A principios de año, escribí un artículo para The OFCCP Digest sobre los requisitos que la Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP) del Departamento de Trabajo de EE.UU. tiene en relación con la encuesta de solicitantes y empleados para obtener información demográfica. Desde entonces, el Departamento de Trabajo ha publicado información adicional que afecta a las encuestas que se exigen a los contratistas y subcontratistas federales. A la luz de la importancia de comprender los requisitos de la OFCCP en materia de encuestas y el nivel de confusión que se ha creado con la publicación de la nueva información, he pensado que podría ser útil volver a tratar este tema.

Antes de seguir, una advertencia y una nota sobre la nomenclatura. Aquí está la advertencia: la información en este artículo es exacta a partir del 10 de noviembre de 2014. Es posible OFCCP publicará información adicional que tendrá un impacto en la encuesta que hay que hacer. Esta es una razón para seguir de cerca el sitio web de la OFCCP en http://www.dol.gov/ofccp.

La nota sobre la nomenclatura se refiere a los términos que utilizamos cuando hablamos de encuestas. En realidad, la normativa formal de la OFCCP no utiliza la palabra "encuesta" en ningún lugar en relación con la recopilación de información demográfica de los solicitantes o empleados. La normativa de la agencia relativa a las minorías y las mujeres hace referencia a la obligación de identificar la raza, etnia y sexo de los empleados y, "cuando sea posible", la raza, etnia y sexo de los solicitantes. (Véase 41 CFR 60-1.12(c).) La normativa de la agencia relativa a los veteranos y las personas con discapacidad hace referencia a la obligación de invitar a los solicitantes y empleados a que se autoidentifiquen como personas protegidas en virtud de dicha normativa. (Véase 41 CFR 60-300.42 y 41 CFR 60-741.42.) Cuando hablamos de encuestar a los solicitantes y empleados, de lo que realmente estamos hablando es de la obligación de invitar a los solicitantes y empleados a facilitar información demográfica.

Solicitud de información sobre raza/etnia y sexo

• Categorías de raza/etnia
• Los contratistas y subcontratistas federales deben ofrecer a los solicitantes y empleados la oportunidad de identificar su raza/etnia y sexo. Las categorías de raza/etnia utilizadas en la normativa de la OFCCP son las siguientes:
  • Blanco
  • Indio americano/nativo de Alaska
  • Asiáticos/Isleños del Pacífico (incluye a las personas procedentes del subcontinente indio)
  • Negro (afroamericano)
  • Hispano

Tenga en cuenta que éstas NO son las categorías que se utilizan para el informe anual EEO-1 que debe presentarse a la Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC). La EEOC separa a los isleños del Pacífico (incluidos los nativos de Hawai) de los asiáticos y añade una categoría para las personas que son de dos o más razas. La EEOC también considera a los hispanos una categoría étnica y no racial.

El 1 de octubre de 2014, la OFCCP publicó una versión revisada de la carta que inicia una revisión de cumplimiento de acción afirmativa (denominada "carta de programación") y la lista detallada de la información que debe presentarse a la OFCCP al inicio de una revisión de cumplimiento. Muchos contratistas y subcontratistas federales se sorprendieron de que en el punto 18 de la lista detallada se indicara que las empresas debían presentar los datos sobre solicitantes, contrataciones, ascensos y despidos utilizando las cinco categorías de raza/etnia mencionadas anteriormente y no las siete categorías de raza/etnia utilizadas por la EEOC. Sin embargo, la OFCCP nunca ha modificado su normativa para adaptarla a las categorías de la EEOC, por lo que el listado detallado se ajusta a la normativa oficial de la OFCCP.

