采用 SaaS 法律保留解决方案的 3 个更多理由？
转向 SaaS 法律保留解决方案的这三个理由-- 避免不合规的成本和制裁、证明你联系到了正确的保管人，以及确保他们的合规性--是相当有力的。但它们绝不是超越传统的、容易出错的流程，转向基于 SaaS 的法律保留管理的唯一理由。
下面，我们将深入探讨搬家的理由 4、5 和 6。如果你对我们收集的整个清单感兴趣，可以下载一本新的电子书、 你需要 SaaS 法律支持解决方案的 9 个理由、 只需点击相邻的电子书图片即可。
更好地整合与合作
在一个规模相当大（甚至很小）的内部法律部门，需要管理的事务和需要执行的任务层出不穷。在法律部门之外，不同的公司单位和集团自然也要忙于各自复杂的业务。
但是，为了降低意外破坏的风险，整个企业的跨职能部门和团队必须了解法律持有和他们要识别的特定数据或资产。使用手动的传统方法来协调并实现正确的结果？这实际上是不可能的。
正如我们在 上一篇文章的原因 2 中指出的，与人力资源或企业数据库集成的 SaaS 法律保留解决方案可以快速、准确地识别特定数据和材料的正确保管人。但是，如果法律保留工具与事务管理系统、内容和资产管理系统、电子邮件、全球目录等系统相连接，那么 跨平台/产品集成的好处就更大了：
- 更好的自动化通信可 改善数据保存， 同时 最大限度地提高效率和节约成本。
- 法律持有可以从综合事项管理中启动，而不是单独启动。
- 可集中监控和报告保管人和数据保存状态。
还有一个主要好处？
- 改善法律部门与其他企业团队之间的沟通、协作和响应能力，可以建立合作伙伴关系，并提升法律部门在企业中的地位。
控制供应商收集和处理 ESI 的成本
执行不力的法律保留会增加电子发现成本。怎么做？一旦确定了相关的 ESI，接下来的任务就是对其进行收集和处理（"筛选"），以剔除任何无关的数据或材料，并将其存储起来以备审查。
为了实现这一目标，内部法律部门通常会求助于外部供应商、法证顾问，甚至是 自己的 IT 部门。但是，如果在法律保留过程中出现识别错误，例如未能识别所有相关数据，就会产生额外的收集和处理成本。
首先，收集和处理成本可能会急剧上升，因为许多供应商的工作是按小时或按设备收费的。下面是一个低端的基本例子，针对的是一个相对较小的事项：
现在，将其推断为多个事项，或涉及大型企业环境中更多设备的更复杂事项，然后再计算不合格的法律保留流程造成的额外成本。
额外的供应商成本？这些数据需要加载到文档审核工具中。这项工作通常也是外包的，供应商通常按千兆字节收取处理和加载数据的费用。每个千兆字节的处理费用约为 150-250 美元，加载到审核工具的费用为每个千兆字节 50-100 美元。同样，试想一下，如果单个事项的相关文件数以万计，甚至数以百万计，而法律保留流程存在缺陷，导致供应商需要做更多的工作，那么成本将会有多高。
消除保管人面谈费用
法律保留流程建立在与潜在相关数据或文档的主要保管人有效接触的基础上。一旦确定了必要的数据，查找数据过程的一部分就是与潜在的保管人面谈，以评估到底哪些数据、文档和记录需要保存，以及这些项目的位置：电子邮件、磁盘驱动器、移动设备，甚至是短信或社交媒体帖子。
传统上，法律部门要么亲自与这些保管人面谈，以确定这些信息的存放地点，要么经常将这项工作委托给外部法律顾问。
即使是在这个非常保守的例子中，合规的代价也会很高：
使用 SaaS 法律保留解决方案将这一步骤自动化，可以为法律部门省去这部分流程所涉及的大量成本。如何节省？
- 利用拖放界面，内部法律团队可以使用包含法律最佳实践和法院审核问题的模板，为监护人设计定制的自我指导问卷。
- 好的网络问卷设计简单明了，保管人可以快速准确地做出答复，无需与律师坐下来谈。
- 自动提醒和升级也能最大限度地提高合规性。
- 优质的 SaaS 解决方案会 立即生成具有审计价值的法律保留流程 报告，这样您就可以采取正确的措施，使其在法庭上经得起审查。
想要完整的清单吗？
一切尽在电子书中、 您需要 SaaS 法律保留解决方案的 9 个理由。 您正在探索您的法律技术选择，或者正在整理采用案例，以提交给其他利益相关者或管理层？这将是评估 SaaS 法律保留软件诸多优点（几乎不存在缺点）的有用工具。
