容性招聘和 OFCCP 合规软件的领先供应商 Circa。此后，我们对内容进行了更新，以反映我们扩大的产品范围、不断发展的人才招聘合规法规以及人力资源管理的最佳实践。