Aunque la lista detallada revisada utiliza las cinco categorías tradicionales de raza/etnia, la OFCCP permite a los contratistas utilizar las definiciones ampliadas de raza/etnia que utiliza la EEOC. En 2008, la agencia publicó la Directiva 283 (ahora renumerada Directiva 2008-02) que indicaba que la OFCCP no citaría a las empresas por utilizar las categorías de raza/etnia de la EEOC en la recopilación de información demográfica sobre solicitantes y empleados. Funcionarios de la OFCCP han indicado informalmente que los contratistas y subcontratistas federales pueden seguir basándose en la Directiva 283 al recopilar información sobre raza/etnia a pesar del lenguaje explícito que se encuentra en la lista detallada revisada. Parece probable que, en algún momento, la OFCCP publique una FAQ o reconozca formalmente que la Directiva 283 sigue vigente.

• Directrices relativas a la solicitud de información sobre raza, etnia y sexo a los candidatos

  A diferencia de los reglamentos de la OFCCP para veteranos y personas con discapacidad, los reglamentos de la agencia para las minorías y las mujeres proporcionan muy poca orientación formal sobre la solicitud de información de raza / etnia y género de los solicitantes. Sin embargo, hay algunas cosas que sabemos a partir de un historial de revisiones de cumplimiento de la OFCCP y de la información que la OFCCP ha proporcionado en diversos foros.

  • La invitación a autoidentificarse debe proporcionarse a todas las personas que se consideren solicitantes por Internet en virtud de la normativa de la OFCCP sobre solicitantes por Internet. Es importante recordar que las reglamentaciones sobre postulantes por Internet proporcionan una definición de lo que la OFCCP considera candidatos viables, y que estas reglamentaciones no se refieren simplemente a los medios utilizados por una persona para expresar su interés en un puesto vacante. Los contratistas y subcontratistas federales pueden encuestar a individuos que no sean solicitantes por Internet en cuanto a raza/etnia y sexo, pero la encuesta DEBE proporcionarse a candidatos que cumplan la definición de ser un solicitante por Internet.
  • Los candidatos deben recibir la invitación a autoidentificarse en algún momento antes de la fase de entrevistas del proceso de selección.
  • Los contratistas federales están obligados a mantener el formulario de autoidentificación de un solicitante separado de los demás materiales de solicitud de esa persona.
  • Los contratistas y subcontratistas federales deben ser cautelosos a la hora de adivinar la raza/etnia o el sexo de los solicitantes que no han sido vistos. En los sistemas de seguimiento de candidatos, estos candidatos deben figurar como desconocidos en cuanto a raza/etnia y/o sexo. Los funcionarios de cumplimiento de la OFCCP han indicado con frecuencia que los contratistas deben hacer una identificación visual de la raza/etnia y el género de un solicitante si éste es entrevistado en persona, y la OFCCP ha dado instrucciones ocasionales a las empresas para que adivinen la raza/etnia o el género de los solicitantes basándose en el nombre. En 2004, OFCCP emitió una directiva instruyendo a las empresas a evitar adivinar la raza/etnia o género de los solicitantes, pero esta directiva fue rescindida a finales de 2013. Las empresas deben decidir qué curso de acción tomar con respecto a los solicitantes que no se identifican.
  • En general, los contratistas y subcontratistas federales deben conservar los formularios de autoidentificación recibidos de los solicitantes durante dos años. Los empleadores más pequeños pueden estar obligados a conservar los formularios de autoidentificación solo durante un año.

• Directrices relativas a la solicitud de información sobre raza, etnia y sexo a los empleados

  Al igual que en el caso de los solicitantes, la normativa de la OFCCP para minorías y mujeres ofrece muy poca orientación formal sobre la solicitud de información sobre raza/etnia y sexo a los empleados. He aquí algunas cosas que sí sabemos.

  • Los contratistas y subcontratistas federales deben proporcionar a todos los nuevos empleados un formulario que les permita identificar su raza/etnia y sexo.
  • El formulario de autoidentificación debe indicar que su cumplimentación es voluntaria.
  • Si un empleado se niega a identificar su raza/etnia o sexo, los contratistas y subcontratistas federales deben hacer una identificación visual de la raza/etnia y sexo del empleado. Los datos sobre raza/etnia y sexo de todos los empleados son necesarios para el informe anual EEO-1 y para los planes de acción afirmativa. A diferencia de los solicitantes, no hay nada en la normativa de la OFCCP (o de la EEOC) que permita a las empresas mostrar la raza/etnia o el sexo de los empleados como desconocidos.

Solicitud de información sobre la condición de veterano

Los requisitos relativos a la recopilación de datos demográficos sobre la condición de veterano han cambiado drásticamente en el último año. Estos requisitos siguen evolucionando, y es probable que el año que viene veamos nuevas orientaciones de la OFCCP a este respecto.

• Categorías de veteranos protegidos

  Sólo determinados tipos de veteranos están protegidos por la normativa federal sobre discriminación positiva. Las categorías de veteranos que ahora se incluyen como veteranos protegidos son las siguientes:

  • Veteranos discapacitados
  • Veteranos recientemente separados (es decir, una persona que lleve menos de tres años separada del servicio militar)
  • Medalla al servicio de las fuerzas armadas
  • Veteranos de guerra o de campaña en servicio activo

  La clasificación "veterano en servicio activo en tiempo de guerra o con distintivo de campaña" es un nuevo nombre para la clasificación utilizada anteriormente "otro veterano protegido". La OFCCP adoptó la nomenclatura "veterano en servicio activo en tiempo de guerra o con distintivo de campaña" para evitar la confusión que se producía con frecuencia sobre lo que constituía un "otro veterano protegido."

  Las empresas ya no están obligadas a solicitar información sobre la condición de veterano de la era de Vietnam o de veterano discapacitado especial. El término "veterano discapacitado" ha sustituido básicamente al de "veterano discapacitado especial", y ya no existe una cobertura especial para los veteranos de la época de Vietnam per se. (Los veteranos de la época de Vietnam seguirán siendo considerados veteranos protegidos si entran en una de las cuatro categorías señaladas anteriormente).

• Directrices relativas a la solicitud de información sobre veteranos a los candidatos

  Los contratistas y subcontratistas federales están obligados a solicitar información sobre la condición de veterano a los solicitantes en la fase previa a la oferta del proceso de selección. Se trata de un nuevo requisito de la normativa revisada de la OFCCP para veteranos. Las empresas deben empezar a invitar a los solicitantes a facilitar información sobre la condición de veterano en el momento de la próxima actualización de su plan de acción afirmativa para veteranos. Si el plan de acción afirmativa (AAP) se ha actualizado desde el 24 de marzo de 2014, las empresas ya deberían estar invitando a los solicitantes a proporcionar información sobre la condición de veterano.

  • La invitación a identificar la condición de veterano debe incluir determinados términos. Esto incluye que la empresa es un contratista o subcontratista federal, que la cumplimentación de cualquier formulario de encuesta es voluntaria y que la información de cualquier formulario de encuesta se mantendrá confidencial.
  • La invitación a autoidentificarse debe incluir información sobre las cuatro clasificaciones de veteranos protegidos. A continuación, la invitación debe preguntar si el solicitante pertenece a una de estas cuatro clasificaciones. Una buena práctica sería ofrecer al solicitante la oportunidad de indicar que no pertenece a una de estas clasificaciones y ofrecer la oportunidad de indicar que el solicitante no desea dar una respuesta a esta pregunta.
  • La normativa revisada para los veteranos no menciona el momento de la encuesta a los solicitantes sobre su condición de veteranos. Sin embargo, el preámbulo del reglamento y varias preguntas frecuentes de la OFCCP indican que las empresas pueden encuestar a los solicitantes sobre su condición de veteranos al mismo tiempo que encuestan sobre raza/género y origen étnico. Aunque la OFCCP no ha trasladado íntegramente las disposiciones de su norma sobre solicitantes por Internet a la normativa revisada sobre veteranos, la agencia ha indicado que permitirá a las empresas limitar las encuestas demográficas sobre la condición de veterano a aquellas personas que se consideren solicitantes por Internet.
  • Al parecer, los contratistas y subcontratistas federales están obligados a conservar los formularios de autoidentificación recibidos de los solicitantes durante dos años (aunque los empleadores más pequeños pueden estar obligados a conservar los formularios de autoidentificación sólo durante un año). Algunas partes de la normativa revisada relativa a los veteranos incluyen un requisito de conservación de tres años, y es posible que algunos funcionarios de cumplimiento de la OFCCP interpreten que este requisito de conservación de tres años se aplica a las solicitudes de condición de veterano de los solicitantes.

  La normativa revisada para veteranos incluye un formato sugerido para la invitación a los solicitantes previa a la oferta para que se autoidentifiquen como veteranos protegidos.

• Directrices relativas a la solicitud de la condición de veterano a los nuevos contratados

  Los contratistas y subcontratistas federales también están obligados a solicitar información sobre la condición de veterano a los solicitantes en la fase posterior a la oferta del proceso de selección. Aunque NO se trata de un requisito nuevo, algunos de los parámetros para la solicitud de esta información han cambiado. De hecho, ésta es una de las áreas en las que los requisitos de la OFCCP siguen evolucionando.

  La normativa revisada de la OFCCP relativa a los veteranos indica que los contratistas y subcontratistas federales deben solicitar información sobre los veteranos de acuerdo con las categorías que figuran en 41 CFR 61-300. El reglamento 41 CFR 63-100 define el informe anual que debe presentarse al Servicio de Empleo y Formación de Veteranos (VETS). Hasta hace poco, esta normativa exigía la presentación de informes sobre cada una de las cuatro categorías de veteranos señaladas anteriormente. Sin embargo, en septiembre de 2014, VETS emitió nuevas regulaciones que requieren que las empresas proporcionen información sobre las nuevas contrataciones y empleados en la categoría general "veteranos protegidos." "Veteranos protegidos" son los veteranos que entran en una de las cuatro categorías señaladas anteriormente.

  Este cambio en el informe que debe presentarse al VETS (antes llamado informe VETS-100A y ahora llamado informe VETS-4212) requiere potencialmente cambios en la invitación a identificarse ofrecida a las personas en la fase posterior a la oferta del proceso de selección. En algún momento del próximo año, se permitirá a los contratistas y subcontratistas federales solicitar información a los solicitantes en la fase posterior a la oferta (es decir, los nuevos contratados) de la misma forma básica en que se solicita esta información a los solicitantes en la fase previa a la oferta. Las empresas harán básicamente una pregunta de "sí" o "no" sobre la condición de veterano protegido en lugar de preguntar sobre cada clasificación de veterano protegido. Sin embargo, hay dos preguntas abiertas relacionadas con el cambio del formulario VETS-4212.

  • ¿Cuándo están obligadas las empresas a adoptar este nuevo formato para solicitar información sobre los veteranos a los nuevos contratados? La OFCCP no ha dicho que este cambio deba hacerse inmediatamente. Es probable que la agencia publique un FAQ respondiendo a esta pregunta.
  • ¿Se permite a las empresas invitar a las nuevas contrataciones a proporcionar información sobre cada clasificación de veterano? En el informe VETS-4212, las empresas sólo informarán sobre si las nuevas contrataciones y los empleados pertenecen a la categoría general de veterano protegido. Sin embargo, no está claro si las empresas tienen PROHIBIDO encuestar sobre las clasificaciones individuales de veteranos. Una vez más, podemos esperar una aclaración de la OFCCP sobre este punto.

  En lo que respecta a la invitación a los empleados para que identifiquen su condición de veteranos, la propia invitación tendrá en gran parte el mismo lenguaje que la invitación para los solicitantes (es decir, la invitación debe indicar que la empresa es un contratista o subcontratista federal, que la cumplimentación del formulario de encuesta es voluntaria, etc.). La invitación posterior a la oferta debe entregarse a las personas algún tiempo antes de que empiecen a desempeñar sus funciones oficiales. Por lo tanto, puede entregarse durante la orientación de nuevos empleados o en cualquier otro momento del primer día de trabajo, siempre que la persona no haya comenzado a desempeñar sus funciones laborales.

  La normativa revisada para veteranos incluye un formato sugerido para la invitación a los nuevos contratados a autoidentificarse como veterano protegido, aunque este formato puede resultar obsoleto teniendo en cuenta los cambios que se asociarán a las revisiones del informe VETS.

Solicitud de información sobre la situación de discapacidad

Al igual que los requisitos relativos a la recopilación de datos demográficos sobre la condición de veterano, los requisitos relativos a la recopilación de información demográfica sobre la condición de discapacitado han cambiado drásticamente en el último año, especialmente en lo que respecta a la recopilación de información sobre los solicitantes.

• Directrices relativas a la solicitud de información sobre discapacidad a los candidatos

  Los contratistas y subcontratistas federales están obligados a solicitar información sobre el estado de discapacidad de los solicitantes en la fase previa a la oferta del proceso de selección. Se trata de un nuevo requisito de la normativa revisada de la OFCCP para las personas con discapacidad. Este requisito de recopilar información demográfica sobre la discapacidad en la fase previa a la oferta del proceso de selección ha causado una gran preocupación entre los contratistas y subcontratistas federales debido a la prohibición explícita de recopilar tales datos que se encuentra en la normativa de la EEOC para la Ley de Estadounidenses con Discapacidades. Sin embargo, la OFCCP dispone de una carta de la EEOC en la que se indica que esta recopilación de información sobre discapacidades es aceptable porque así lo exige la ley federal. NOTA IMPORTANTE para las empresas que NO son contratistas o subcontratistas federales: la prohibición de recopilar información sobre discapacidad de los solicitantes en la fase previa a la oferta del proceso de selección NO se ha levantado para las empresas que no están obligadas a cumplir las disposiciones de la normativa federal de acción afirmativa para personas con discapacidad.

  Las empresas deben empezar a invitar a los solicitantes a facilitar información sobre su estado de discapacidad en el momento de la próxima actualización de su plan de acción afirmativa para personas con discapacidad. Si el PAA se ha actualizado desde el 24 de marzo de 2014, las empresas ya deberían estar invitando a los solicitantes a facilitar información sobre la discapacidad.

  Si bien las empresas disponen de cierta discrecionalidad en cuanto al lenguaje que debe utilizarse en la invitación para identificar la condición de veterano, no puede decirse lo mismo de la invitación para identificar la condición de discapacitado. Los contratistas y subcontratistas federales DEBEN utilizar un formulario elaborado por la OFCCP a estos efectos. El formulario puede encontrarse en el sitio web de la OFCCP. El formulario de encuesta sobre discapacidad tiene dos páginas y NO PUEDE modificarse de manera significativa. Si bien las empresas pueden crear una versión del formulario que pueda completarse electrónicamente, un formulario electrónico debe conservar todo el lenguaje que OFCCP ha proporcionado. Una de las preguntas frecuentes de la OFCCP establece que una versión electrónica de la encuesta sobre discapacidad debe:

  • Muestra el número OMB y la fecha de caducidad;
  • Contener el texto del formulario sin alteraciones;
  • Utilice un tipo de letra sans-serif, como Calibri o Arial; y
  • Utilice un tamaño de letra de al menos 11 puntos (a excepción de la nota a pie de página y la declaración de carga, que deben tener un tamaño de al menos 10 puntos).

  Las empresas pueden adjuntar un prefacio u otros materiales explicativos a la encuesta sobre discapacidad, pero la encuesta en sí no puede modificarse. Al igual que en el caso de la normativa sobre veteranos, el preámbulo de la normativa sobre discapacidad y varias preguntas frecuentes de la OFCCP indican que las empresas pueden encuestar a los solicitantes sobre su discapacidad al mismo tiempo que sobre su raza, sexo y origen étnico.

  Al parecer, los contratistas y subcontratistas federales están obligados a conservar durante dos años los formularios de autoidentificación del estado de discapacidad recibidos de los solicitantes (aunque es posible que los empleadores más pequeños deban conservar los formularios de autoidentificación sólo durante un año). Al igual que en el caso de la normativa revisada para los veteranos, algunas partes de la normativa revisada para las personas con discapacidad incluyen un requisito de conservación de tres años, y es posible que algunos responsables del cumplimiento de la OFCCP interpreten que este requisito de conservación de tres años se aplica a las solicitudes de la condición de discapacidad de los solicitantes.

• Directrices relativas a la solicitud de la condición de discapacitado a los nuevos contratados

  Los contratistas y subcontratistas federales también están obligados a solicitar información sobre el estado de discapacidad de los solicitantes en la fase posterior a la oferta del proceso de selección. Aunque NO se trata de un nuevo requisito, algunos de los parámetros para la solicitud de esta información han cambiado.

  • Lo más importante es que las empresas DEBEN utilizar el formulario de encuesta sobre discapacidad elaborado por la OFCCP. Esto significa que las nuevas contrataciones recibirán este formulario dos veces en un período relativamente corto: una vez en la fase previa a la oferta del proceso de selección y otra vez en la fase posterior a la oferta del proceso.
  • Al igual que en el caso de la invitación para identificar la condición de veterano, la invitación posterior a la oferta de discapacidad debe ofrecerse antes de que la persona comience a desempeñar sus funciones laborales.
  • La información recopilada en la encuesta a los recién contratados NO puede conservarse en el expediente personal o médico del empleado. Un FAQ de la OFCCP indica que esta información puede conservarse en un sistema de información de RRHH siempre que la información siga siendo confidencial.
  • Las empresas pueden facilitar un prefacio u otros materiales explicativos con la encuesta sobre discapacidad, pero la encuesta en sí no puede modificarse.

• Directrices relativas a la solicitud de discapacidad a toda la plantilla

  Durante el primer año tras la actualización del plan de acción afirmativa de una empresa para personas con discapacidad, la empresa debe volver a encuestar a toda su plantilla para recabar información sobre la situación de discapacidad. Esto significa que una empresa con un plan de acción afirmativa del 1 de enero debe volver a encuestar a toda la plantilla en algún momento antes del 31 de diciembre de 2015. Una empresa con un plan de acción afirmativa del 1 de julio debe volver a encuestar a toda la plantilla en algún momento antes del 30 de junio de 2015.

  Esta nueva encuesta sobre la población activa presenta varias características importantes.

  • La OFCCP sólo exige que se vuelva a encuestar a los trabajadores en relación con su discapacidad. No se exige a las empresas que vuelvan a realizar encuestas sobre la condición de veterano u otra información demográfica.
  • Una vez más, las empresas deben utilizar el formulario de encuesta prescrito por la OFCCP para recabar información sobre discapacidad. Si bien las empresas pueden incluir materiales introductorios o explicativos con la encuesta, el formulario de encuesta debe utilizarse en su totalidad. Si la encuesta se realiza electrónicamente, se aplican las disposiciones mencionadas anteriormente sobre el uso electrónico del formulario de la OFCCP.

  Después de esta primera nueva encuesta a los trabajadores, las empresas están obligadas a realizar una nueva encuesta sobre la situación de discapacidad de los trabajadores al menos una vez cada cinco años. Al menos una vez en los años intermedios, los empleados deben recibir un recordatorio formal de que pueden actualizar la información sobre su situación de discapacidad en los sistemas de RRHH de la empresa.

Conclusión

Los contratistas y subcontratistas federales se enfrentarán al reto de mantenerse al día con todas las inspecciones que ahora exige la normativa de acción afirmativa de la OFCCP. Las empresas tendrán que estar atentas a los cambios que la OFCCP pueda introducir en sus requisitos de inspección. Las empresas también deberán asegurarse de que están haciendo todo lo posible para cumplir con todos los requisitos de inspección nuevos y continuos. Dado que las invitaciones a autoidentificarse constituyen la base de gran parte de los informes estadísticos que se realizarán en los planes de acción afirmativa de una empresa, será importante recopilar y conservar adecuadamente la mayor cantidad posible de esta información.

Nota: nada de lo contenido en este artículo constituye asesoramiento jurídico ni sustituye al asesoramiento profesional sobre las circunstancias particulares de su organización.

Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.